Documenti contabili di fine anno da chiedere ai clienti

1. 01

   Estratti conto di banche, carte e circuiti di pagamento alla chiusura

   Chiedi gli estratti conto che coprono la data di chiusura e colma le lacune nella documentazione dell’anno già ricevuta. Includi i conti nuovi e quelli chiusi, se hanno registrato movimenti durante l’anno.

   Formato: Estratti conto completi con saldi iniziali e finali

   Controlli di DocAsker: Controlla il conto, la data dell’estratto e i saldi. Chiedi ulteriore documentazione se la data di chiusura non rientra nel periodo dell’estratto.

2. 02

   Fatture clienti aperte e fatture fornitori da pagare

   Chiedi il prospetto dei crediti e dei debiti alla data di chiusura, oltre alle fatture a supporto delle voci insolite o contestate. Verifica come il cliente ha individuato le fatture ricevute dopo la chiusura ma riferite all’anno.

   Formato: Prospetto datato e PDF delle fatture pertinenti

   Controlli di DocAsker: Verifica che il prospetto sia aggiornato alla data di chiusura e riporti la data della fattura, il saldo e il cliente o fornitore.

3. 03

   Inventario e rettifiche

   Per i clienti con rimanenze, chiedi l’inventario alla data di chiusura oppure alla data di conteggio, con la relativa riconciliazione alla chiusura. Includi le note sugli stralci o sui beni danneggiati, se pertinenti.

   Formato: Scheda di conteggio datata o rapporto del sistema di magazzino

   Controlli di DocAsker: Controlla la data del conteggio, i luoghi e se il cliente ha motivato le rettifiche significative.

4. 04

   Acquisti, cessioni e finanziamenti di beni

   Chiedi le fatture dei macchinari o dei veicoli acquistati, la documentazione delle cessioni e i documenti di finanziamento pertinenti. Registra a quale soggetto appartiene ciascun bene.

   Formato: PDF delle fatture, documenti di vendita e contratti pertinenti

   Controlli di DocAsker: Controlla la data di acquisto o cessione, l’importo, la descrizione del bene e la titolarità.

5. 05

   Saldi dei finanziamenti e prospetti degli interessi

   Chiedi a ciascun finanziatore un prospetto che indichi il saldo a fine anno e gli interessi del periodo di riferimento. Includi i nuovi finanziamenti e quelli estinti durante l’anno.

   Formato: Prospetto del finanziatore o conferma del saldo rilasciata dal finanziatore

   Controlli di DocAsker: Controlla il debitore, il codice del finanziamento, la data del prospetto e il saldo residuo.

6. 06

   Riepilogo annuale delle retribuzioni e rettifiche in sospeso

   Se la gestione delle retribuzioni rientra nell’incarico, chiedi il prospetto dell’intero esercizio e i dettagli delle rettifiche note o dei saldi da verificare con il tuo studio.

   Formato: Riepilogo annuale del sistema paghe o prospetto concordato

   Controlli di DocAsker: Controlla il soggetto e il periodo. Limita l’accesso ai dati dei singoli dipendenti.

Questa checklist è una base di partenza. I requisiti variano in base a Paese, autorità e caso specifico: verifica l'elenco aggiornato prima di inviarla.

• Documenti contabili mensili da chiedere ai clienti
• Come richiedere estratti conto ai clienti dello studio
• Come verificare i documenti caricati dai clienti

Oggetto: documenti richiesti da [Nome dello studio]

Buongiorno [Nome del cliente],

La invitiamo a preparare i documenti elencati di seguito.

1. Estratti conto di banche, carte e circuiti di pagamento alla chiusura (Estratti conto completi con saldi iniziali e finali)
   Chiedi gli estratti conto che coprono la data di chiusura e colma le lacune nella documentazione dell’anno già ricevuta. Includi i conti nuovi e quelli chiusi, se hanno registrato movimenti durante l’anno.

2. Fatture clienti aperte e fatture fornitori da pagare (Prospetto datato e PDF delle fatture pertinenti)
   Chiedi il prospetto dei crediti e dei debiti alla data di chiusura, oltre alle fatture a supporto delle voci insolite o contestate. Verifica come il cliente ha individuato le fatture ricevute dopo la chiusura ma riferite all’anno.

3. Inventario e rettifiche (Scheda di conteggio datata o rapporto del sistema di magazzino)
   Per i clienti con rimanenze, chiedi l’inventario alla data di chiusura oppure alla data di conteggio, con la relativa riconciliazione alla chiusura. Includi le note sugli stralci o sui beni danneggiati, se pertinenti.

4. Acquisti, cessioni e finanziamenti di beni (PDF delle fatture, documenti di vendita e contratti pertinenti)
   Chiedi le fatture dei macchinari o dei veicoli acquistati, la documentazione delle cessioni e i documenti di finanziamento pertinenti. Registra a quale soggetto appartiene ciascun bene.

5. Saldi dei finanziamenti e prospetti degli interessi (Prospetto del finanziatore o conferma del saldo rilasciata dal finanziatore)
   Chiedi a ciascun finanziatore un prospetto che indichi il saldo a fine anno e gli interessi del periodo di riferimento. Includi i nuovi finanziamenti e quelli estinti durante l’anno.

6. Riepilogo annuale delle retribuzioni e rettifiche in sospeso (Riepilogo annuale del sistema paghe o prospetto concordato)
   Se la gestione delle retribuzioni rientra nell’incarico, chiedi il prospetto dell’intero esercizio e i dettagli delle rettifiche note o dei saldi da verificare con il tuo studio.

Carichi i documenti entro [Scadenza] tramite questo link: [Link di caricamento per il cliente].

Se non Le è possibile fornire uno dei documenti, risponda a questa email per concordare un'alternativa.

Cordiali saluti,
[Nome dello studio]