Wat je doet
- Vermeld wat je hebt ontvangen en wat er in het vervangende bestand moet staan.
- Verwijs de klant naar het exacte onderdeel van het bestaande documentverzoek.
- Laat onduidelijke bestanden en uitzonderingen controleren voordat je om een nieuwe upload vraagt.
- E-mailsjablonen voor documentverzoeken: 8 herinneringsmails
- Scaninstructies om mee te sturen naar je klanten
- Zo beoordeel je uploads van klantdocumenten
Verkeerde periode: vermeld beide datumbereiken
Controleer het datumbereik dat op het document zelf staat. Gebruik dezelfde rekeningnaam of onderdeelnaam als op de checklist, zodat de klant het bestand kan vinden. Staan er meerdere datums op het bestand, vermeld dan welke je nodig hebt, bijvoorbeeld de afschriftperiode.
Vervanging nodig voor afschrift [rekeningnaam]
Hallo [voornaam], Bedankt voor het afschrift van [rekeningnaam]. De pdf gaat over [ontvangen datums]. We hebben het afschrift over [gevraagde datums] nodig, inclusief alle pagina's. Wilt u het bestand uiterlijk op [deadline] opnieuw uploaden bij [naam van het onderdeel]? [uploadlink] De andere onderdelen die al zijn goedgekeurd, kunnen blijven staan. Bedankt, [uw naam]
Ontbrekende pagina: vraag om de volledige ondertekende versie
Ontbreekt de laatste pagina, leg dan uit wat daarop hoort te staan en vraag om een volledige pdf in de oorspronkelijke volgorde. Kan je kantoor met één ontbrekende pagina werken, vermeld dan om welke pagina het gaat en hoe de klant die kan aanleveren. Zorg bij ondertekende overeenkomsten dat de handtekening bij de juiste versie blijft.
Wilt u de volledige ondertekende [documentnaam] sturen?
Hallo [voornaam], We hebben pagina's [ontvangen pagina's] van [documentnaam] ontvangen. Wilt u de volledige ondertekende pdf uploaden, inclusief pagina [ontbrekende pagina] met de handtekening en datum? Controleer of alle [aantal pagina's] pagina's aanwezig zijn en in de juiste volgorde staan. Wilt u [naam van het onderdeel] hier uiterlijk op [deadline] opnieuw uploaden: [uploadlink] Bedankt, [uw naam]
Onleesbare scan: benoem het probleem en geef een oplossing
Vertel de klant waar het bestand onleesbaar wordt. Een lichtvlek op pagina twee vraagt om een andere aanpak dan een scan waarvan de rechterrand is afgesneden. Vraag naar de oorspronkelijke pdf als die beschikbaar is.
Een beter leesbare kopie van [documentnaam]
Hallo [voornaam], Bedankt voor het uploaden van [documentnaam]. We kunnen [veld of gedeelte] op pagina [paginanummer] niet lezen door [lichtvlek, onscherpte of afgesneden rand]. Hebt u de oorspronkelijke pdf? Upload die dan bij [naam van het onderdeel]. Maakt u een foto? Leg de pagina dan plat, zet de flitser uit en zorg dat alle vier de hoeken in beeld zijn. Wilt u het bestand uiterlijk op [deadline] opnieuw uploaden? [uploadlink] Bedankt, [uw naam]
Controleer de huidige status voordat je opvolgt
Open het huidige documentverzoek voordat je het bericht verstuurt. Is er al een nieuwere versie binnengekomen, controleer die dan eerst. Gebruik in DocAsker de uitslag bij het onderdeel om onderscheid te maken tussen een opnieuw geüpload bestand en een bestand dat nog moet worden beoordeeld.
Kan de oorspronkelijke verstrekker geen ander bestand leveren, spreek dan met de beoordelaar af welk alternatief bruikbaar is en leg de klant uit wat die moet uploaden. Is de link verlopen, pas dan de vervaldatum aan en controleer of de link werkt voordat je opvolgt.
