Qué hacer
- Indica qué ha llegado y qué debe mostrar el documento de sustitución.
- Dirige al cliente al elemento exacto de su solicitud actual.
- Revisa los archivos poco claros y las excepciones antes de pedir otra subida.
- Plantillas de email para pedir documentación al cliente: 8 recordatorios
- Instrucciones de escaneo con el móvil para clientes
- Cómo revisar la documentación que envía el cliente
Período incorrecto: indica ambos intervalos de fechas
Comprueba el intervalo de fechas impreso en el propio documento. Utiliza el mismo nombre de la cuenta o del elemento que aparece en la lista de documentación para que el cliente pueda encontrarlo. Si el archivo muestra varias fechas, especifica cuál necesitas, como el período del extracto.
Necesitamos sustituir el extracto de [nombre de la cuenta]
Hola, [nombre de pila]: Gracias por enviar el extracto de [nombre de la cuenta]. El PDF corresponde al período [fechas recibidas]. Necesitamos el extracto correspondiente al período [fechas solicitadas], con todas las páginas incluidas. Sustituya el archivo del elemento [nombre del elemento] antes del [fecha límite]: [enlace de subida] Los demás elementos ya aceptados pueden quedarse como están. Gracias, [tu nombre]
Falta una página: pide la copia completa y firmada
Si falta la última página, explica qué debe incluir y pide un PDF completo en el orden original. Si tu despacho o asesoría puede aceptar una sola página, indica cuál es y cómo debe enviarla. En los acuerdos firmados, conserva la firma junto con la versión a la que corresponde.
Envíe el [nombre del documento] completo y firmado
Hola, [nombre de pila]: Hemos recibido las páginas [páginas recibidas] de [nombre del documento]. Suba el PDF completo y firmado, incluida la página [página que falta] con la firma y la fecha. Compruebe que están las [número de páginas] páginas y que aparecen en el orden correcto. Sustituya [nombre del elemento] aquí antes del [fecha límite]: [enlace de subida] Gracias, [tu nombre]
Escaneo ilegible: explica el problema y cómo corregirlo
Indica al cliente en qué parte deja de ser legible el archivo. Un reflejo en la página dos requiere una corrección distinta de un escaneo con el borde derecho cortado. Ofrece el PDF original si está disponible.
Una copia más nítida de [nombre del documento]
Hola, [nombre de pila]: Gracias por subir [nombre del documento]. No podemos leer [campo o zona] de la página [número de página] porque [hay un reflejo, está borroso o el borde está cortado]. Si tiene el PDF original, súbalo en el elemento [nombre del elemento]. Si va a hacer una foto, coloque la página sobre una superficie plana, apague el flash y asegúrese de que se vean las cuatro esquinas. Sustitúyalo antes del [fecha límite]: [enlace de subida] Gracias, [tu nombre]
Comprueba el estado actual antes de hacer seguimiento
Abre la solicitud actual antes de enviar el mensaje. Si ya ha llegado una versión más reciente, revísala primero. En DocAsker, consulta el resultado del elemento para distinguir un archivo de sustitución de otro pendiente de revisión.
Si la entidad emisora no puede proporcionar otro archivo, acuerda con la persona revisora una alternativa válida y explica al cliente qué debe subir. Si el enlace ha caducado, actualiza su fecha de caducidad y comprueba que funciona antes de hacer seguimiento.
