Yapılması gerekenler
- Talebi açmadan önce kullanılabilir bir dosyanın nasıl olması gerektiğini belirleyin.
- Kesinleşmiş bir kusuru, kontrolün sonuç veremediği durumlardan ayırın.
- Bekleyen her dosya için açık bir sonraki adım ve sorumlu kişi belirleyin.
- Müşterilerinize gönderebileceğiniz telefonla tarama talimatı
- Müşteriden hatalı evrakın yenisi nasıl istenir?
- Müşteri evrakları firmanızda nasıl düzenlenir?
Gelen dosyaları beş temel kontrolden geçirin
Talepte, her evrak kalemi için hangi kontrollerin önemli olduğu belirtilmelidir. Bir banka ekstresinde tarihler ve eksiksiz sayfalar gerekir. İmzalı bir onay belgesinde doğru sürüm ve görünür bir imza aranır. Kontrolleri ve ayrıntılarını görmek için DocAsker'da evrak kaleminin sonucunu açın.
- Görüntü kalitesi. Önemli alanları okuyabiliyor ve sayfa kenarlarını görebiliyor musunuz?
- Evrak türü. Dosya, istenen evrak kalemiyle eşleşiyor mu?
- Tarihler ve dönemler. İstenen başlangıç ve bitiş tarihlerini kapsıyor mu?
- İmzalar. İş akışınızın gerektirdiği imzalar beklenen yerde görünüyor mu?
- Eksiksizlik. Tüm sayfalar, ön ve arka yüzler ile ekler dosyada mı?
Her sonucu açık bir karara dönüştürün
Talebi karşılıyorsa dosyayı kabul edin. Örneğin, doğru işletme hesabına ait, okunaklı ve tüm sayfaları içeren, ayrıca istenen tarih aralığını tam olarak kapsayan bir PDF arşivlemeye hazır olarak işaretlenebilir.
Kusur açıksa yenisini isteyin. Üç sayfalık bir onay belgesi imza sayfası olmadan geldiyse imzalı PDF'nin tamamını isteyin. İmza varsa ancak kimin imzaladığını veya hangi sürüme ait olduğunu doğrulayamıyorsanız dosyayı manuel incelemede tutun.
İstisnaları başkasının anlayacağı şekilde kaydedin
Alternatif bir evrakı kabul ettiğinizde ilk talebi, gelen evrakı, neden yeterli olduğunu ve kararı kimin verdiğini kaydedin. Böylece sonraki incelemeci, müşteriyle yapılan görüşmeyi tekrarlamadan durumu anlayabilir.
Örneğin bir ödeme kuruluşunun dışa aktardığı dosyada işlemler yer alabilir, ancak açılış ve kapanış bakiyeleri bulunmayabilir. Dosyayı inceleyen yetkiliye mutabakat raporuna da ihtiyaç olup olmadığını sorun. Karar verildiğinde talebi güncelleyin veya müşteriye tek ve açık bir soru gönderin.
İnceleme sonrasında süreci tamamlayın
Kabul edilen evrakları hâlâ gerekenlerden ayıran kısa bir bilgilendirme gönderin. Takip öncesinde güncel talebi kontrol edin. Böylece müşteriden sonradan yüklediği bir evrakı yeniden istemezsiniz.
Kabul edilen dosyaları arşivlemeden önce listeyi üzerinde anlaşılan kapsamla karşılaştırın. İlk talebi ve karar geçmişini, yetkili ekip arkadaşlarının bulabileceği yerde saklayın.
