Cosa fare
- Indica il conto, il periodo e il numero di file attesi, così il cliente può individuare gli estratti conto corretti.
- Richiedi i PDF scaricati dalla banca con tutte le pagine e crea voci separate quando i file devono essere esaminati separatamente.
- Se le date non sono corrette, chiedi di ricaricare il documento corretto e conserva i file già accettati.
- Documenti contabili mensili da chiedere ai clienti
- Documenti contabili di fine anno da chiedere ai clienti
- Come chiedere a un cliente di sostituire il documento sbagliato
Specifica il conto e il periodo
Usa un nome riconoscibile per il conto, ad esempio «conto corrente aziendale operativo che termina con 4182». Indica l’intero periodo, compreso l’anno. Se il cliente ha conti operativi, di risparmio e in valuta estera, elenca ciascun conto necessario. Includi anche gli eventuali conti chiusi che erano attivi nel periodo.
Chiedi tutte le pagine del PDF dell’estratto conto scaricato dall’home banking. Un’esportazione delle operazioni può aiutare nella riconciliazione, ma potrebbe non riportare il periodo dell’estratto o i saldi iniziale e finale. Se ti servono entrambi i documenti, crea due voci separate con nomi chiari.
- Conto operativo che termina con 4182, dal 1° gennaio al 31 marzo 2026, tutte le pagine dell’estratto conto.
- Carta di credito aziendale che termina con 2076, da gennaio a marzo 2026, un PDF per ogni estratto mensile.
- Se il ciclo dell’estratto conto comprende due mesi, chiedi un numero sufficiente di estratti per coprire ogni giorno del periodo richiesto.
Copia l’e-mail per richiedere gli estratti conto
Sostituisci i nomi dei conti e le date con quanto concordato. Se ti serve una voce separata per ogni mese, elenca i mesi singolarmente, così il cliente saprà dove caricare ciascun file.
PDF degli estratti conto per [impresa], dal [data iniziale] al [data finale]
Buongiorno [nome], Per la contabilità del periodo [periodo], scarichi i PDF originali degli estratti conto per i seguenti conti aziendali: - [nome del conto o ultime quattro cifre] | dal [data iniziale] al [data finale] - [nome del conto o ultime quattro cifre] | dal [data iniziale] al [data finale] Includa tutte le pagine, anche se sul conto non ci sono state operazioni. Carichi i file entro il [scadenza]: [link di caricamento] Se la banca emette estratti mensili, carichi un PDF completo per ogni mese. Se un conto è stato aperto o chiuso durante il periodo, ci comunichi la data. Grazie, [il tuo nome]
Esito di un test di caricamento in DocAsker
Abbiamo creato una richiesta di estratto conto per il periodo dal 1° gennaio al 31 marzo 2026 e caricato un PDF di esempio, datato dal 1° aprile al 30 giugno 2026, tramite il link di caricamento. Il controllo delle date e del periodo non è stato superato. Il portale ha richiesto il periodo da gennaio a marzo e ha segnalato di ricaricare il documento.
Abbiamo caricato un secondo PDF di esempio relativo al periodo dal 1° gennaio al 31 marzo 2026. Il controllo delle date e del periodo è stato superato e, nel test, il documento è stato accettato. Entrambi i PDF erano stati preparati per il test. Non contenevano documenti di clienti.
Gestisci periodi parziali e formati insoliti
Se la banca emette estratti conto con una periodicità diversa, controlla le date dei file disponibili per individuare eventuali intervalli scoperti. Ad esempio, un estratto dal 15 febbraio al 14 marzo non copre da solo tutto il mese di marzo. Richiedi l’estratto adiacente necessario per completare il periodo.
Se il cliente può ottenere soltanto una lettera della banca o un’esportazione delle operazioni, concorda quale documento lo studio può utilizzare e registra la decisione. Lascia il documento in revisione manuale se l’intervallo di date è ambiguo o se dal file non è possibile identificare il conto.
