Wat je doet
- Maak voor elke klant of rechtspersoon een eigen verzoek en deel de link met de juiste ontvanger.
- Stel een deadline voor het werk en een vervaldatum voor de link in. Laat tijd over voor correcties.
- Controleer de link op een telefoon zonder in te loggen als medewerker. Trek de link in als deze bij de verkeerde persoon terechtkomt.
- Klantdocumenten verzamelen in 6 stappen
- Scaninstructies om mee te sturen naar je klanten
- E-mailsjablonen voor documentverzoeken: 8 herinneringsmails
Stel het verzoek in voordat je de link deelt
Geef het verzoek een herkenbare naam, bijvoorbeeld ‘Noordzee Logistiek B.V. | boekhouding maart’. Voeg voor elk benodigd document een aparte regel toe. Vermeld op elke regel het rekeningtype, de periode en het gewenste bestandsformaat. Zet geen volledige rekeningnummers of identiteitsgegevens in de titel van het verzoek.
Maak in DocAsker een verzoek aan, stel de vervaldatum in en kopieer de klantlink uit de details van het verzoek. De klant kan de link op een telefoon of computer openen zonder een account aan te maken. Hebben twee bedrijven dezelfde eigenaar, maak dan twee aparte verzoeken aan. Zo blijven bestanden en deadlines gescheiden.
Controleer wat een klant kan zien
Open de link in een privévenster van je browser of op een apparaat waarop je niet bent aangemeld bij je kantooraccount. Controleer de bedrijfsnaam, bestandsinstructies en datums. Wil je de hele werkwijze testen? Maak dan een apart testverzoek aan en upload een voorbeeld-pdf zonder klantgegevens.
Deel de link alleen in een rechtstreeks bericht met de juiste ontvanger. De link geeft toegang tot het bijbehorende verzoek. Behandel hem daarom als een toegangscode. Gebruik een voorbeeld- of testlink in interne trainingsmaterialen.
- Controleer of de gevraagde checklist op een telefoon wordt weergegeven.
- Controleer of de pagina niet het dashboard van je kantoor opent.
- Controleer of je de uploadinstructies en vervaldatum kunt lezen zonder in te zoomen.
Stuur de link met één duidelijke instructie
Vertel de klant wat die moet uploaden, wanneer je de bestanden nodig hebt en hoe die kan melden dat een document niet beschikbaar is. Laat tijd tussen de uploaddeadline en de vervaldatum van de link, zodat er ruimte is om een bestand opnieuw te uploaden.
Uploadlink voor uw [naam van het verzoek]
Hallo [voornaam], Wilt u [document en periode] uiterlijk op [deadline voor uploaden] uploaden? [uploadlink] U kunt de link op uw telefoon of computer openen zonder account. De link verloopt op [vervaldatum van de link]. Is een document niet beschikbaar of werkt de link niet meer? Antwoord dan op deze e-mail. Bedankt, [uw naam]
Sluit de toegang af wanneer het verzoek klaar is
Is de link naar de verkeerde persoon gestuurd? Trek hem dan in via de detailpagina van het verzoek. Heeft de juiste ontvanger een andere link nodig, maak dan een apart verzoek aan en deel de link rechtstreeks.
Heeft de juiste ontvanger meer tijd nodig? Pas dan de vervaldatum aan en controleer of de link werkt voordat je hem opnieuw verstuurt. Volg na afronding van het werk het bewaarbeleid van je kantoor voor de bestanden en sluit zo nodig de toegang tot het klantportaal af.
