O que fazer
- Crie uma solicitação própria para cada cliente ou pessoa jurídica e compartilhe o link com o destinatário correto.
- Defina um prazo para o trabalho e uma data de expiração para o link. Reserve tempo para correções.
- Confira o link no celular sem iniciar sessão com uma conta da equipe. Revogue-o se chegar à pessoa errada.
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Prepare a solicitação antes de compartilhar o link
Dê à solicitação um nome que o destinatário reconheça, como “Estúdio Horizonte | contabilidade de março”. Adicione uma linha para cada documento necessário. Inclua em cada linha a identificação da conta, o período e o formato preferido. Evite colocar números completos de contas ou dados de identificação no título da solicitação.
No DocAsker, crie uma solicitação, escolha a data de expiração e copie o link de envio nos detalhes da solicitação. O cliente pode abrir o link no celular ou computador sem criar uma conta. Se duas empresas tiverem o mesmo proprietário, crie duas solicitações para manter arquivos e prazos separados.
Teste o que o cliente consegue ver
Abra o link em uma janela de navegação privada ou em um dispositivo sem sessão iniciada na conta do escritório. Confira o nome da empresa, as instruções para os arquivos e as datas. Para fazer um ensaio completo, crie uma solicitação de teste separada e envie um PDF de exemplo sem dados de clientes.
Mantenha o link em uma mensagem direta ao destinatário correto. Como o link dá acesso à solicitação, trate-o como uma credencial de acesso. Use um exemplo ou link de teste nos materiais de treinamento internos.
- Confirme que o checklist de documentos solicitados aparece no celular.
- Confirme que a página não abre o painel do escritório.
- Confira se as instruções para envio e a data de expiração são legíveis sem ampliar a tela.
Envie o link com uma instrução clara
Informe ao cliente o que enviar, quando você precisa dos arquivos e como avisar se algum documento não estiver disponível. Deixe um intervalo entre o prazo de envio e a expiração do link para que seja possível reenviar um arquivo.
Link de envio para [nome da solicitação]
Olá, [nome], Envie [documento e período] até [prazo para envio]: [link de envio] Você pode abrir o link no celular ou computador sem criar uma conta. Ele expira em [data de expiração do link]. Se algum documento não estiver disponível ou o link parar de funcionar, responda a este e-mail. Obrigado(a), [seu nome]
Encerre o acesso quando a solicitação for concluída
Se o link foi enviado à pessoa errada, revogue-o na página de detalhes da solicitação. Se precisar dar ao destinatário correto um link diferente, crie uma solicitação separada e compartilhe-a diretamente.
Se o destinatário correto precisar de mais tempo, atualize a data de expiração e confirme que o link abre antes de reenviá-lo. Quando o trabalho terminar, siga o processo de retenção de arquivos do escritório e encerre o acesso ao portal do cliente conforme apropriado.
