Das ist zu tun
- Nennen Sie Konto, Zeitraum und erwartete Anzahl der Dateien, damit Mandanten die richtigen Auszüge finden.
- Fordern Sie von der Bank heruntergeladene PDFs mit allen Seiten an und legen Sie separate Positionen an, wenn Dateien einzeln geprüft werden müssen.
- Wenn die Datumsangaben nicht stimmen, fordern Sie genau den benötigten Ersatz an und behalten Sie bereits akzeptierte Dateien.
- Monatliche Buchhaltung: Unterlagen von Mandanten anfordern
- Jahresabschlussunterlagen von Mandanten anfordern
- Wie Sie einen Mandanten um ein Ersatzdokument bitten
Legen Sie Konto und Zeitraum eindeutig fest
Verwenden Sie eine eindeutige Kontobezeichnung, zum Beispiel „Geschäftsgirokonto, endet auf 4182“. Geben Sie den vollständigen Zeitraum einschließlich Jahr an. Wenn der Mandant ein Betriebs-, Spar- und Fremdwährungskonto hat, führen Sie jedes benötigte Konto auf. Berücksichtigen Sie auch geschlossene Konten, die im angefragten Zeitraum aktiv waren.
Fordern Sie alle Seiten des Kontoauszugs als PDF an, heruntergeladen aus dem Online-Banking. Ein Transaktionsexport kann beim Abgleich helfen, enthält aber möglicherweise nicht den Auszugszeitraum oder die Anfangs- und Endsalden. Wenn Sie beides benötigen, legen Sie zwei separate Positionen mit eindeutigen Bezeichnungen an.
- Betriebskonto, endet auf 4182, 1. Januar bis 31. März 2026, alle Seiten des Kontoauszugs.
- Geschäftskreditkarte, endet auf 2076, Januar bis März 2026, eine PDF-Datei je Monatsauszug.
- Deckt ein Abrechnungszeitraum zwei Monate ab, fordern Sie genügend Auszüge an, um jeden Tag des angefragten Zeitraums abzudecken.
Übernehmen Sie die E-Mail-Vorlage für Kontoauszüge
Ersetzen Sie Kontobezeichnungen und Daten durch den vereinbarten Umfang. Benötigen Sie für jeden Monat eine separate Position, führen Sie die Monate einzeln auf. So weiß der Mandant, wo die jeweilige Datei hochgeladen werden soll.
Kontoauszüge als PDF für [Unternehmen], [Startdatum] bis [Enddatum]
Guten Tag Frau/Herr [Nachname], für die Buchhaltung von [Zeitraum] laden Sie bitte die Original-PDF-Kontoauszüge für folgende Geschäftskonten herunter: - [Kontobezeichnung oder letzte vier Ziffern] | [Startdatum] bis [Enddatum] - [Kontobezeichnung oder letzte vier Ziffern] | [Startdatum] bis [Enddatum] Fügen Sie alle Seiten bei, auch wenn auf einem Konto keine Umsätze verbucht wurden. Bitte laden Sie die Dateien bis zum [Frist] hoch: [Upload-Link] Gibt die Bank monatliche Auszüge heraus, laden Sie bitte eine vollständige PDF-Datei je Monat hoch. Wurde ein Konto im Zeitraum eröffnet oder geschlossen, teilen Sie uns bitte das Datum mit. Vielen Dank [Ihr Name]
Was bei einem Upload-Test in DocAsker passiert ist
Wir erstellten eine Anforderung für einen Kontoauszug vom 1. Januar bis 31. März 2026 und luden über den Upload-Link eine PDF-Beispieldatei mit dem Zeitraum 1. April bis 30. Juni 2026 hoch. Die Prüfung von Datum und Zeitraum schlug fehl. Das Portal forderte den Zeitraum Januar bis März an und bat um ein Ersatzdokument.
Anschließend luden wir eine zweite PDF-Beispieldatei für den Zeitraum 1. Januar bis 31. März 2026 hoch. Die Prüfung von Datum und Zeitraum war erfolgreich. Die Datei wurde in diesem Test akzeptiert. Beide PDF-Dateien wurden für den Test erstellt. Sie enthielten keine Mandantendaten.
Gehen Sie mit Teilzeiträumen und ungewohnten Formaten um
Gibt die Bank Auszüge für andere Zeiträume heraus, prüfen Sie die Datumsangaben der verfügbaren Dateien auf Lücken. Ein Auszug vom 15. Februar bis 14. März lässt zum Beispiel einen Teil des März ungedeckt. Fordern Sie den angrenzenden Auszug an, der für den vollständigen Zeitraum benötigt wird.
Kann der Mandant nur ein Bankschreiben oder einen Transaktionsexport erhalten, stimmen Sie ab, was die Kanzlei verwenden kann, und halten Sie die Entscheidung fest. Lassen Sie ein Dokument manuell prüfen, wenn der Zeitraum unklar ist oder sich das Konto anhand der Datei nicht zuordnen lässt.
