À faire
- Créez une demande distincte pour chaque client ou entité juridique et partagez son lien avec le destinataire prévu.
- Définissez une date limite pour le travail et une date d’expiration pour le lien. Laissez du temps pour les corrections.
- Vérifiez le lien sur un téléphone sans compte collaborateur. Révoquez-le s’il parvient à la mauvaise personne.
- Comment collecter les documents clients en 6 étapes
- Consignes de numérisation à envoyer à vos clients
- Modèles d'e-mails de demande de pièces : 8 relances
Préparez la demande avant de partager le lien
Nommez la demande de façon à ce que le destinataire la reconnaisse, par exemple « Logistique Armor SAS | comptabilité de mars ». Ajoutez une ligne par document demandé. Indiquez sur chaque ligne le libellé du compte, la période et le format souhaité. Évitez d’inscrire des numéros de compte complets ou des informations d’identité dans le titre de la demande.
Dans DocAsker, créez une demande, choisissez sa date d’expiration et copiez le lien client depuis les détails de la demande. Le client peut ouvrir ce lien sur un téléphone ou un ordinateur sans créer de compte. Si deux entreprises ont le même propriétaire, créez deux demandes afin que les fichiers et les échéances restent distincts.
Vérifiez ce que le client peut voir
Ouvrez le lien dans une fenêtre de navigation privée ou sur un appareil où vous n’êtes pas connecté au compte de votre cabinet. Vérifiez le nom de l’entreprise, les consignes de dépôt et les dates. Pour une répétition complète, créez une demande de test distincte et déposez un PDF d’exemple sans données client.
Transmettez le lien uniquement dans un message direct au destinataire prévu. Le lien donne accès à la demande correspondante : traitez-le comme un identifiant d’accès. Utilisez un exemple ou un lien de test dans les supports de formation internes.
- Vérifiez que la liste de pièces demandées s’affiche sur un téléphone.
- Vérifiez que la page n’ouvre pas le tableau de bord du cabinet.
- Vérifiez que les consignes de dépôt et la date d’expiration sont lisibles sans zoom.
Envoyez le lien avec une consigne claire
Indiquez au client les fichiers à déposer, la date à laquelle vous en avez besoin et la marche à suivre si une pièce n’est pas disponible. Laissez un délai entre la date limite de dépôt et l’expiration du lien pour permettre le remplacement d’un fichier.
Lien de dépôt pour votre [nom de la demande]
Bonjour [prénom], Veuillez déposer [document et période] au plus tard le [date limite de dépôt] : [lien de dépôt] Vous pouvez ouvrir le lien sur votre téléphone ou votre ordinateur sans compte. Il expire le [date d’expiration du lien]. Si un document n’est pas disponible ou si le lien ne fonctionne plus, répondez à ce courriel. Merci, [votre nom]
Révoquez l’accès une fois la demande terminée
Si le lien a été envoyé à la mauvaise personne, révoquez-le depuis les détails de la demande. Si vous devez fournir un autre lien au destinataire prévu, créez une demande distincte et transmettez-la directement.
Si le bon destinataire a besoin de plus de temps, modifiez la date d’expiration et vérifiez que le lien s’ouvre avant de le renvoyer. Une fois le travail terminé, appliquez la procédure de conservation des fichiers de votre cabinet et révoquez le lien si nécessaire.
