À faire
- Demandez le PDF d’origine pour les relevés, les bulletins de paie ou les rapports déjà au format numérique.
- Demandez de photographier chaque face et chaque page requise, puis de vérifier la lisibilité et l’ordre des pages.
- En cas de nouveau dépôt, demandez de corriger le problème signalé et d’ouvrir de nouveau le fichier final.
- Envoyer un lien de dépôt sécurisé à un client
- Comment demander à un client de remplacer une mauvaise pièce
Commencez par obtenir la meilleure copie possible
Si le document est numérique, demandez le téléchargement du PDF complet auprès de l’organisme émetteur. Vérifiez qu’il comprend la page de garde, les pages suivantes et la dernière page. Une capture d’écran d’un solde bancaire contient rarement tous les éléments nécessaires à la vérification.
Pour un document papier, demandez de le sortir de sa pochette brillante, de l’aplatir et de le poser sur une surface unie qui contraste avec ses bords. Le flash doit être désactivé s’il crée des reflets. Le téléphone doit être tenu juste au-dessus de la page, le temps que l’appareil photo fasse la mise au point.
Vérifiez le fichier final avant le dépôt
Demandez d’ouvrir l’image ou le PDF enregistré, puis d’agrandir le texte le plus petit, une signature ou la date. Pour un document court, cette vérification doit être répétée pour chaque page. Il faut être particulièrement attentif aux bords des pages, aux tableaux et aux passages écrits à l’encre claire.
- Chaque face et chaque page requises sont présentes une seule fois.
- Les dates, les noms, les totaux et les signatures sont lisibles à l’échelle normale.
- Les quatre bords sont visibles. Les ombres et les reflets ne masquent pas le texte.
- Les pages sont à l’endroit et dans l’ordre. Le document correspond à la pièce et aux dates demandées.
Déposez un fichier complet dans la pièce correspondante
Si votre demande porte sur un fichier complet pour un document de plusieurs pages, demandez d’utiliser la fonction de numérisation du téléphone pour enregistrer les pages dans un seul PDF. Le fichier doit ensuite être ouvert pour vérifier le nombre de pages. Par exemple, la page de signature d’une lettre de quatre pages doit être la quatrième page de ce même PDF.
Demandez d’ouvrir le lien de dépôt et de sélectionner la pièce nommée qui correspond au fichier. Si le portail demande un nouveau dépôt, il faut lire le motif avant de choisir un fichier de remplacement. Une période incorrecte nécessite un autre relevé. Un bord coupé nécessite de numériser de nouveau la bonne page.
