Was zu tun ist
- Verwenden Sie in Anforderungen und Dateinamen dieselbe Bezeichnung für den Rechtsträger sowie dieselben Zeiträume und Dokumentkategorien.
- Trennen Sie Dateien, die noch auf eine Entscheidung warten, von freigegebenen Kopien.
- Dokumentieren Sie, warum eine Datei ersetzt wurde, und beschränken Sie den Zugriff auf die erforderlichen Personen.
- Monatliche Buchhaltung: Unterlagen von Mandanten anfordern
- So prüfen Sie Uploads von Mandantenunterlagen
- So senden Sie einen sicheren Upload-Link an Mandanten
Wählen Sie eine Ordnerstruktur, die eine Übergabe erleichtert
Verwenden Sie den Namen des Rechtsträgers oder einen dauerhaft gültigen internen Code als obersten Ordner. Legen Sie darin Unterordner für Zeitraum und Dokumentkategorie an. Bewahren Sie Lohn- und Identitätsunterlagen an zugriffsbeschränkten Orten auf, wenn dafür andere Zugriffsregeln gelten.
Für eine Anforderung im März für Nordlicht Logistik GmbH könnten sich im März-Ordner die Unterordner Bank und Ausgaben befinden. Ein Teammitglied sollte den Kontoauszug anhand von Zeitraum und Kategorie finden können, ohne nach dem Absender suchen zu müssen.
- Nordlicht-Logistik-GmbH/2026-03/Bank/
- Nordlicht-Logistik-GmbH/2026-03/Ausgaben/
- Nordlicht-Logistik-GmbH/2026-03/Berichte/
Benennen Sie Dateien nach ihrem Zeitraum
Verwenden Sie Datumsangaben in der Reihenfolge Jahr-Monat-Tag, damit Dateien korrekt sortiert werden. Ergänzen Sie nur bei Bedarf eine kurze Kontobezeichnung, um zwei Kontoauszüge voneinander zu unterscheiden. Vermeiden Sie vollständige Kontonummern, Namen von Mitarbeitenden oder Identifikationsnummern im Dateinamen.
Ein geeigneter Dateiname für einen Kontoauszug aus dem März ist Nordlicht-Logistik-GmbH_Bank-Geschaeftskonto_2026-03.pdf. Wenn der abgedeckte Zeitraum keinem Kalendermonat entspricht, verwenden Sie das tatsächliche Anfangs- und Enddatum. Während der Prüfung müssen verschiedene Versionen unterscheidbar bleiben.
Trennen Sie Eingang, Prüfung und Ablage
Halten Sie für jeden Upload den angeforderten Beleg, das Eingangsdatum, das Prüfergebnis und die zuständige Person für den nächsten Schritt fest. Wenn ein Ersatzdokument eingeht, kennzeichnen Sie die freigegebene Version und behandeln Sie die ersetzte Kopie nach den Vorgaben Ihrer Kanzlei.
In DocAsker sehen Sie eingehende Dateien in der jeweiligen Anforderung und können die Prüfergebnisse zu den einzelnen Belegen kontrollieren. Sobald die Dateien bereit sind, laden Sie die freigegebenen Unterlagen herunter und speichern Sie sie im zugriffsbeschränkten Speicher Ihrer Kanzlei.
Machen Sie die Ablageentscheidung nachvollziehbar
Wenn ein Teammitglied eine Ausnahme genehmigt, halten Sie fest, welche Datei akzeptiert wurde und warum. Ein Schreiben der Bank, das den erforderlichen Zeitraum abdeckt, kann für ein Mandat ausreichen, wenn die Bank keinen separaten Kontoauszug bereitstellt.
Prüfen Sie beim Abschluss der Anforderung die Dateinamen und Zugriffsrechte. Widerrufen Sie den Upload-Link bei Bedarf und richten Sie sich beim Aufbewahren oder Löschen von Arbeitskopien nach den Vorgaben Ihrer Kanzlei.
