Qué hacer
- Define qué aspecto debe tener un archivo válido antes de abrir la solicitud.
- Distingue entre un defecto confirmado y una comprobación que no ha podido llegar a un resultado.
- Asigna a cada archivo pendiente una acción siguiente clara y una persona responsable.
- Instrucciones de escaneo con el móvil para clientes
- Cómo pedir a un cliente que sustituya el documento equivocado
- Cómo organizar la documentación de tus clientes
Compara el archivo con cinco comprobaciones prácticas
La solicitud debe indicar qué comprobaciones son importantes para cada elemento. Un extracto bancario necesita incluir las fechas y todas las páginas. Un documento firmado debe ser la versión correcta y mostrar la firma. En DocAsker, abre el resultado del elemento para consultar las comprobaciones y sus detalles.
- Calidad de imagen. ¿Se pueden leer los datos importantes y ver los bordes de la página?
- Tipo de documento. ¿Corresponde el archivo al elemento solicitado?
- Fechas y períodos. ¿Cubre las fechas de inicio y fin solicitadas?
- Firmas. ¿Se ven las firmas que exige tu proceso donde corresponde?
- Integridad. ¿Se incluyen todas las páginas, caras y hojas adjuntas?
Convierte cada resultado en una decisión clara
Acepta el archivo si cumple lo solicitado. Por ejemplo, un PDF legible de la cuenta bancaria de la empresa correcta, con todas las páginas y el período exacto solicitado, se puede marcar como listo para archivar.
Pide que vuelvan a subirlo cuando el defecto esté claro. Si recibes un documento de tres páginas sin la página de firmas, pide el PDF completo y firmado. Si la firma aparece, pero no puedes comprobar quién firmó o a qué versión corresponde, mantenlo pendiente de revisión humana.
Registra las excepciones para que otra persona las entienda
Cuando aceptes un documento alternativo, registra qué se pidió originalmente, qué recibiste, por qué es suficiente y quién tomó la decisión. Así, quien revise el caso después podrá entenderlo sin repetir la conversación con el cliente.
Por ejemplo, un informe de una plataforma de pagos podría incluir las transacciones, pero no los saldos inicial y final. Pregunta a quien revise el caso si también necesita el informe de liquidaciones. Cuando tome una decisión, actualiza la solicitud o envía al cliente una pregunta concreta.
Cierra el proceso después de la revisión
Envía una actualización breve que distinga los elementos aceptados de los archivos que aún necesitas. Consulta la solicitud actual justo antes de hacer seguimiento para no pedir un documento que el cliente haya enviado entretanto.
Antes de guardar los archivos aceptados, compara la lista con el alcance acordado. Conserva la solicitud original y el historial de decisiones en un lugar donde puedan consultarlos los compañeros autorizados.
