Das ist zu tun
- Nennen Sie, welche Datei eingegangen ist und was die Ersatzdatei enthalten muss.
- Verweisen Sie den Mandanten auf die genaue Position in seiner bestehenden Unterlagenanforderung.
- Prüfen Sie unklare Dateien und Ausnahmefälle, bevor Sie einen weiteren Upload anfordern.
- Unterlagen von Mandanten anfordern: 8 E-Mail-Vorlagen
- Scan-Anleitung, die Sie Mandanten senden können
- So prüfen Sie Uploads von Mandantenunterlagen
Falscher Zeitraum: Nennen Sie beide Datumsbereiche
Prüfen Sie den Datumsbereich, der auf dem Dokument selbst angegeben ist. Verwenden Sie dieselbe Kontobezeichnung oder denselben Positionsnamen wie in der Checkliste, damit der Mandant die Position findet. Enthält die Datei mehrere Datumsangaben, nennen Sie genau die benötigte, zum Beispiel den Auszugszeitraum.
Ersatz für den Kontoauszug [Kontobezeichnung] erforderlich
Guten Tag Frau/Herr [Nachname], vielen Dank für den Kontoauszug für [Kontobezeichnung]. Die PDF-Datei deckt den Zeitraum [erhaltener Zeitraum] ab. Wir benötigen den Auszug für den Zeitraum [benötigter Zeitraum] mit allen Seiten. Bitte ersetzen Sie die Datei unter [Name der Position] bis zum [Frist]: [Upload-Link] Die anderen bereits akzeptierten Positionen können unverändert bleiben. Vielen Dank [Ihr Name]
Fehlende Seite: Fordern Sie die vollständige unterschriebene Fassung an
Fehlt die letzte Seite, erklären Sie, welche Angaben darauf gehören, und bitten Sie um eine vollständige PDF-Datei in der ursprünglichen Reihenfolge. Kann Ihre Kanzlei auch eine einzelne fehlende Seite verwenden, nennen Sie die Seitenzahl und erklären Sie, wie sie eingereicht werden soll. Bei unterschriebenen Vereinbarungen muss die Unterschrift zu der Fassung gehören, die eingereicht wird.
Bitte senden Sie das vollständige unterschriebene Dokument [Dokumentname]
Guten Tag Frau/Herr [Nachname], wir haben die Seiten [erhaltene Seiten] von [Dokumentname] erhalten. Bitte laden Sie die vollständige unterschriebene PDF-Datei hoch, einschließlich Seite [fehlende Seite] mit Unterschrift und Datum. Bitte prüfen Sie, ob alle [Seitenzahl] Seiten vorhanden und in der richtigen Reihenfolge sind. Ersetzen Sie [Name der Position] bitte hier bis zum [Frist]: [Upload-Link] Vielen Dank [Ihr Name]
Unleserlicher Scan: Benennen Sie das Problem und zeigen Sie eine Lösung auf
Teilen Sie dem Mandanten mit, an welcher Stelle die Datei unleserlich wird. Eine Spiegelung auf Seite zwei erfordert eine andere Lösung als ein Scan, bei dem der rechte Rand abgeschnitten ist. Bitten Sie um das digitale Original-PDF, falls es vorhanden ist.
Eine besser lesbare Kopie von [Dokumentname]
Guten Tag Frau/Herr [Nachname], vielen Dank für den Upload von [Dokumentname]. Wir können [Angabe oder Bereich] auf Seite [Seitennummer] wegen [Spiegelung, Unschärfe oder abgeschnittenem Rand] nicht lesen. Falls Sie die Original-PDF-Datei haben, laden Sie sie unter [Name der Position] hoch. Wenn Sie ein Foto aufnehmen, legen Sie die Seite flach hin, schalten Sie den Blitz aus und achten Sie darauf, dass alle vier Ecken im Bild sind. Bitte ersetzen Sie die Datei bis zum [Frist]: [Upload-Link] Vielen Dank [Ihr Name]
Prüfen Sie den aktuellen Status, bevor Sie nachfassen
Öffnen Sie die aktuelle Unterlagenanforderung, bevor Sie die Nachricht senden. Ist bereits eine neuere Fassung eingegangen, prüfen Sie diese zuerst. Sehen Sie sich in DocAsker das Ergebnis für die jeweilige Position an, um zwischen einer Ersatzdatei und einer Datei zu unterscheiden, die noch geprüft werden muss.
Kann die ausstellende Stelle keine andere Datei bereitstellen, stimmen Sie mit der prüfenden Person einen geeigneten Ersatz ab und erklären Sie dem Mandanten, was er hochladen soll. Ist der Link abgelaufen, ändern Sie das Ablaufdatum und prüfen Sie, ob der Link funktioniert, bevor Sie nachfassen.
