Qué hacer
- Usa la misma etiqueta de entidad, las mismas fechas y las mismas categorías de documentos en las solicitudes y los nombres de archivo.
- Separa los archivos pendientes de decisión de las copias aceptadas.
- Anota por qué se sustituyó un archivo y limita el acceso a quienes lo necesitan.
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Elige una estructura de carpetas que facilite el relevo
Usa el nombre de la entidad o un código interno estable para la carpeta principal. Dentro, organiza los archivos por período de trabajo y categoría de documento. Guarda las nóminas y los documentos de identidad en ubicaciones con acceso restringido si necesitan un nivel de acceso distinto.
Por ejemplo, una solicitud de marzo para Estudio Norte podría tener carpetas de Bancos y Gastos dentro de la carpeta de marzo. Un compañero debería poder encontrar el extracto de la tarjeta por período y categoría, sin tener que buscar por remitente.
- Estudio-Norte/2026-03/Bancos/
- Estudio-Norte/2026-03/Gastos/
- Estudio-Norte/2026-03/Informes/
Incluye el período en el nombre del archivo
Usa las fechas en el orden año-mes-día para que los archivos se ordenen correctamente. Añade una etiqueta breve de la cuenta solo si hace falta para distinguir dos extractos. No incluyas números de cuenta completos, nombres de empleados ni números de identidad en el nombre del archivo.
Un nombre de archivo válido para un extracto de marzo es Estudio-Norte_Banco-Operativa_2026-03.pdf. Si el período cubierto no coincide con un mes natural, indica las fechas reales de inicio y fin. Mientras el archivo esté en revisión, asegúrate de que las distintas versiones se puedan distinguir.
Separa la recepción, la revisión y el archivo
Por cada archivo recibido, anota el elemento solicitado, la fecha de recepción, el resultado de la revisión y quién debe actuar a continuación. Si llega un archivo de sustitución, identifica la versión aceptada y gestiona la copia sustituida según la política de tu despacho o asesoría.
En DocAsker, consulta los archivos recibidos en la solicitud y revisa los resultados de cada elemento. Cuando estén listos, puedes descargar juntos los documentos aceptados en un ZIP desde la solicitud. Abre el archivo comprimido, confirma la lista de archivos y trasládalos al almacenamiento de acceso controlado de tu despacho o asesoría.
Deja constancia de las decisiones sobre el archivo
Si un compañero aprueba una excepción, anota qué archivo ha aceptado y por qué. Por ejemplo, para un encargo puede bastar una carta bancaria que cubra las fechas necesarias si el banco no proporciona un extracto separado.
Al cerrar la solicitud, comprueba los nombres y los permisos de acceso. Revoca el acceso al portal cuando sea necesario y sigue las normas de tu despacho o asesoría para conservar o eliminar las copias de trabajo.
