Wat je doet
- Gebruik in documentverzoeken en bestandsnamen steeds dezelfde naam voor de rechtspersoon, datums en documentcategorieën.
- Houd bestanden die nog beoordeeld worden apart van geaccepteerde kopieën.
- Leg vast waarom een bestand is vervangen en beperk de toegang tot de mensen die deze nodig hebben.
- Maandelijkse boekhouddocumenten opvragen bij klanten
- Zo beoordeel je uploads van klantdocumenten
- Een beveiligde uploadlink naar klanten sturen
Kies een mappenstructuur die een overdracht aankan
Gebruik de naam van de rechtspersoon of een vaste interne code als eerste map. Gebruik daarbinnen de werkperiode en documentcategorie. Bewaar loon- en identiteitsgegevens op een afgeschermde locatie als daarvoor andere toegangsregels gelden.
Een verzoek uit maart voor Noordzee Logistiek B.V. kan bijvoorbeeld een map Bank en een map Onkosten bevatten in de map voor maart. Een collega moet het bankafschrift kunnen vinden op periode en categorie, zonder op afzender te zoeken.
- Noordzee Logistiek B.V./2026-03/Bank/
- Noordzee Logistiek B.V./2026-03/Onkosten/
- Noordzee Logistiek B.V./2026-03/Rapportages/
Geef het bestand een naam met de periode
Gebruik datums in de volgorde jaar-maand-dag, zodat bestandsnamen correct worden gesorteerd. Voeg alleen een korte rekeningomschrijving toe als je twee afschriften uit elkaar moet houden. Zet geen volledige rekeningnummers, namen van medewerkers of identificatienummers in de bestandsnaam.
Voor een afschrift uit maart is Noordzee Logistiek B.V._Bank-Bedrijfsrekening_2026-03.pdf een bruikbare bestandsnaam. Valt de periode niet samen met een kalendermaand, gebruik dan de werkelijke begin- en einddatum. Zorg dat versies van elkaar te onderscheiden zijn zolang de beoordeling loopt.
Houd ontvangst, beoordeling en opslag apart
Leg voor elke upload het gevraagde onderdeel, de ontvangstdatum, het beoordelingsresultaat en de volgende verantwoordelijke vast. Komt er een vervangend bestand binnen, leg dan vast welke versie is geaccepteerd en behandel het vervangen bestand volgens het beleid van je kantoor.
Bekijk in DocAsker de binnengekomen bestanden bij het verzoek en controleer de resultaten per onderdeel. Als de bestanden klaar zijn, kun je de geaccepteerde documenten vanuit het verzoek downloaden. Controleer de bestandenlijst en verplaats ze naar de opslag van je kantoor met beperkte toegang.
Maak de opslagbeslissing controleerbaar
Keurt een collega een uitzondering goed, leg dan vast welk bestand is geaccepteerd en waarom. Een bankbrief met de vereiste datums kan bijvoorbeeld voldoende zijn voor een opdracht als de bank geen afzonderlijk afschrift verstrekt.
Controleer de namen en toegangsrechten wanneer je het verzoek afsluit. Trek de toegang tot het klantportaal in wanneer dat nodig is en volg de regels van je kantoor voor het bewaren of verwijderen van werkbestanden.
