O que fazer
- Diga o que foi recebido e o que o arquivo substituto precisa mostrar.
- Indique ao cliente o item exato na solicitação que já está aberta.
- Analise arquivos pouco claros e exceções antes de pedir um novo envio.
- 8 modelos de e-mail para solicitar documentos ao cliente e enviar lembretes
- Instruções de digitalização pelo celular para enviar ao cliente
- Como revisar documentos enviados por clientes
Período errado: informe os dois intervalos de datas
Confira o período impresso no próprio documento. Use o mesmo nome da conta ou do item que aparece no checklist de documentos para que o cliente consiga encontrá-lo. Se o arquivo tiver várias datas, especifique qual delas você precisa, como o período do extrato.
Substituição necessária: extrato de [nome da conta]
Olá, [nome], Obrigado pelo extrato de [nome da conta]. O PDF cobre o período de [datas recebidas]. Precisamos do extrato referente a [datas necessárias], com todas as páginas incluídas. Substitua o arquivo em [nome do item] até [prazo]: [link de envio] Os outros itens já aceitos podem permanecer como estão. Obrigado, [seu nome]
Página faltando: peça a cópia completa e assinada
Quando a última página estiver faltando, explique o que deve constar nela e peça um PDF completo na ordem original. Se o escritório puder usar apenas a página faltante, especifique qual página e como enviá-la. Em contratos assinados, mantenha a assinatura junto da versão a que ela pertence.
Envie o documento completo e assinado: [nome do documento]
Olá, [nome], Recebemos as páginas [páginas recebidas] de [nome do documento]. Envie o PDF completo e assinado, incluindo a página [página faltante] com a assinatura e a data. Confira se todas as [quantidade de páginas] páginas estão presentes e na ordem correta. Substitua [nome do item] aqui até [prazo]: [link de envio] Obrigado, [seu nome]
Digitalização ilegível: explique o problema e sugira como resolver
Informe ao cliente em que parte o arquivo está ilegível. Um reflexo na página dois exige uma solução diferente de uma digitalização com a margem direita cortada. Se houver um PDF original, sugira que o cliente o envie.
Uma cópia mais nítida de [nome do documento]
Olá, [nome], Obrigado por enviar [nome do documento]. Não conseguimos ler [campo ou área] na página [número da página] por causa de [reflexo, falta de foco ou corte na margem]. Se você tiver o PDF original, envie-o em [nome do item]. Se for tirar uma foto, coloque a página sobre uma superfície plana, desligue o flash e mantenha os quatro cantos no enquadramento. Substitua o arquivo até [prazo]: [link de envio] Obrigado, [seu nome]
Confira o status atual antes de entrar em contato
Abra a solicitação atual antes de enviar a mensagem. Se uma versão mais recente já tiver chegado, analise-a primeiro. No DocAsker, confira o resultado do item para distinguir uma substituição de um arquivo que ainda aguarda análise.
Se o emissor original não puder fornecer outro arquivo, combine com o revisor um documento substituto aceitável e explique ao cliente o que deve enviar. Se o link tiver expirado, atualize o prazo de validade e confirme se ele funciona antes de entrar em contato.
