Yapılması gerekenler
- Hangi evrakın geldiğini ve yenisinin ne göstermesi gerektiğini belirtin.
- Müşterinizi mevcut evrak talebindeki doğru maddeye yönlendirin.
- Yeni bir yükleme istemeden önce belirsiz evrakı ve istisnaları inceletin.
- Müşteriden evrak talep etme e-postası: 8 hatırlatma şablonu
- Müşterilerinize gönderebileceğiniz telefonla tarama talimatı
- Müşteriden gelen evraklar nasıl incelenir?
Yanlış dönem: iki tarih aralığını da belirtin
Evrakın üzerinde yazan tarih aralığını kontrol edin. Müşterinizin ilgili maddeyi bulabilmesi için evrak listesinde kullandığınız hesap adını veya madde adını yazın. Dosyada birden fazla tarih varsa, ekstre dönemi gibi hangi tarihe ihtiyaç duyduğunuzu belirtin.
[hesap adı] ekstresi için yenisini rica ediyoruz
Merhaba [ad], [hesap adı] ekstresini ilettiğiniz için teşekkür ederiz. İlettiğiniz PDF [gelen tarihler] dönemini kapsıyor. Tüm sayfaları içeren ve [istenen tarihler] dönemine ait ekstreye ihtiyacımız var. Lütfen [madde adı] altındaki evrakı [son tarih] tarihine kadar yenileyin: [yükleme linki] Kabul edilen diğer maddelerde herhangi bir işlem yapmanıza gerek yoktur. Saygılarımızla, [adınız]
Eksik sayfa: imzalı evrakın tamamını isteyin
Son sayfa eksikse bu sayfada ne bulunması gerektiğini açıklayın ve evrakın orijinal sırasını koruyan eksiksiz bir PDF'sini isteyin. Büronuz yalnızca eksik sayfayı kabul edebiliyorsa hangi sayfanın nasıl gönderileceğini belirtin. İmzalı sözleşmelerde imzanın ait olduğu sürümle birlikte kalmasını sağlayın.
Lütfen [evrak adı] için eksiksiz ve imzalı kopyayı gönderin
Merhaba [ad], [evrak adı] evrakının [gelen sayfalar] sayfaları elimize ulaştı. İmza ve tarih bulunan [eksik sayfa] sayfası dâhil olmak üzere imzalı PDF'nin tamamını yüklemenizi rica ederiz. [sayfa sayısı] sayfanın tamamının eksiksiz ve doğru sırada olduğunu lütfen kontrol edin. [madde adı] için evrakı [son tarih] tarihine kadar buradan yenileyin: [yükleme linki] Teşekkür ederiz, [adınız]
Okunmayan tarama: sorunu belirtin ve çözüm önerin
Dosyanın hangi bölümünün okunmadığını müşterinize açıklayın. İkinci sayfadaki ışık yansıması için gereken çözüm, sağ kenarı kesilmiş bir taramanın çözümünden farklıdır. Varsa asıl PDF'yi yüklemesini önerin.
[evrak adı] için daha net bir kopya talebi
Merhaba [ad], [evrak adı] evrakını yüklediğiniz için teşekkür ederiz. [yansıma, bulanıklık veya kesilmiş kenar] nedeniyle [sayfa numarası]. sayfadaki [alan veya bölüm] okunamıyor. Asıl PDF elinizdeyse lütfen [madde adı] altına yükleyin. Fotoğraf çekecekseniz sayfayı düz bir zemine koyun, flaşı kapatın ve dört köşenin de kadraja girdiğinden emin olun. Lütfen evrakı [son tarih] tarihine kadar yenileyin: [yükleme linki] Teşekkür ederiz, [adınız]
Takip mesajı göndermeden önce mevcut durumu kontrol edin
Mesaj göndermeden önce mevcut evrak talebini açın. Daha yeni bir sürüm geldiyse önce onu inceleyin. DocAsker'da, yenilenen dosyayı incelenmeyi bekleyen dosyadan ayırmak için ilgili maddedeki sonucu kullanın.
Evrakı düzenleyen kurum farklı bir dosya sağlayamıyorsa, incelemeyi yapacak kişiyle kabul edilebilir bir alternatif üzerinde anlaşın ve müşterinize ne yüklemesi gerektiğini açıklayın. Linkin süresi dolduysa takip mesajı göndermeden önce son kullanma tarihini güncelleyin ve linkin çalıştığını kontrol edin.
