Maandelijkse boekhouddocumenten opvragen bij klanten

1. 01

   Bankafschriften van elke zakelijke rekening

   Vermeld de betaal-, spaar- en andere rekeningen die in de maand actief waren. Vraag alle pagina's van elk afschrift op, ook als er geen transacties op de rekening waren.

   Bestandsformaat: Volledig, door de bank verstrekt pdf-bestand per rekening

   Dit controleert DocAsker: Controleer de rekeningnaam, begin- en einddatum en of alle pagina's aanwezig zijn.

2. 02

   Afschriften van zakelijke creditcards

   Vermeld elke kaart of kaartrekening en voeg kaarten toe die voor zakelijke uitgaven zijn gebruikt. Valt de afrekendatum midden in de maand, vraag dan de bestanden op die de volledige periode beslaan.

   Bestandsformaat: Volledig pdf-afschrift per kaartrekening

   Dit controleert DocAsker: Controleer op ontbrekende datums en bevestig dat het afschrift bij de gevraagde kaart hoort.

3. 03

   Verkoopfacturen en creditnota's

   Vraag facturen en creditnota's op die in de maand zijn opgesteld, inclusief correcties. Geef aan hoe de klant documenten moet herkennen die je al via jullie gedeelde systeem ontvangt.

   Bestandsformaat: Facturen in pdf of een met het kantoor afgesproken rapport

   Dit controleert DocAsker: Controleer de maand en entiteit en kijk of annuleringen en creditnota's zijn opgenomen.

4. 04

   Leveranciersfacturen en onkostendeclaraties

   Vraag gespecificeerde bewijsstukken op van uitgaven in de maand. Vraag de klant om bij een bon die extra toelichting nodig heeft, apart kort het zakelijke doel te vermelden.

   Bestandsformaat: Origineel pdf-bestand of leesbare scan

   Dit controleert DocAsker: Controleer de leverancier, transactiedatum, het bedrag en alle regels.

5. 05

   Afrekenrapporten van betaaldienstverleners

   Vraag van elke betaaldienstverlener een rapport op met uitbetalingen, kosten, terugbetalingen en terugboekingen. Neem alle rekeningen op waarop bedragen naar de zakelijke bankrekeningen worden overgemaakt.

   Bestandsformaat: Pdf-afschrift of afgesproken afrekenrapport

   Dit controleert DocAsker: Controleer of de uitbetalingsdatums en -bedragen overeenkomen met de bankstortingen.

6. 06

   Salarisoverzicht en correcties

   Vraag een overzicht op van elke salarisrun in de maand, inclusief correcties, als je de salarisboekingen verzorgt. Vraag alleen om gegevens per medewerker als die nodig zijn voor het werk.

   Bestandsformaat: Rapport uit het salarissysteem voor de gevraagde maand

   Dit controleert DocAsker: Controleer de betaaldatums en verslagperiode. Beperk de toegang tot salarisbestanden tot medewerkers die deze nodig hebben.

Deze checklist is een startpunt. De vereisten verschillen per land, instantie en dossier. Controleer daarom vóór verzending of de lijst aansluit bij de actuele vereisten.

• Bankafschriften opvragen bij klanten voor accountants
• Klantdocumenten ordenen in je kantoor
• Documenten voor de jaarafsluiting opvragen bij klanten

Onderwerp: documenten gevraagd door [Naam van je kantoor]

Hallo [Naam van je klant],

Wilt u de onderstaande documenten alvast verzamelen?

1. Bankafschriften van elke zakelijke rekening (Volledig, door de bank verstrekt pdf-bestand per rekening)
   Vermeld de betaal-, spaar- en andere rekeningen die in de maand actief waren. Vraag alle pagina's van elk afschrift op, ook als er geen transacties op de rekening waren.

2. Afschriften van zakelijke creditcards (Volledig pdf-afschrift per kaartrekening)
   Vermeld elke kaart of kaartrekening en voeg kaarten toe die voor zakelijke uitgaven zijn gebruikt. Valt de afrekendatum midden in de maand, vraag dan de bestanden op die de volledige periode beslaan.

3. Verkoopfacturen en creditnota's (Facturen in pdf of een met het kantoor afgesproken rapport)
   Vraag facturen en creditnota's op die in de maand zijn opgesteld, inclusief correcties. Geef aan hoe de klant documenten moet herkennen die je al via jullie gedeelde systeem ontvangt.

4. Leveranciersfacturen en onkostendeclaraties (Origineel pdf-bestand of leesbare scan)
   Vraag gespecificeerde bewijsstukken op van uitgaven in de maand. Vraag de klant om bij een bon die extra toelichting nodig heeft, apart kort het zakelijke doel te vermelden.

5. Afrekenrapporten van betaaldienstverleners (Pdf-afschrift of afgesproken afrekenrapport)
   Vraag van elke betaaldienstverlener een rapport op met uitbetalingen, kosten, terugbetalingen en terugboekingen. Neem alle rekeningen op waarop bedragen naar de zakelijke bankrekeningen worden overgemaakt.

6. Salarisoverzicht en correcties (Rapport uit het salarissysteem voor de gevraagde maand)
   Vraag een overzicht op van elke salarisrun in de maand, inclusief correcties, als je de salarisboekingen verzorgt. Vraag alleen om gegevens per medewerker als die nodig zijn voor het werk.

Upload uw documenten uiterlijk op [Deadline] via [Uploadlink voor de klant].

Kunt u een onderdeel niet aanleveren? Antwoord dan op deze e-mail, zodat we kunnen afspreken wat u wel kunt opsturen.

Bedankt,
[Naam van je kantoor]