O que fazer
- Use a mesma identificação da empresa, as mesmas datas e as mesmas categorias de documentos nas solicitações e nos nomes dos arquivos.
- Separe os arquivos que aguardam uma decisão das cópias aceitas.
- Registre por que um arquivo foi substituído e limite o acesso às pessoas que precisam dele.
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Escolha uma estrutura de pastas que facilite a continuidade do trabalho
Use o nome da empresa ou um código interno estável como primeira pasta. Dentro dela, organize os arquivos por período de trabalho e categoria do documento. Mantenha holerites e documentos de identificação em locais com acesso restrito se os requisitos de acesso forem diferentes.
Por exemplo, uma solicitação de março para a Horizonte pode ter uma pasta Banco e outra Despesas dentro da pasta do mês. Qualquer pessoa da equipe deve conseguir encontrar o extrato do cartão pelo período e pela categoria, sem precisar pesquisar pelo remetente.
- Horizonte/2026-03/Banco/
- Horizonte/2026-03/Despesas/
- Horizonte/2026-03/Relatorios/
Nomeie o arquivo usando o período
Use as datas na ordem ano-mês-dia para que os nomes dos arquivos sejam classificados corretamente. Inclua uma identificação curta da conta apenas se precisar diferenciar dois extratos. Evite colocar o número completo da conta, nomes de colaboradores ou números de documentos de identificação no nome do arquivo.
Para um extrato de março, um nome de arquivo adequado seria Horizonte_Banco-Operacional_2026-03.pdf. Quando o período coberto não corresponder a um mês-calendário, use as datas reais de início e fim. Mantenha as versões identificáveis enquanto a análise estiver em andamento.
Separe recebimento, análise e arquivamento
Para cada envio, registre o item solicitado, a data de recebimento, o resultado da análise e quem será responsável pela próxima ação. Se chegar um substituto, identifique a versão aceita e trate a cópia substituída de acordo com a política do escritório.
No DocAsker, veja os arquivos recebidos na solicitação e confira o resultado de cada item. Quando os arquivos estiverem prontos, organize os documentos aceitos no armazenamento do escritório com acesso controlado, mantendo o registro das ações realizadas.
Torne a decisão de arquivamento rastreável
Se uma pessoa da equipe aprovar uma exceção, registre qual arquivo foi aceito e por quê. Por exemplo, uma carta do banco que cubra as datas exigidas pode ser suficiente para um trabalho específico quando o banco não fornecer um extrato separado.
Ao encerrar a solicitação, confira os nomes e as permissões de acesso. Revogue o acesso ao portal quando necessário e siga as regras do escritório para manter ou remover cópias de trabalho.
