Wat je doet
- Vermeld de rekening, periode en het verwachte aantal bestanden, zodat klanten de juiste afschriften kunnen vinden.
- Vraag om pdf's die uit de bank zijn gedownload en alle pagina's bevatten. Maak aparte onderdelen aan als bestanden afzonderlijk moeten worden beoordeeld.
- Vraag bij verkeerde datums om het bestand opnieuw te uploaden en behoud bestanden die al zijn goedgekeurd.
- Maandelijkse boekhouddocumenten opvragen bij klanten
- Documenten voor de jaarafsluiting opvragen bij klanten
- Een klant vragen een verkeerd document te vervangen
Vermeld de rekening en periode
Gebruik een herkenbare rekeningnaam, zoals 'zakelijke betaalrekening eindigend op 4182'. Vermeld de volledige periode, inclusief het jaar. Heeft de klant een betaalrekening, spaarrekening en rekening in vreemde valuta? Vermeld dan elke rekening die je nodig hebt. Vraag ook om afschriften van rekeningen die in die periode actief waren, maar inmiddels zijn opgeheven.
Vraag om alle pagina's van het pdf-afschrift dat de klant uit internetbankieren heeft gedownload. Een transactie-export kan helpen bij het afstemmen, maar bevat mogelijk niet de afschriftperiode of begin- en eindsaldi. Heb je beide nodig, maak dan twee aparte onderdelen met duidelijke namen.
- Betaalrekening eindigend op 4182, 1 januari tot en met 31 maart 2026, alle pagina's van het afschrift.
- Zakelijke creditcard eindigend op 2076, januari tot en met maart 2026, één pdf per maandoverzicht.
- Valt een afschriftperiode in twee maanden? Vraag dan om voldoende afschriften om alle dagen van de gevraagde periode te dekken.
Kopieer deze e-mail om bankafschriften op te vragen
Vervang de rekeningnamen en datums door de afgesproken periode. Heb je voor elke maand een apart onderdeel nodig? Vermeld de maanden dan afzonderlijk, zodat de klant weet waar die elk bestand moet uploaden.
Pdf-bankafschriften voor [bedrijf], [begindatum] tot en met [einddatum]
Hallo [voornaam], Wilt u voor de boekhouding over [periode] de oorspronkelijke pdf-afschriften downloaden voor deze zakelijke rekeningen? - [rekeningnaam of laatste vier cijfers] | [begindatum] tot en met [einddatum] - [rekeningnaam of laatste vier cijfers] | [begindatum] tot en met [einddatum] Voeg alle pagina's toe, ook als er geen transacties op een rekening waren. Wilt u de bestanden uiterlijk op [deadline] uploaden? [uploadlink] Verstrekt de bank maandoverzichten? Upload dan één volledige pdf per maand. Is een rekening in deze periode geopend of opgeheven? Laat ons dan de datum weten. Bedankt, [uw naam]
Wat er gebeurde tijdens een uploadtest in DocAsker
We maakten een documentverzoek voor bankafschriften aan voor 1 januari tot en met 31 maart 2026 en uploadden via de uploadlink een voorbeeld-pdf met datums van 1 april tot en met 30 juni 2026. De datum- en periodecontrole mislukte. Het klantportaal vroeg om de periode januari tot en met maart en markeerde het onderdeel om opnieuw te uploaden.
Daarna uploadden we een tweede voorbeeld-pdf voor 1 januari tot en met 31 maart 2026. De controle van de datum en periode slaagde en het bestand werd in die test goedgekeurd. Beide pdf's waren speciaal voor de test gemaakt. Ze bevatten geen klantgegevens.
Omgaan met afwijkende perioden en onbekende bestandsindelingen
Verstrekt de bank afschriften volgens een andere cyclus? Controleer dan of er tussen de datums van de beschikbare bestanden geen gaten zitten. Een afschrift van 15 februari tot en met 14 maart dekt bijvoorbeeld niet de rest van maart. Vraag om het aangrenzende afschrift dat nodig is om de periode compleet te maken.
Kan de klant alleen een bankbrief of transactie-export krijgen? Spreek dan af wat je kantoor kan gebruiken en leg die afspraak vast. Laat een document door een medewerker controleren als de periode onduidelijk is of de rekening niet uit het bestand kan worden afgeleid.
