Worauf Sie achten sollten
- Verwenden Sie für bereits digital vorliegende Kontoauszüge, Lohnabrechnungen oder Berichte die Original-PDF.
- Fotografieren Sie jede benötigte Seite und prüfen Sie anschließend Lesbarkeit und Seitenreihenfolge.
- Wenn Sie um ein Ersatzdokument gebeten werden, beheben Sie den genannten Punkt und prüfen Sie die fertige Datei erneut.
- So senden Sie einen sicheren Upload-Link an Mandanten
- Wie Sie einen Mandanten um ein Ersatzdokument bitten
Beginnen Sie mit der bestmöglichen Vorlage
Laden Sie digitale Dokumente vollständig als PDF-Datei vom Aussteller herunter. Prüfen Sie, ob Deckblatt, Folgeseiten und letzte Seite enthalten sind. Ein Bildschirmfoto des Kontostands enthält selten alle Angaben, die für die Prüfung benötigt werden.
Bei Papierdokumenten entfernen Sie die Hülle, glätten das Dokument und verwenden eine schlichte Unterlage, die sich farblich von den Rändern abhebt. Schalten Sie den Blitz aus, wenn er Spiegelungen verursacht. Halten Sie das Telefon direkt über die Seite und warten Sie, bis die Kamera scharf gestellt hat.
Prüfen Sie die fertige Datei vor dem Einreichen
Öffnen Sie das gespeicherte Bild oder die PDF-Datei. Vergrößern Sie die kleinste Schrift, eine Unterschrift oder das Datum. Bei kurzen Dokumenten wiederholen Sie die Prüfung für jede Seite. Achten Sie besonders auf Seitenränder, Tabellen und blasse Schrift.
- Jede benötigte Seite ist genau einmal enthalten.
- Daten, Namen, Summen und Unterschriften sind bei normaler Vergrößerung lesbar.
- Alle vier Ränder sind sichtbar. Schatten und Spiegelungen verdecken den Text nicht.
- Die Seiten sind richtig herum und in der richtigen Reihenfolge. Das Dokument entspricht dem angeforderten Eintrag und Zeitraum.
Laden Sie die vollständige Datei beim passenden Eintrag hoch
Wenn für ein mehrseitiges Dokument eine vollständige Datei verlangt wird, speichern Sie die Seiten mit der Scanfunktion Ihres Smartphones als eine PDF-Datei. Öffnen Sie sie und prüfen Sie die Seitenzahl. Die Unterschriftsseite eines vierseitigen Schreibens sollte zum Beispiel die vierte Seite derselben PDF-Datei sein.
Öffnen Sie den Upload-Link und wählen Sie den Eintrag aus, der zur Datei passt. Wenn Sie etwas neu hochladen müssen, lesen Sie den Grund vor der Auswahl des Ersatzdokuments. Bei einem falschen Zeitraum benötigen Sie einen anderen Kontoauszug. Bei einem abgeschnittenen Rand scannen Sie die betreffende Seite neu.
