À faire
- Indiquez ce qui a été reçu et ce que le nouveau dépôt doit montrer.
- Dirigez le client vers l’élément exact de sa demande existante.
- Examinez les fichiers peu clairs et les exceptions avant de demander un nouveau dépôt.
- Modèles d'e-mails de demande de pièces : 8 relances
- Consignes de numérisation à envoyer à vos clients
- Comment vérifier les pièces déposées par vos clients
Mauvaise période : indiquez les deux périodes
Vérifiez la période imprimée sur le document lui-même. Reprenez le même libellé de compte ou le même nom d’élément que dans la checklist afin que le client puisse le retrouver. Si le fichier comporte plusieurs dates, précisez celle dont vous avez besoin, par exemple la période du relevé.
Nouveau dépôt demandé pour le relevé [libellé du compte]
Bonjour [prénom], Merci pour le relevé [libellé du compte]. Le PDF couvre la période [dates reçues]. Nous avons besoin du relevé couvrant la période [dates requises], avec toutes ses pages. Veuillez remplacer le fichier sous [nom de l’élément] au plus tard le [date limite] : [lien de dépôt] Les autres éléments déjà acceptés peuvent rester tels quels. Merci, [votre nom]
Page manquante : demandez la copie signée complète
Lorsqu’il manque la dernière page, expliquez ce qu’elle doit contenir et demandez un PDF complet dans l’ordre d’origine. Si votre cabinet peut accepter une seule page manquante, précisez de quelle page il s’agit et comment la transmettre. Pour les contrats signés, conservez la signature avec la version à laquelle elle correspond.
Merci d’envoyer [nom du document] dans sa version signée complète
Bonjour [prénom], Nous avons reçu les pages [pages reçues] de [nom du document]. Veuillez déposer le PDF signé complet, y compris la page [page manquante] portant la signature et la date. Vérifiez que les [nombre de pages] pages sont présentes et dans le bon ordre. Remplacez [nom de l’élément] ici au plus tard le [date limite] : [lien de dépôt] Merci, [votre nom]
Scan illisible : précisez le problème et proposez une méthode
Indiquez au client à quel endroit le fichier devient illisible. Un reflet sur la deuxième page nécessite une correction différente d’un scan dont le bord droit est coupé. Proposez le PDF original s’il est disponible.
Une copie plus lisible de [nom du document]
Bonjour [prénom], Merci d’avoir déposé [nom du document]. Nous ne pouvons pas lire [champ ou zone] à la page [numéro de page] en raison de [reflet, flou ou bord coupé]. Si vous avez le PDF original, déposez-le sous [nom de l’élément]. Si vous prenez une photo, posez la page à plat, désactivez le flash et veillez à ce que les quatre coins restent visibles. Veuillez remplacer le fichier au plus tard le [date limite] : [lien de dépôt] Merci, [votre nom]
Vérifiez l’état actuel avant de relancer
Ouvrez la demande en cours avant d’envoyer votre message. Si une version plus récente est déjà arrivée, examinez-la d’abord. Dans DocAsker, consultez le résultat de l’élément pour distinguer un nouveau dépôt d’un fichier en attente d’examen.
Si l’émetteur d’origine ne peut pas fournir un autre fichier, convenez avec la personne chargée de l’examen d’un document de remplacement acceptable et expliquez au client ce qu’il doit déposer. Si le lien a expiré, mettez à jour sa date d’expiration et vérifiez qu’il fonctionne avant de relancer.
