Ne yapmalı?
- Taleplerde ve dosya adlarında aynı tüzel kişi etiketini, tarihleri ve evrak kategorilerini kullanın.
- Karar bekleyen dosyaları kabul edilen kopyalardan ayrı tutun.
- Bir dosyanın neden yenisiyle değiştirildiğini kaydedin ve erişimi ihtiyacı olan kişilerle sınırlayın.
- Aylık muhasebede mükelleften istenecek evraklar
- Müşteriden gelen evraklar nasıl incelenir?
- Müşteriye güvenli evrak yükleme linki nasıl gönderilir?
İş devrinde de kullanılabilecek bir klasör yapısı seçin
İlk klasör adı olarak tüzel kişinin adını veya değişmeyen bir iç kodu kullanın. İçeride çalışma dönemini ve evrak kategorisini belirtin. Erişim gereksinimleri farklıysa bordro ve kimlik evraklarını kısıtlı erişimli konumlarda tutun.
Örneğin Yıldız Lojistik A.Ş. için mart ayındaki bir talepte, Mart klasörünün içinde Banka ve Giderler klasörleri bulunabilir. Ekip arkadaşınız, göndereni aramak zorunda kalmadan kart ekstresini dönem ve kategoriye göre bulabilmelidir.
- Yıldız Lojistik A.Ş./2026-03/Banka/
- Yıldız Lojistik A.Ş./2026-03/Giderler/
- Yıldız Lojistik A.Ş./2026-03/Raporlar/
Dosyayı dönemini belirterek adlandırın
Dosya adlarının doğru sıralanması için tarihleri yıl-ay-gün sırasıyla yazın. İki hesap özetini ayırt etmek gerekiyorsa kısa bir hesap etiketi ekleyin. Dosya adına tam hesap numarası, çalışan adı veya T.C. kimlik numarası yazmayın.
Mart ayı hesap özeti için kullanılabilecek bir dosya adı: Yıldız Lojistik A.Ş._Banka-İşletme_2026-03.pdf. Tarih aralığı takvim ayından farklıysa gerçek başlangıç ve bitiş tarihlerini kullanın. İnceleme sürerken sürümlerin birbirinden ayırt edilebilmesini sağlayın.
Teslim alma, inceleme ve dosyalama aşamalarını ayırın
Her yükleme için istenen evrakı, teslim alma tarihini, inceleme sonucunu ve sonraki adımı kimin atacağını kaydedin. Yeniden yükleme geldiğinde kabul edilen sürümü belirleyin ve önceki kopyayı firmanızın politikasına göre işleme alın.
DocAsker'da gelen dosyaları talep üzerinden görüntüleyin ve her evraka ait sonuçları inceleyin. Dosyalar hazır olduğunda kabul edilenleri talep üzerinden kontrol edin, dosya adlarını doğrulayın ve firmanızın erişim kontrollü depolama alanına aktarın.
Dosyalama kararını izlenebilir hâle getirin
Bir ekip arkadaşınız bir istisnayı onaylarsa hangi dosyayı neden kabul ettiğini kaydedin. Örneğin banka ayrı bir hesap özeti sunmuyorsa, gerekli tarihleri kapsayan banka yazısı belirli bir iş için yeterli olabilir.
Talebi kapatırken adları ve erişim izinlerini kontrol edin. Gerektiğinde yükleme linkini iptal edin ve çalışma kopyalarını saklama ya da silme konusunda firmanızın kurallarına uyun.
