Ne yapmalısınız
- Her müşteri veya tüzel kişi için ayrı bir talep oluşturun ve linki doğru alıcıyla paylaşın.
- İş için bir son tarih, link için de bir son kullanma tarihi belirleyin. Yeniden yükleme için süre bırakın.
- Linki çalışan girişi olmadan telefonda kontrol edin. Yanlış kişiye ulaştıysa erişimi iptal edin.
- Müşteriden evrak toplama: 6 adımda rehber
- Müşterilerinize gönderebileceğiniz telefonla tarama talimatı
- Müşteriden evrak talep etme e-postası: 8 hatırlatma şablonu
Linki paylaşmadan önce talebi hazırlayın
Talebi, alıcının tanıyabileceği şekilde adlandırın. Örneğin, “Yıldız Lojistik A.Ş. | Mart muhasebe evrakları”. İstenen her evrak için ayrı bir satır ekleyin. Her satırda hesap etiketini, dönemi ve tercih edilen dosya biçimini belirtin. Talep başlığına hesap numarasının tamamını veya kimlik bilgilerini yazmayın.
DocAsker'da bir talep oluşturun, son kullanma tarihini belirleyin ve talep ayrıntılarından müşteri linkini kopyalayın. Müşteriniz bu linki hesap oluşturmadan telefonda veya bilgisayarda açabilir. Aynı kişi iki işletmenin sahibiyse, evrakların ve son tarihlerin ayrı kalması için iki farklı talep oluşturun.
Müşterinin neleri görebildiğini test edin
Linki özel tarama penceresinde veya firma hesabınızdan çıkış yaptığınız bir cihazda açın. Şirket adını, evrak talimatlarını ve tarihleri kontrol edin. Baştan sona denemek için ayrı bir test talebi oluşturun ve müşteri verisi içermeyen örnek bir PDF yükleyin.
Linki yalnızca doğru alıcıya gönderdiğiniz doğrudan iletide paylaşın. Link, ilgili talebe erişim sağlar. Bu nedenle bir erişim bilgisi gibi koruyun. Firma içi eğitim materyallerinde örnek veya test linki kullanın.
- İstenen evrak listesinin telefonda göründüğünü doğrulayın.
- Sayfanın firma panosunu açmadığını doğrulayın.
- Yakınlaştırmadan yükleme talimatlarını ve son kullanma tarihini okuyabildiğinizi kontrol edin.
Linki tek ve açık bir talimatla gönderin
Müşterinize hangi evrakları yüklemesi gerektiğini, bunları ne zamana kadar göndermesi gerektiğini ve bulunmayan bir evrakı nasıl bildireceğini açıklayın. Bir evrakın yenisini istemek için zaman kalması amacıyla yükleme son tarihi ile linkin son kullanma tarihi arasında süre bırakın.
[talep adı] için yükleme linki
Merhaba [ad], Lütfen [evrak ve tarih aralığı] evraklarını [yükleme son tarihi] tarihine kadar yükleyin: [yükleme linki] Linki telefonda veya bilgisayarda hesap oluşturmadan açabilirsiniz. Linkin süresi [linkin son kullanma tarihi] tarihinde dolar. Bir evraka ulaşamıyorsanız veya link çalışmıyorsa bu e-postayı yanıtlayın. Teşekkürler, [adınız]
Talep tamamlandığında erişimi kapatın
Bir link yanlış kişiye gönderildiyse talep ayrıntıları sayfasından erişimi iptal edin. Doğru alıcıya farklı bir link vermeniz gerekiyorsa ayrı bir talep oluşturun ve linki doğrudan paylaşın.
Doğru alıcının daha fazla zamana ihtiyacı varsa son kullanma tarihini güncelleyin ve yeniden göndermeden önce linkin açıldığını doğrulayın. İş tamamlandığında evraklar için firmanızın saklama sürecini izleyin ve gerektiğinde portala erişimi kapatın.
