Cosa fare
- Usa la stessa denominazione del soggetto, le stesse date e le stesse categorie di documenti nelle richieste e nei nomi dei file.
- Separa i file in attesa di una decisione dalle copie accettate.
- Annota perché un file è stato sostituito e limita l'accesso alle persone che ne hanno bisogno.
- Documenti contabili mensili da chiedere ai clienti
- Come verificare i documenti caricati dai clienti
- Come inviare un link sicuro per i documenti a un cliente
Scegli una struttura di cartelle che faciliti il passaggio di consegne
Usa il nome del soggetto o un codice interno stabile come prima cartella. Al suo interno, organizza i documenti per periodo di lavoro e categoria. Conserva cedolini e documenti identificativi in posizioni ad accesso limitato se hanno requisiti di accesso diversi.
Per esempio, una richiesta di marzo per Trasporti Adriatica S.r.l. può includere una cartella Estratti-conto e una cartella Spese nella cartella di marzo. Un collega dovrebbe poter trovare l'estratto conto della carta in base al periodo e alla categoria, senza cercare per mittente.
- Trasporti-Adriatica-Srl/2026-03/Estratti-conto/
- Trasporti-Adriatica-Srl/2026-03/Spese/
- Trasporti-Adriatica-Srl/2026-03/Report/
Indica il periodo nel nome del file
Usa le date nell'ordine anno-mese-giorno, così i nomi dei file si ordinano correttamente. Aggiungi una breve indicazione del conto solo se serve a distinguere due estratti conto. Evita di inserire nel nome del file numeri completi di conto, nomi dei dipendenti o numeri identificativi.
Per un estratto conto di marzo, un nome file adatto è Trasporti-Adriatica-Srl_Estratto-conto-operativo_2026-03.pdf. Se il periodo coperto non coincide con un mese di calendario, usa le date effettive di inizio e fine. Mantieni distinguibili le diverse versioni mentre la verifica è in corso.
Separa ricezione, verifica e archiviazione
Per ogni caricamento, annota la voce richiesta, la data di ricezione, l'esito della verifica e chi deve occuparsene. Se arriva un file sostitutivo, identifica la versione accettata e gestisci quella superata secondo le regole dello studio.
In DocAsker, controlla i file ricevuti nella richiesta e gli esiti relativi a ciascuna voce. Quando i file sono pronti, quelli accettati vengono rinominati secondo uno schema coerente e archiviati nello spazio di lavoro DocAsker oppure in Google Drive, Dropbox o OneDrive, in base alla configurazione del piano.
Rendi tracciabile la decisione di archiviazione
Se un collega approva un'eccezione, annota quale file ha accettato e perché. Per esempio, per un incarico può essere sufficiente una lettera della banca che copre le date richieste, se la banca non rilascia un estratto conto separato.
Quando chiudi la richiesta, controlla i nomi e i permessi di accesso. Revoca l'accesso al portale clienti quando necessario e segui le regole dello studio per conservare o eliminare le copie di lavoro.
