À faire
- Définissez les critères d’un fichier exploitable avant d’ouvrir la demande de pièces.
- Distinguez un défaut confirmé d’un contrôle qui n’a pas permis de conclure.
- Attribuez à chaque fichier en attente une prochaine action claire et un responsable.
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Comparez le fichier à cinq contrôles pratiques
La demande de pièces doit préciser les contrôles importants pour chaque pièce. Un relevé bancaire doit couvrir les dates demandées et comporter toutes les pages. Une validation signée doit être la bonne version et présenter une signature visible. Dans DocAsker, ouvrez le résultat de la pièce pour consulter les contrôles et leurs détails.
- Qualité de l’image. Les champs importants sont-ils lisibles et les bords de la page visibles ?
- Type de document. Le fichier correspond-il à la pièce demandée ?
- Dates et périodes. Couvre-t-il les dates de début et de fin demandées ?
- Signatures. Les signatures prévues par votre procédure sont-elles visibles à l’endroit attendu ?
- Intégralité. Toutes les pages, faces et pièces jointes sont-elles présentes ?
Transformez chaque résultat en décision claire
Acceptez le fichier s’il répond à la demande. Par exemple, un PDF lisible pour le bon compte professionnel, avec toutes les pages et la période exacte demandée, peut être marqué comme prêt à être classé.
Demandez un nouveau dépôt lorsque le défaut est évident. Si une validation de trois pages a été envoyée sans sa page de signature, demandez le PDF signé complet. Si la signature est présente, mais que vous ne pouvez pas vérifier qui a signé ou à quelle version elle se rapporte, maintenez la pièce en examen humain.
Consignez les exceptions pour qu’elles restent compréhensibles
Lorsque vous acceptez une pièce de remplacement, consignez l’exigence initiale, le document reçu, la raison pour laquelle il suffit et la personne qui a pris la décision. La personne chargée de la vérification suivante pourra ainsi comprendre le cas sans reprendre l’échange avec le client.
Par exemple, un export d’un prestataire de paiement peut contenir les opérations sans présenter les soldes d’ouverture et de clôture. Demandez à la personne chargée de la vérification si elle a aussi besoin du rapport de règlement. Une fois sa décision prise, mettez à jour la demande de pièces ou envoyez au client une question précise.
Clôturez le suivi après la vérification
Envoyez un bref message qui distingue les pièces acceptées des documents encore nécessaires. Consultez la demande de pièces en cours juste avant votre relance afin de ne pas réclamer une pièce que le client a déposée entre-temps.
Avant de classer les fichiers acceptés, comparez la liste au périmètre convenu. Conservez la demande de pièces initiale et l’historique des décisions à un endroit accessible aux collègues autorisés.
