ContactStart gratis proefperiode

Checklist voor kantoren: een ondertekend document opvragen

Vermeld om welk document en welke versie het gaat, wie het moet ondertekenen en welke pagina’s of bijlagen je terug wilt ontvangen. Vraag om één volledig ondertekend pdf-bestand als je werkwijze dat toelaat. Met deze checklist controleert je team wat is ontvangen en kan het gericht om een vervangend bestand vragen als er iets ontbreekt.

Deze checklist aanpassen en kopiërenKopieer de e-mail voor het opvragen van een ondertekend document
3 documentenBijgewerkt op 7 november 2026Voor wie Advocatenkantoren

Wat vraag je op bij een ondertekend document

Teams van zakelijke dienstverleners die ondertekende opdrachtbevestigingen, goedkeuringen of machtigingen opvragen

  1. 01

    Volledig ondertekend exemplaar van de genoemde versie

    Vermeld de titel en versie of uitgiftedatum van het document. Geef het verwachte aantal pagina’s op en vraag om het volledige document in de oorspronkelijke volgorde. Vermeld in de instructies welke rollen de ondertekenaars hebben. Geef aan welke handtekening- en datumvelden zichtbaar moeten zijn en welke parafen je werkwijze vereist.

    Bestandsformaat: Eén volledig pdf-bestand, als je werkwijze dat toelaat

    Dit controleert DocAsker: Controleer of de titel en versie overeenkomen en of alle pagina’s aanwezig zijn. Controleer of alle vereiste velden aanwezig zijn. Leg vragen over identiteit en bevoegdheid voor aan de verantwoordelijke beoordelaar.

  2. 02

    Bijlagen of ondersteunende stukken

    Vermeld elke bijlage bij naam en geef aan of deze deel moet uitmaken van het ondertekende pdf-bestand of apart moet worden geüpload.

    Bestandsformaat: Volledig pdf-bestand voor elke genoemde bijlage

    Dit controleert DocAsker: Controleer de naam en versie van de bijlage, de paginavolgorde en of alle vereiste pagina’s zijn ondertekend.

  3. 03

    Ondertekeningsbewijs als je werkwijze dat vereist

    Als je kantoor de afzonderlijke bevestiging van een ondertekenplatform nodig heeft, voeg je die als een apart onderdeel toe. Vermeld op welke transactie deze betrekking moet hebben.

    Bestandsformaat: Bevestiging van ondertekening van het platform

    Dit controleert DocAsker: Controleer het kenmerk en de datum aan de hand van het ondertekende bestand. Volg waar nodig de procedure van je kantoor om de echtheid te controleren.

Deze checklist is een startpunt. De vereisten verschillen per land, instantie en dossier. Controleer daarom vóór verzending of de lijst aansluit bij de actuele vereisten.

Deze checklist aanpassen en kopiëren

Kies de benodigde documenten en kopieer daarna de checklist of e-mail voor de klant.

3 van 3 documenten geselecteerd

Voorbeeld van e-mail aan de klant

Onderwerp: documenten gevraagd door [Naam van je kantoor]

Hallo [Naam van je klant],

Wilt u de onderstaande documenten alvast verzamelen?

1. Volledig ondertekend exemplaar van de genoemde versie (Eén volledig pdf-bestand, als je werkwijze dat toelaat)
   Vermeld de titel en versie of uitgiftedatum van het document. Geef het verwachte aantal pagina’s op en vraag om het volledige document in de oorspronkelijke volgorde. Vermeld in de instructies welke rollen de ondertekenaars hebben. Geef aan welke handtekening- en datumvelden zichtbaar moeten zijn en welke parafen je werkwijze vereist.

2. Bijlagen of ondersteunende stukken (Volledig pdf-bestand voor elke genoemde bijlage)
   Vermeld elke bijlage bij naam en geef aan of deze deel moet uitmaken van het ondertekende pdf-bestand of apart moet worden geüpload.

3. Ondertekeningsbewijs als je werkwijze dat vereist (Bevestiging van ondertekening van het platform)
   Als je kantoor de afzonderlijke bevestiging van een ondertekenplatform nodig heeft, voeg je die als een apart onderdeel toe. Vermeld op welke transactie deze betrekking moet hebben.

Upload uw documenten uiterlijk op [Deadline] via [Uploadlink voor de klant].

Kunt u een onderdeel niet aanleveren? Antwoord dan op deze e-mail, zodat we kunnen afspreken wat u wel kunt opsturen.

Bedankt,
[Naam van je kantoor]

Voorkom vervangende bestanden en verwarring over versies

  • Vermeld de versie in het verzoek

    Vraag bijvoorbeeld om de opdrachtbevestiging van vier pagina’s, gedateerd 2 maart 2026, inclusief de gedateerde handtekening op pagina vier. Zo kan de ontvanger het juiste exemplaar herkennen.

  • Houd de handtekening en de context bij elkaar

    Controleer het volledige ondertekende document, zodat je kunt zien welke voorwaarden en bijlagen bij de handtekening horen. Ontbreekt pagina vier, vraag dan om het volledige exemplaar van vier pagina’s.

  • Leg twijfelgevallen voor aan een beoordelaar

    Een zichtbare handtekening is een nuttige eerste controle. Laat de verantwoordelijke beoordelaar bepalen of de ondertekenaar bevoegd was en of het bestand aan de eisen van je kantoor voldoet.

Kopieer de e-mail voor het opvragen van een ondertekend document

Wilt u de ondertekende [documentnaam] uploaden?

Hallo [voornaam],

Wilt u uiterlijk op [uiterste datum] het volledige ondertekende exemplaar van [documentnaam en versie] aanleveren:
[uploadlink]

We hebben alle [aantal pagina’s] pagina’s in de juiste volgorde nodig, plus de handtekening en datum van [rol van de ondertekenaar] op [pagina of onderdeel] en [genoemde bijlagen, indien van toepassing].

Open het definitieve pdf-bestand vóór het uploaden en controleer of de handtekening en datum zichtbaar zijn. Laat het ons weten als de versie die u heeft ontvangen afwijkt van de versie hierboven.

Bedankt,
[uw naam]

Veelgestelde vragen

Kan de klant alleen de pagina met de handtekening uploaden?

Vraag om het volledige document als je de handtekening wilt kunnen koppelen aan de juiste versie en voorwaarden. Accepteert je kantoor een losse pagina, geef dan duidelijke instructies voor het aanleveren.

Controleert de checklist de identiteit van de ondertekenaar?

De checklist ondersteunt de controle van het document en de zichtbare velden. Controleer de identiteit en bevoegdheid van de ondertekenaar en de echtheid van een digitale handtekening zo nodig volgens de aparte procedure van je kantoor.

Meer checklists

Verstuur deze checklist met DocAsker

DocAsker verstuurt deze checklist als één link, voert een AI-controle uit bij elke upload en herinnert je klant totdat de checklist compleet is.

Start gratis proefperiodePrijzen