Documenten voor de jaarafsluiting opvragen bij klanten

1. 01

   Bank-, creditcard- en betaalverwerkersafschriften per afsluitdatum

   Vraag afschriften op die de afsluitdatum omvatten en vul ontbrekende perioden aan in de eerder aangeleverde administratie van het jaar. Neem nieuwe en opgeheven rekeningen op als daar in het jaar transacties op stonden.

   Bestandsformaat: Volledige afschriften met begin- en eindsaldi

   Dit controleert DocAsker: Controleer de rekening, afschriftdatum en saldi. Vraag aanvullend bewijs als de afsluitdatum buiten de periode van het afschrift valt.

2. 02

   Openstaande klantfacturen en leveranciersfacturen

   Vraag overzichten van openstaande debiteuren en crediteuren op de afsluitdatum op, plus onderliggende facturen voor bijzondere of betwiste posten. Controleer hoe de klant facturen heeft verwerkt die na de afsluiting zijn ontvangen, maar betrekking hebben op het boekjaar.

   Bestandsformaat: Gedateerd overzicht en relevante facturen als pdf

   Dit controleert DocAsker: Controleer of het overzicht de afsluitdatum betreft en de factuurdatum, het saldo en de klant of leverancier vermeldt.

3. 03

   Voorraadtelling en voorraadcorrecties

   Vraag klanten met voorraad om de telling op de afsluitdatum, of om de teldatum en aansluiting op de afsluiting. Vraag indien van toepassing ook om toelichting op afboekingen of beschadigde voorraad.

   Bestandsformaat: Gedateerde telformulieren of voorraadrapport uit het systeem

   Dit controleert DocAsker: Controleer de teldatum, locaties en of de klant een toelichting heeft gegeven op belangrijke correcties.

4. 04

   Aankopen, verkopen en financiering van activa

   Vraag facturen op van aangeschafte apparatuur of voertuigen, gegevens over verkochte activa en onderliggende financieringsdocumenten. Noteer welke entiteit eigenaar is van elk actief.

   Bestandsformaat: Facturen als pdf, verkoopgegevens en relevante overeenkomsten

   Dit controleert DocAsker: Controleer de aankoop- of verkoopdatum, het bedrag, de omschrijving van het actief en het eigenaarschap.

5. 05

   Leningsaldi en renteoverzichten

   Vraag van elke geldverstrekker een overzicht op met het saldo rond de jaarafsluiting en de rente over het boekjaar. Neem nieuwe leningen en leningen die in het jaar zijn afgelost ook mee.

   Bestandsformaat: Overzicht van de geldverstrekker of bevestiging van het saldo door de geldverstrekker

   Dit controleert DocAsker: Controleer de lener, het leningnummer, de datum van het overzicht en het openstaande saldo.

6. 06

   Jaaroverzicht van de salarisadministratie en openstaande correcties

   Vraag, als de salarisadministratie binnen de opdracht valt, om het overzicht over het volledige boekjaar en om informatie over bekende correcties of saldi die je kantoor moet beoordelen.

   Bestandsformaat: Jaaroverzicht uit het salarissysteem of afgesproken rapport

   Dit controleert DocAsker: Controleer de entiteit en periode. Beperk de toegang tot gegevens op werknemersniveau.

Deze checklist is een startpunt. De vereisten verschillen per land, instantie en dossier. Controleer daarom vóór verzending of de lijst aansluit bij de actuele vereisten.

• Maandelijkse boekhouddocumenten opvragen bij klanten
• Bankafschriften opvragen bij klanten voor accountants
• Zo beoordeel je uploads van klantdocumenten

Onderwerp: documenten gevraagd door [Naam van je kantoor]

Hallo [Naam van je klant],

Wilt u de onderstaande documenten alvast verzamelen?

1. Bank-, creditcard- en betaalverwerkersafschriften per afsluitdatum (Volledige afschriften met begin- en eindsaldi)
   Vraag afschriften op die de afsluitdatum omvatten en vul ontbrekende perioden aan in de eerder aangeleverde administratie van het jaar. Neem nieuwe en opgeheven rekeningen op als daar in het jaar transacties op stonden.

2. Openstaande klantfacturen en leveranciersfacturen (Gedateerd overzicht en relevante facturen als pdf)
   Vraag overzichten van openstaande debiteuren en crediteuren op de afsluitdatum op, plus onderliggende facturen voor bijzondere of betwiste posten. Controleer hoe de klant facturen heeft verwerkt die na de afsluiting zijn ontvangen, maar betrekking hebben op het boekjaar.

3. Voorraadtelling en voorraadcorrecties (Gedateerde telformulieren of voorraadrapport uit het systeem)
   Vraag klanten met voorraad om de telling op de afsluitdatum, of om de teldatum en aansluiting op de afsluiting. Vraag indien van toepassing ook om toelichting op afboekingen of beschadigde voorraad.

4. Aankopen, verkopen en financiering van activa (Facturen als pdf, verkoopgegevens en relevante overeenkomsten)
   Vraag facturen op van aangeschafte apparatuur of voertuigen, gegevens over verkochte activa en onderliggende financieringsdocumenten. Noteer welke entiteit eigenaar is van elk actief.

5. Leningsaldi en renteoverzichten (Overzicht van de geldverstrekker of bevestiging van het saldo door de geldverstrekker)
   Vraag van elke geldverstrekker een overzicht op met het saldo rond de jaarafsluiting en de rente over het boekjaar. Neem nieuwe leningen en leningen die in het jaar zijn afgelost ook mee.

6. Jaaroverzicht van de salarisadministratie en openstaande correcties (Jaaroverzicht uit het salarissysteem of afgesproken rapport)
   Vraag, als de salarisadministratie binnen de opdracht valt, om het overzicht over het volledige boekjaar en om informatie over bekende correcties of saldi die je kantoor moet beoordelen.

Upload uw documenten uiterlijk op [Deadline] via [Uploadlink voor de klant].

Kunt u een onderdeel niet aanleveren? Antwoord dan op deze e-mail, zodat we kunnen afspreken wat u wel kunt opsturen.

Bedankt,
[Naam van je kantoor]