Wat je klanten kunt meegeven
- Gebruik de originele pdf voor afschriften, loonstroken of rapporten die al digitaal zijn.
- Fotografeer elke benodigde zijde en pagina en controleer daarna de leesbaarheid en paginavolgorde.
- Wordt gevraagd om een bestand opnieuw te uploaden? Los dan het specifieke probleem op en open het definitieve bestand opnieuw.
Begin met de beste kopie die je kunt krijgen
Laat je klant het volledige pdf-bestand downloaden bij de uitgever als het document digitaal is. Controleer of het bestand de voorpagina, vervolgpagina’s en laatste pagina bevat. Een schermafbeelding van een banksaldo bevat zelden alle informatie die nodig is voor de controle.
Laat je klant papier uit een glanzende hoes halen, het plat leggen op een effen ondergrond die afsteekt tegen de randen en de flitser uitzetten als die reflecties veroorzaakt. Houd de telefoon recht boven de pagina en wacht tot de camera scherpstelt.
Laat je klant het definitieve bestand controleren
Vraag je klant de opgeslagen afbeelding of pdf te openen en in te zoomen op de kleinste tekst, een handtekening of de datum. Bij een kort document controleert je klant elke pagina. Let vooral op paginaranden, tabellen en lichte inkt.
- Elke benodigde zijde en pagina is één keer opgenomen.
- Datums, namen, totalen en handtekeningen zijn op normale zoom leesbaar.
- Alle vier de randen zijn zichtbaar. Schaduwen en schittering maken de tekst niet onleesbaar.
- De pagina’s staan rechtop en in de juiste volgorde. Het document komt overeen met het gevraagde onderdeel en de gevraagde datums.
Laat een volledig bestand bij het juiste onderdeel uploaden
Verwacht je één volledig bestand voor een document met meerdere pagina’s? Vraag je klant dan de scanfunctie van de telefoon te gebruiken om de pagina’s als één pdf op te slaan. Laat je klant het bestand openen en het aantal pagina’s controleren. De handtekeningenpagina van een brief van vier pagina’s hoort bijvoorbeeld pagina vier van diezelfde pdf te zijn.
Vraag je klant de uploadlink te openen en het benoemde onderdeel te selecteren dat bij het bestand hoort. Vraagt het klantportaal om opnieuw uploaden? Laat je klant dan eerst de reden lezen. Bij een verkeerde periode is een ander afschrift nodig. Bij een afgesneden rand moet de juiste pagina opnieuw worden gescand.
