Cosa fare
- Crea una richiesta distinta per ogni cliente o persona giuridica e condividi il relativo link con il destinatario previsto.
- Imposta una scadenza per il lavoro e una scadenza per il link. Lascia tempo per eventuali correzioni.
- Controlla il link da un telefono senza accedere con un account dello studio. Revocalo se arriva alla persona sbagliata.
- Come raccogliere i documenti dai clienti in 6 passi
- Istruzioni per la scansione da telefono da inviare ai clienti
- Modelli di email per chiedere documenti al cliente: 8 solleciti
Prepara la richiesta prima di condividere il link
Dai alla richiesta un nome riconoscibile per il destinatario, ad esempio «Studio Bianchi & Associati | Contabilità di marzo». Aggiungi una riga per ogni documento richiesto. Indica per ciascuno il nome del conto, il periodo e il formato preferito. Evita di inserire nel titolo della richiesta numeri di conto completi o dati identificativi.
In DocAsker, crea una richiesta, scegli la scadenza e copia il link di caricamento dai dettagli della richiesta. Il cliente può aprire il link da telefono o computer senza creare un account. Se due imprese hanno lo stesso titolare, crea due richieste per tenere separati file e scadenze.
Verifica cosa può vedere il cliente
Apri il link in una finestra di navigazione privata o su un dispositivo senza aver effettuato l’accesso all’account dello studio. Controlla il nome dell’impresa, le istruzioni per i documenti e le date. Per una prova completa, crea una richiesta di test separata e carica un PDF di esempio senza dati dei clienti.
Condividi il link solo con il destinatario previsto, tramite un messaggio diretto. Il link consente di accedere alla richiesta associata, quindi trattalo come una credenziale di accesso. Per i materiali di formazione interni, usa un link di esempio o di test.
- Verifica che la checklist documenti richiesta sia visibile da telefono.
- Verifica che la pagina non apra il pannello di controllo dello studio.
- Controlla di poter leggere le istruzioni di caricamento e la scadenza senza ingrandire la pagina.
Invia il link con un’unica istruzione chiara
Indica al cliente cosa caricare, entro quando e come segnalare un documento non disponibile. Lascia un intervallo tra la scadenza per il caricamento e la scadenza del link, così ci sarà tempo per ricaricare un file.
Link di caricamento per [nome della richiesta]
Buongiorno [nome], Carichi [documento e intervallo di date] entro il [scadenza per il caricamento]: [link di caricamento] Può aprire il link dal telefono o dal computer senza creare un account. Il link scade il [scadenza del link]. Se un documento non è disponibile o il link non funziona più, risponda a questa e-mail. Grazie, [il tuo nome]
Chiudi l’accesso quando la richiesta è conclusa
Se il link è stato inviato alla persona sbagliata, revocalo dalla pagina dei dettagli della richiesta. Se devi dare al destinatario previsto un link diverso, crea una richiesta separata e condividila direttamente.
Se il destinatario corretto ha bisogno di più tempo, aggiorna la scadenza e verifica che il link si apra prima di inviarlo di nuovo. Al termine del lavoro, segui la procedura dello studio per la conservazione dei file e chiudi l’accesso al portale clienti quando opportuno.
