Cosa fare
- Definisci come deve essere un file utilizzabile prima di aprire la richiesta documenti.
- Distingui un difetto accertato da un controllo che non ha potuto dare un esito.
- Assegna a ogni file in sospeso un’azione successiva chiara e una persona responsabile.
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Confronta il file con cinque controlli pratici
La richiesta documenti dovrebbe indicare quali controlli sono rilevanti per ciascuna voce. Un estratto conto deve riportare le date e includere tutte le pagine. Un’autorizzazione firmata deve essere nella versione corretta e mostrare la firma. In DocAsker, apri l’esito della voce per visualizzare i controlli e i relativi dettagli.
- Qualità dell’immagine. Riesci a leggere i campi importanti e a vedere i bordi della pagina?
- Tipo di documento. Il file corrisponde a quello richiesto?
- Date e periodi. Copre le date di inizio e fine richieste?
- Firme. Le firme previste dalla tua procedura sono visibili dove richiesto?
- Completezza. Sono incluse tutte le pagine, i lati e gli allegati?
Trasforma ogni esito in una decisione chiara
Accetta il file se soddisfa i requisiti della richiesta. Per esempio, un PDF leggibile relativo al conto corretto dell’impresa, con tutte le pagine e il periodo esatto richiesto, può essere contrassegnato come pronto per l’archiviazione.
Chiedi di ricaricare il file quando il difetto è chiaro. Se un’autorizzazione di tre pagine è arrivata senza la pagina delle firme, chiedi il PDF completo e firmato. Se la firma è presente, ma non puoi verificare chi ha firmato o a quale versione si riferisce, lascia il documento in attesa di verifica umana.
Registra le eccezioni in modo che siano comprensibili anche ad altri
Quando accetti un documento alternativo, annota il requisito iniziale, il documento ricevuto, perché è sufficiente e chi ha preso la decisione. In questo modo, chi esamina il caso successivamente potrà capirlo senza dover ripetere la conversazione con il cliente.
Per esempio, un file esportato da un gestore dei pagamenti può includere le transazioni ma non i saldi iniziali e finali. Chiedi a chi esamina il caso se serve anche il rendiconto delle liquidazioni. Dopo la decisione, aggiorna la richiesta oppure invia al cliente un’unica domanda precisa.
Concludi la verifica con un aggiornamento
Invia un breve aggiornamento che distingua le voci accettate dai documenti ancora necessari. Ricontrolla la richiesta documenti prima di inviare un sollecito, così non chiedi un documento che il cliente ha già caricato.
Prima di archiviare i file accettati, confronta l’elenco con quanto concordato. Conserva la richiesta documenti originale e la cronologia delle decisioni in un luogo accessibile ai colleghi autorizzati.
