Wichtige Handlungsschritte
- Definieren Sie vor dem Öffnen der Anforderung, woran Sie eine verwendbare Datei erkennen.
- Unterscheiden Sie zwischen einem bestätigten Mangel und einer Prüfung ohne eindeutiges Ergebnis.
- Legen Sie für jede ausstehende Datei den nächsten Schritt und eine zuständige Person fest.
- Scan-Anleitung, die Sie Mandanten senden können
- Wie Sie einen Mandanten um ein Ersatzdokument bitten
- Mandantenunterlagen in der Kanzlei organisieren
Vergleichen Sie die Datei anhand von fünf praktischen Kriterien
In der Unterlagenanforderung sollte für jede Unterlage stehen, welche Prüfungen wichtig sind. Ein Kontoauszug muss die richtigen Daten und alle Seiten enthalten. Eine unterschriebene Genehmigung braucht die richtige Fassung und eine sichtbare Unterschrift. Öffnen Sie in DocAsker das Ergebnis der jeweiligen Unterlage, um die Prüfungen und Details zu sehen.
- Bildqualität. Können Sie die wichtigen Angaben lesen und die Seitenränder erkennen?
- Dokumentart. Entspricht die Datei der angeforderten Unterlage?
- Daten und Zeiträume. Deckt die Datei den angeforderten Anfangs- und Endzeitpunkt ab?
- Unterschriften. Sind die für Ihren Arbeitsablauf erforderlichen Unterschriften an den vorgesehenen Stellen sichtbar?
- Vollständigkeit. Sind alle Seiten, Rückseiten und Anlagen enthalten?
Leiten Sie aus jedem Ergebnis eine klare Entscheidung ab
Nehmen Sie die Datei an, wenn sie die Anforderung erfüllt. Eine lesbare PDF-Datei für das richtige Geschäftskonto, die alle Seiten und genau den angeforderten Zeitraum enthält, können Sie beispielsweise zur Ablage freigeben.
Fordern Sie ein Ersatzdokument an, wenn der Mangel eindeutig ist. Fehlt bei einer dreiseitigen Genehmigung die Unterschriftsseite, bitten Sie um die vollständige unterzeichnete PDF-Datei. Ist die Unterschrift vorhanden, lässt sich aber nicht feststellen, wer unterschrieben hat oder zu welcher Fassung sie gehört, geben Sie die Datei zur manuellen Prüfung weiter.
Halten Sie Ausnahmen so fest, dass andere sie nachvollziehen können
Wenn Sie ein Ersatzdokument akzeptieren, halten Sie die ursprüngliche Anforderung, den Eingang, den Grund für die ausreichende Aussagekraft und die entscheidende Person fest. So kann die nächste prüfende Person den Fall nachvollziehen, ohne das Gespräch mit dem Mandanten zu wiederholen.
Ein Export eines Zahlungsdienstleisters kann beispielsweise die Transaktionen enthalten, aber Anfangs- und Endsalden auslassen. Fragen Sie die prüfende Person, ob zusätzlich der Abrechnungsbericht benötigt wird. Sobald die Entscheidung getroffen ist, aktualisieren Sie die Anforderung oder senden Sie dem Mandanten eine präzise Frage.
Schließen Sie die Prüfung mit einer Rückmeldung ab
Senden Sie eine kurze Rückmeldung, in der Sie angenommene Unterlagen von noch benötigten Dateien trennen. Prüfen Sie die aktuelle Anforderung unmittelbar vor der Nachfrage, damit Sie keine Unterlage anfordern, die der Mandant inzwischen hochgeladen hat.
Vergleichen Sie vor der Ablage der freigegebenen Dateien die Dateiliste mit dem vereinbarten Umfang. Bewahren Sie die ursprüngliche Anforderung und den Entscheidungsverlauf so auf, dass berechtigte Teammitglieder sie finden können.
