O que fazer
- Defina o que torna um arquivo adequado antes de abrir a solicitação.
- Diferencie um problema confirmado de uma verificação inconclusiva.
- Defina uma próxima ação e uma pessoa responsável para cada arquivo pendente.
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Compare o arquivo com cinco critérios práticos
A solicitação deve indicar quais critérios se aplicam a cada item. Um extrato bancário precisa mostrar as datas e conter todas as páginas. Uma aprovação assinada precisa estar na versão correta e exibir a assinatura. No DocAsker, abra o resultado do item para consultar as verificações e os detalhes.
- Qualidade da imagem. É possível ler os campos importantes e ver as bordas da página?
- Tipo de documento. O arquivo corresponde ao item solicitado?
- Datas e períodos. O arquivo cobre as datas de início e fim solicitadas?
- Assinaturas. As assinaturas exigidas pelo seu fluxo de trabalho estão visíveis nos locais esperados?
- Documento completo. Todas as páginas, os lados e os anexos estão incluídos?
Transforme cada resultado em uma decisão clara
Aceite o arquivo se ele atender à solicitação. Por exemplo, um PDF legível da conta bancária da empresa correta, com todas as páginas e o período exato solicitado, pode ser marcado como pronto para arquivamento.
Peça um substituto quando o problema estiver claro. Se uma aprovação de três páginas chegar sem a página de assinaturas, solicite o PDF completo e assinado. Se houver uma assinatura, mas não for possível confirmar quem assinou ou a qual versão ela pertence, encaminhe o documento para análise humana.
Registre as exceções de forma que outra pessoa possa entendê-las
Ao aceitar um documento substituto, registre o requisito original, o que foi recebido, por que é suficiente e quem tomou a decisão. Assim, a próxima pessoa responsável pela análise entenderá o caso sem precisar repetir a conversa com o cliente.
Por exemplo, um relatório exportado de um processador de pagamentos pode incluir as transações, mas não os saldos inicial e final. Pergunte à pessoa responsável pela análise se ela também precisa do relatório de liquidação. Depois da decisão, atualize a solicitação ou envie uma pergunta precisa ao cliente.
Conclua o processo após a análise
Envie uma atualização breve, indicando quais itens foram aceitos e quais documentos ainda faltam. Confira a solicitação atual antes de fazer o acompanhamento para não pedir um documento que o cliente já tenha enviado.
Antes de arquivar os arquivos aceitos, compare a lista com o escopo acordado. Guarde a solicitação original e o histórico das decisões em um local acessível aos membros autorizados da equipe.
