Cosa fare
- Indica cosa è arrivato e cosa deve risultare nel documento sostitutivo.
- Indirizza il cliente alla voce esatta della richiesta già aperta.
- Esamina i file poco chiari e le eccezioni prima di chiedere un altro caricamento.
- Modelli di email per chiedere documenti al cliente: 8 solleciti
- Istruzioni per la scansione da telefono da inviare ai clienti
- Come verificare i documenti caricati dai clienti
Periodo errato: indica entrambi gli intervalli di date
Controlla l’intervallo di date riportato sul documento. Usa lo stesso nome del conto o della voce presente nella checklist documenti, così il cliente può trovare il file. Se il documento riporta più date, specifica quale ti serve, ad esempio il periodo dell’estratto conto.
Sostituzione richiesta per l’estratto conto [nome del conto]
Buongiorno [nome], Grazie per aver inviato l’estratto conto di [nome del conto]. Il PDF copre il periodo [date ricevute]. Ci serve l’estratto relativo al periodo [date richieste], completo di tutte le pagine. Sostituisca il file nella voce [nome della voce] entro il [scadenza]: [link di caricamento] Gli altri documenti già accettati possono restare invariati. Grazie, [il tuo nome]
Pagina mancante: chiedi la copia completa firmata
Se manca l’ultima pagina, spiega cosa dovrebbe contenere e chiedi il PDF completo nell’ordine originale. Se lo studio può utilizzare la sola pagina mancante, indica quale pagina inviare e come. Per gli accordi firmati, conserva la firma insieme alla versione a cui si riferisce.
Invii il documento [nome del documento] completo e firmato
Buongiorno [nome], Abbiamo ricevuto le pagine [pagine ricevute] di [nome del documento]. Carichi il PDF completo e firmato, compresa la pagina [pagina mancante] con la firma e la data. Verifichi che siano presenti tutte le [numero di pagine] pagine e che siano nell’ordine corretto. Sostituisca [nome della voce] qui entro il [scadenza]: [link di caricamento] Grazie, [il tuo nome]
Scansione illeggibile: indica il problema e come risolverlo
Indica al cliente in quale punto il file diventa illeggibile. Un riflesso sulla pagina 2 richiede una soluzione diversa da una scansione con il bordo destro tagliato. Se disponibile, proponi di inviare il PDF originale.
Copia più leggibile di [nome del documento]
Buongiorno [nome], Grazie per aver caricato [nome del documento]. Non riusciamo a leggere [campo o area] a pagina [numero di pagina] a causa di [riflesso, sfocatura o bordo tagliato]. Se ha il PDF originale, lo carichi nella voce [nome della voce]. Se scatta una foto, appoggi il foglio su una superficie piana, disattivi il flash e includa tutti e quattro gli angoli. Sostituisca il file entro il [scadenza]: [link di caricamento] Grazie, [il tuo nome]
Controlla lo stato attuale prima di sollecitare
Apri la richiesta attuale prima di inviare il messaggio. Se è già arrivata una versione più recente, esaminala per prima. In DocAsker, controlla l’esito associato alla voce per distinguere una sostituzione da un file in attesa di verifica.
Se l’emittente originale non può fornire un file diverso, concorda con il responsabile della verifica un documento alternativo utilizzabile e spiega al cliente cosa caricare. Se il link è scaduto, modifica la scadenza e verifica che funzioni prima di inviare un sollecito.
