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Checkliste für Kanzleien: unterschriebene Unterlagen anfordern

Geben Sie Dokument und Version, die vorgesehenen Unterzeichnenden sowie die benötigten Seiten und Anlagen an. Bitten Sie, sofern es Ihr Arbeitsablauf zulässt, um eine vollständige unterschriebene PDF-Datei. Mit dieser Checkliste prüft Ihr Team den Eingang und kann bei fehlenden Bestandteilen gezielt ein Ersatzdokument anfordern.

Checkliste zusammenstellen und kopierenE-Mail zur Anforderung unterschriebener Unterlagen kopieren
3 DokumenteAktualisiert: 7. November 2026Geeignet für Kanzleien

Was Sie bei einer Anforderung unterschriebener Unterlagen angeben sollten

Teams in Kanzleien und Dienstleistungsunternehmen, die unterschriebene Mandatsvereinbarungen, Genehmigungen oder Vollmachten anfordern

  1. 01

    Vollständige unterschriebene Fassung der angegebenen Version

    Benennen Sie das Dokument nach Titel und Version oder Ausgabedatum. Geben Sie die erwartete Seitenzahl an und bitten Sie um das vollständige Dokument in der ursprünglichen Reihenfolge. Nennen Sie in der Anleitung die vorgesehenen Rollen der Unterzeichnenden. Legen Sie fest, welche Unterschriften und Datumsangaben sichtbar sein müssen und ob Ihr Arbeitsablauf Kürzel erfordert.

    Format: Eine vollständige PDF-Datei, sofern Ihr Arbeitsablauf dies zulässt

    Das prüft DocAsker: Prüfen Sie, ob Titel und Version übereinstimmen und die Seitenzahl vollständig ist. Prüfen Sie, ob alle erforderlichen Felder vorhanden sind. Leiten Sie Fragen zu Identität und Vertretungsberechtigung an die zuständige prüfende Person weiter.

  2. 02

    Anlagen und ergänzende Unterlagen

    Führen Sie jede Anlage namentlich auf und geben Sie an, ob sie in die unterschriebene PDF-Datei aufgenommen oder separat hochgeladen werden soll.

    Format: Vollständige PDF-Datei für jede angegebene Anlage

    Das prüft DocAsker: Prüfen Sie Bezeichnung und Version der Anlage, die Seitenreihenfolge sowie, ob erforderliche Seiten unterschrieben sind.

  3. 03

    Unterzeichnungsnachweis, falls in Ihrem Arbeitsablauf erforderlich

    Wenn Ihr Unternehmen eine separate Bestätigung der Unterzeichnungsplattform benötigt, fügen Sie sie als eigenen Punkt hinzu und geben Sie an, zu welchem Vorgang sie gehören soll.

    Format: Von der Plattform bereitgestellte Unterzeichnungsbestätigung

    Das prüft DocAsker: Vergleichen Sie Referenz und Datum mit der unterschriebenen Datei. Befolgen Sie bei Bedarf den Prozess Ihres Unternehmens zur Prüfung der Echtheit.

Diese Checkliste ist ein Ausgangspunkt. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, Behörde und Einzelfall. Prüfen Sie die aktuelle Unterlagenliste, bevor Sie sie versenden.

Checkliste zusammenstellen und kopieren

Wählen Sie die benötigten Dokumente aus und kopieren Sie anschließend die Checkliste oder eine E-Mail an Ihren Mandanten.

3 von 3 Dokumenten ausgewählt

Vorschau der E-Mail an den Mandanten

Betreff: Unterlagenanforderung von [Name der Kanzlei]

Guten Tag [Name des Mandanten],

Bitte stellen Sie die unten aufgeführten Unterlagen zusammen.

1. Vollständige unterschriebene Fassung der angegebenen Version (Eine vollständige PDF-Datei, sofern Ihr Arbeitsablauf dies zulässt)
   Benennen Sie das Dokument nach Titel und Version oder Ausgabedatum. Geben Sie die erwartete Seitenzahl an und bitten Sie um das vollständige Dokument in der ursprünglichen Reihenfolge. Nennen Sie in der Anleitung die vorgesehenen Rollen der Unterzeichnenden. Legen Sie fest, welche Unterschriften und Datumsangaben sichtbar sein müssen und ob Ihr Arbeitsablauf Kürzel erfordert.

2. Anlagen und ergänzende Unterlagen (Vollständige PDF-Datei für jede angegebene Anlage)
   Führen Sie jede Anlage namentlich auf und geben Sie an, ob sie in die unterschriebene PDF-Datei aufgenommen oder separat hochgeladen werden soll.

3. Unterzeichnungsnachweis, falls in Ihrem Arbeitsablauf erforderlich (Von der Plattform bereitgestellte Unterzeichnungsbestätigung)
   Wenn Ihr Unternehmen eine separate Bestätigung der Unterzeichnungsplattform benötigt, fügen Sie sie als eigenen Punkt hinzu und geben Sie an, zu welchem Vorgang sie gehören soll.

Laden Sie Ihre Unterlagen bis zum [Frist] hier hoch: [Upload-Link für Mandanten].

Falls Sie ein Dokument nicht bereitstellen können, antworten Sie bitte auf diese E-Mail. Dann stimmen wir ab, welche Unterlagen Sie stattdessen einreichen können.

Vielen Dank
[Name der Kanzlei]

Ersatzdokumente und Verwechslungen von Versionen vermeiden

  • Version in der Anforderung genau benennen

    Bitten Sie zum Beispiel um die vierseitige Mandatsvereinbarung vom 2. März 2026 mit der datierten Unterschrift auf Seite vier. So lässt sich die gewünschte Fassung eindeutig erkennen.

  • Unterschrift und zugehörigen Inhalt zusammen prüfen

    Prüfen Sie das vollständige unterschriebene Dokument, damit ersichtlich ist, welche Bedingungen und Anlagen zur Unterschrift gehören. Fehlt Seite vier, fordern Sie die vollständige Fassung mit vier Seiten an.

  • Unklare Fälle der prüfenden Person vorlegen

    Eine sichtbare Unterschrift ist eine sinnvolle Eingangskontrolle. Die zuständige prüfende Person klärt, ob die unterzeichnende Person vertretungsberechtigt war und ob die Datei den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

E-Mail zur Anforderung unterschriebener Unterlagen kopieren

Bitte laden Sie [Dokumentname] unterschrieben hoch

Guten Tag [Vorname],

bitte senden Sie bis zum [Frist] die vollständige unterschriebene Fassung von [Dokumentname und Version] zurück:
[Upload-Link]

Wir benötigen alle [Seitenzahl] Seiten in der richtigen Reihenfolge, die Unterschrift und das Datum von [Rolle der unterzeichnenden Person] auf [Seite oder Abschnitt] sowie [angegebene Anlagen, falls zutreffend].

Bitte öffnen Sie vor dem Hochladen die endgültige PDF-Datei und prüfen Sie, ob Unterschrift und Datum sichtbar sind. Wenn die erhaltene Version von der oben genannten abweicht, antworten Sie bitte auf diese E-Mail.

Vielen Dank
[Ihr Name]

Häufige Fragen

Kann der Mandant nur die Unterschriftsseite hochladen?

Fordern Sie das vollständige Dokument an, wenn Sie die Unterschrift der richtigen Version und den dazugehörigen Bedingungen zuordnen müssen. Wenn Ihre Kanzlei eine separate Seite akzeptiert, formulieren Sie die Einreichungsanweisungen eindeutig.

Prüft die Checkliste die Identität der unterzeichnenden Person?

Die Checkliste unterstützt die Prüfung des Dokuments und seiner sichtbaren Felder. Prüfen Sie Identität, Vertretungsberechtigung oder die Echtheit einer digitalen Unterschrift bei Bedarf nach dem gesonderten Verfahren Ihres Unternehmens.

Weitere Checklisten-Vorlagen

Diese Checkliste mit DocAsker senden

DocAsker versendet diese Checkliste als einen Link, prüft jeden Upload beim Eingang und erinnert Ihre Mandanten oder Kunden, bis die Anforderung vollständig ist.

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