Qué hacer
- Asigna una solicitud propia a cada cliente o entidad jurídica y comparte su enlace con la persona destinataria.
- Fija una fecha límite para el trabajo y otra de caducidad para el enlace. Deja tiempo para corregir los archivos.
- Comprueba el enlace en un móvil sin iniciar sesión como miembro del equipo. Revócalo si llega a la persona equivocada.
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Configura la solicitud antes de compartir el enlace
Pon a la solicitud un nombre que la persona destinataria pueda reconocer, por ejemplo, «Logística Norte S.L. | Contabilidad de marzo». Añade una línea por cada documento necesario. Incluye en cada línea el nombre de la cuenta, el período y el formato preferido. Evita poner números completos de cuenta o datos de identidad en el título de la solicitud.
En DocAsker, crea una solicitud, elige su fecha de caducidad y copia el enlace del cliente desde los detalles de la solicitud. El cliente puede abrirlo en un móvil o un ordenador sin crear una cuenta. Si dos empresas tienen el mismo propietario, crea dos solicitudes para mantener separados los archivos y las fechas límite.
Comprueba qué puede ver el cliente
Abre el enlace en una ventana de navegación privada o en un dispositivo con la sesión de tu cuenta de la asesoría o despacho cerrada. Comprueba el nombre de la empresa, las instrucciones para los archivos y las fechas. Para hacer una prueba completa, crea una solicitud de prueba aparte y carga un PDF de muestra sin datos de clientes.
Comparte el enlace únicamente en un mensaje directo a la persona destinataria. El enlace da acceso a esa solicitud, así que trátalo como una credencial de acceso. Usa un enlace de ejemplo o de prueba en los materiales de formación interna.
- Confirma que la lista de documentación solicitada aparece en un móvil.
- Confirma que la página no abre el panel de la asesoría o el despacho.
- Comprueba que puedes leer las instrucciones para subir archivos y la fecha de caducidad sin ampliar la página.
Envía el enlace con una instrucción clara
Indica al cliente qué debe subir, para cuándo lo necesitas y cómo avisar si no puede conseguir algún documento. Deja un margen entre la fecha límite de subida y la fecha de caducidad del enlace para que haya tiempo de volver a subir un archivo.
Enlace de subida para [nombre de la solicitud]
Hola, [nombre]: Por favor, suba [documento y período] antes del [fecha límite de subida]: [enlace de subida] Puede abrir el enlace en su móvil o en un ordenador sin crear una cuenta. Caduca el [fecha de caducidad del enlace]. Si no puede conseguir algún documento o el enlace deja de funcionar, responda a este correo. Gracias, [su nombre]
Cierra el acceso cuando termine la solicitud
Si enviaste el enlace a la persona equivocada, revócalo desde los detalles de la solicitud. Si necesitas dar otro enlace a la persona destinataria correcta, crea una solicitud aparte y compártela directamente.
Si la persona destinataria correcta necesita más tiempo, cambia la fecha de caducidad y confirma que el enlace se abre antes de volver a enviarlo. Al terminar el trabajo, sigue el procedimiento de conservación de archivos de tu asesoría o despacho y cierra el acceso al portal cuando corresponda.
