Wat je doet
- Bepaal voordat je het verzoek opent wanneer een bestand bruikbaar is.
- Maak onderscheid tussen een vastgesteld probleem en een controle die geen uitsluitsel gaf.
- Geef elk openstaand bestand een duidelijke vervolgstap en wijs iemand aan die daarvoor verantwoordelijk is.
- Scaninstructies om mee te sturen naar je klanten
- Een klant vragen een verkeerd document te vervangen
- Klantdocumenten ordenen in je kantoor
Vergelijk het bestand met vijf praktische controles
In het verzoek moet staan welke controles voor elk onderdeel van belang zijn. Een bankafschrift moet de juiste datums en alle pagina’s bevatten. Bij een ondertekende goedkeuring moeten de juiste versie en een zichtbare handtekening aanwezig zijn. Open in DocAsker het resultaat van het onderdeel om de controles en details te bekijken.
- Beeldkwaliteit. Kun je de belangrijke gegevens lezen en de paginaranden zien?
- Documenttype. Komt het bestand overeen met het gevraagde onderdeel?
- Datums en perioden. Omvat het de gevraagde begin- en einddatum?
- Handtekeningen. Zijn de handtekeningen die volgens je werkwijze nodig zijn zichtbaar op de verwachte plek?
- Volledigheid. Zijn alle pagina’s, zijden en bijlagen opgenomen?
Zet elk resultaat om in een duidelijke beslissing
Accepteer het bestand als het aan het verzoek voldoet. Een leesbare pdf voor de juiste zakelijke rekening, met alle pagina’s en precies de gevraagde periode, kan bijvoorbeeld als gereed voor archivering worden gemarkeerd.
Vraag om opnieuw uploaden als het probleem duidelijk is. Ontbreekt bij een goedkeuring van drie pagina’s de pagina met de handtekening? Vraag dan om de volledige, ondertekende pdf. Is de handtekening aanwezig, maar kun je niet vaststellen wie heeft getekend of bij welke versie die hoort? Laat het bestand dan door een medewerker beoordelen.
Leg uitzonderingen zo vast dat iemand anders ze begrijpt
Accepteer je een vervangend document? Noteer dan de oorspronkelijke eis, wat er is binnengekomen, waarom dat voldoende is en wie de beslissing heeft genomen. Zo begrijpt de volgende beoordelaar de situatie zonder het gesprek met de klant opnieuw te voeren.
Een exportbestand van een betalingsverwerker kan bijvoorbeeld transacties bevatten, maar geen begin- en eindsaldo. Vraag de beoordelaar of die ook het afrekenrapport nodig heeft. Werk het verzoek bij zodra die een beslissing heeft genomen, of stel de klant één gerichte vraag.
Rond de beoordeling af
Stuur een korte update waarin je goedgekeurde onderdelen onderscheidt van bestanden die nog nodig zijn. Bekijk het actuele verzoek vlak voordat je een herinnering stuurt, zodat je niet om een document vraagt dat de klant inmiddels heeft aangeleverd.
Vergelijk de lijst met goedgekeurde bestanden met de afgesproken opdracht voordat je ze archiveert. Bewaar het oorspronkelijke verzoek en de beslissingsgeschiedenis op een plek waar bevoegde collega’s die kunnen vinden.
