Was zu tun ist
- Erstellen Sie für jeden Mandanten oder jede juristische Person eine eigene Unterlagenanforderung und teilen Sie den Link nur mit dem vorgesehenen Empfänger.
- Legen Sie eine Frist für die Unterlagen und ein Ablaufdatum für den Link fest. Lassen Sie Zeit für Korrekturen.
- Prüfen Sie den Link auf einem Handy, ohne sich als Mitarbeitender anzumelden. Widerrufen Sie ihn, wenn er die falsche Person erreicht.
- Mandantenunterlagen in 6 Schritten anfordern
- Scan-Anleitung, die Sie Mandanten senden können
- Unterlagen von Mandanten anfordern: 8 E-Mail-Vorlagen
Richten Sie die Anforderung ein, bevor Sie den Link teilen
Benennen Sie die Anforderung so, dass der Empfänger sie wiedererkennt, zum Beispiel „Nordlicht Logistik GmbH | Buchhaltung März“. Fügen Sie für jedes benötigte Dokument eine Zeile hinzu. Geben Sie in jeder Zeile die Bezeichnung des Kontos, den Zeitraum und das gewünschte Format an. Verwenden Sie im Titel der Anforderung keine vollständigen Kontonummern oder persönlichen Angaben.
Erstellen Sie in DocAsker eine Anforderung, legen Sie das Ablaufdatum fest und kopieren Sie den Mandanten-Link aus den Anforderungsdetails. Der Mandant kann den Link auf dem Handy oder Computer öffnen, ohne ein Konto anzulegen. Gehören zwei Unternehmen derselben Person, erstellen Sie zwei Anforderungen. So bleiben Dateien und Fristen getrennt.
Prüfen Sie, was ein Mandant sehen kann
Öffnen Sie den Link in einem privaten Browserfenster oder auf einem Gerät, auf dem Sie von Ihrem Kanzleikonto abgemeldet sind. Prüfen Sie den Kanzleinamen, die Dateianweisungen und die Datumsangaben. Für einen vollständigen Probelauf erstellen Sie eine separate Testanforderung und laden eine PDF-Beispieldatei ohne Mandantendaten hoch.
Teilen Sie den Link nur in einer direkten Nachricht mit dem vorgesehenen Empfänger. Über den Link ist die zugehörige Anforderung zugänglich. Behandeln Sie ihn daher wie einen Zugangsschlüssel. Verwenden Sie für interne Schulungsunterlagen einen Beispiel- oder Testlink.
- Prüfen Sie, ob die angeforderte Checkliste auf einem Handy angezeigt wird.
- Prüfen Sie, ob sich nicht das Kanzlei-Dashboard öffnet.
- Prüfen Sie, ob Upload-Anweisungen und Ablaufdatum ohne Vergrößerung lesbar sind.
Senden Sie den Link mit einer klaren Anweisung
Teilen Sie dem Mandanten mit, was hochzuladen ist, bis wann Sie die Unterlagen benötigen und wie er Sie über ein nicht verfügbares Dokument informieren kann. Lassen Sie zwischen Upload-Frist und Ablaufdatum des Links ausreichend Zeit, damit eine Datei bei Bedarf ersetzt werden kann.
Upload-Link für Ihre Unterlagenanforderung [Name der Anforderung]
Guten Tag [Vorname], bitte laden Sie [Dokument und Zeitraum] bis zum [Upload-Frist] hoch: [Upload-Link] Sie können den Link auf Ihrem Handy oder Computer ohne Konto öffnen. Er läuft am [Ablaufdatum des Links] ab. Falls ein Dokument nicht verfügbar ist oder der Link nicht mehr funktioniert, antworten Sie bitte auf diese E-Mail. Vielen Dank [Ihr Name]
Sperren Sie den Zugang, wenn die Anforderung abgeschlossen ist
Wurde ein Link an die falsche Person gesendet, widerrufen Sie ihn auf der Seite mit den Anforderungsdetails. Wenn Sie dem vorgesehenen Empfänger einen anderen Link geben müssen, erstellen Sie eine separate Anforderung und teilen Sie den Link direkt mit ihm.
Benötigt der richtige Empfänger mehr Zeit, ändern Sie das Ablaufdatum und prüfen Sie, ob sich der Link öffnen lässt, bevor Sie ihn erneut senden. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, befolgen Sie die Aufbewahrungsregeln Ihrer Kanzlei für die Dateien und beenden Sie den Linkzugang, soweit dies angemessen ist.
