Das ist zu tun
- Erstellen Sie die Liste jedes Mandanten aus der Vorjahreserklärung und ergänzen Sie, was sich in diesem Jahr geändert hat.
- Setzen Sie eine interne Frist, die Ihrem Team Zeit für die Steuererklärung lässt, und teilen Sie dem Mandanten dieses Datum mit.
- Versenden Sie Anforderungen in Wellen und lassen Sie Erinnerungen automatisch laufen. So greift das Team nur bei Mandanten ein, die nicht weiterkommen.
- Mandantenportal für Steuerkanzleien mit Prüfung jedes Uploads
- Jahresabschlussunterlagen von Mandanten anfordern
- Kontoauszüge von Mandanten für die Buchhaltung anfordern
- Dokumente anfordern, ohne ständig nachzufassen
Wann sollte eine Kanzlei Steuerunterlagen anfordern?
Beginnen Sie, sobald das Steuerjahr abgeschlossen ist, auch wenn Mandanten noch nicht alle Unterlagen erhalten haben. Eine frühe Anforderung zeigt, welche Dokumente sie aufbewahren und wohin sie sie hochladen sollen, sobald sie eintreffen.
Rechnen Sie vom Abgabetermin rückwärts. Legen Sie fest, wie viele Arbeitstage Ihr Team pro Steuererklärung benötigt, planen Sie Zeit für Rückfragen ein und geben Sie dem Mandanten die entsprechend frühere Frist. Wer nur den gesetzlichen Abgabetermin kennt, orientiert sich meist daran.
Welche Steuerunterlagen sollte eine Kanzlei von Mandanten anfordern?
Die Liste hängt vom Land, von der Art der Steuererklärung und von der persönlichen Situation des Mandanten ab. Prüfen Sie sie daher für jedes Mandat. Viele Kanzleien beginnen mit denselben Gruppen und entfernen, was nicht zutrifft.
Die Steuererklärung des Vorjahres ist die beste Grundlage. Jede Einkommensart, jeder Abzug und jedes Konto daraus wird zu einem Punkt auf der diesjährigen Liste. Fragen Sie anschließend, was sich geändert hat: ein neuer Arbeitgeber, ein Immobilienverkauf, ein neuer unterhaltsberechtigter Angehöriger oder ein begonnenes beziehungsweise beendetes Unternehmen.
- Persönliche Angaben und Änderungen: ein kurzer Fragebogen zu Änderungen bei Adresse, Familie und Beschäftigung sowie eine Ausweiskopie für neue Mandanten.
- Einkommensnachweise: Unterlagen von Arbeitgebern, Banken, Vermittlern und Plattformen für das Steuerjahr, zum Beispiel Lohnabrechnungen und weitere Nachweise zu Einkünften.
- Unterlagen zur selbstständigen Tätigkeit oder zum Unternehmen: Konto- und Kreditkartenabrechnungen für jedes Geschäftskonto über das gesamte Jahr, Einnahmen- und Ausgabenaufstellungen sowie Lohnjournale.
- Abzüge und Steuervergünstigungen: Belege und Abrechnungen zu Positionen, die der Mandant im Vorjahr geltend gemacht hat oder jetzt geltend machen möchte.
- Immobilien und Kapitalanlagen: Kauf- und Verkaufsunterlagen, Nachweise zu Darlehenszinsen sowie Einnahmen und Ausgaben aus Vermietung.
- Unterzeichnete Unterlagen: der Steuerberatungsvertrag und alle Vollmachten, die die Kanzlei für die Bearbeitung und Abgabe benötigt.
Ein Workflow für die Sammlung von Steuerunterlagen
Dieselben vier Schritte funktionieren bei zehn Mandanten ebenso wie bei wenigen hundert. Bei größeren Mengen darf der Ablauf nicht davon abhängen, dass jemand an jede einzelne Nachfassung denkt.
- Erstellen Sie je Mandantentyp eine Checkliste, zum Beispiel für Arbeitnehmer, Einzelunternehmer und Unternehmen, und passen Sie sie anhand der Vorjahresakte an.
- Versenden Sie Anforderungen in Wellen. Beginnen Sie mit Mandanten, deren Steuererklärungen besonders aufwendig sind oder die im Vorjahr spät geliefert haben.
- Planen Sie die Erinnerungen beim Versand der Anforderung und setzen Sie sie näher zusammen, je näher die interne Frist rückt.
- Prüfen Sie den Status einmal pro Woche nach Mandant und nicht nach E-Mail-Verlauf. Rufen Sie die wenigen Mandanten an, die den Link noch nicht geöffnet haben.
E-Mail zur Anforderung von Steuerunterlagen kopieren
Senden Sie diese Nachricht zusammen mit dem Upload-Link. Ersetzen Sie das Jahr, die Frist und die Beispiele durch die Angaben, die für Ihre Mandanten gelten.
Ihre Steuerunterlagen für [tax year], fällig bis [internal deadline]
Guten Tag [first name], wir bereiten jetzt Ihre Steuererklärung für [tax year] vor. Damit wir sie fristgerecht einreichen können, benötigen wir Ihre Unterlagen bis zum [internal deadline]. Ihre persönliche Unterlagenliste finden Sie unter diesem Link: [upload link] Bitte laden Sie jedes Dokument hoch, sobald Sie es erhalten. Sie benötigen kein Benutzerkonto und können jederzeit zum selben Link zurückkehren. Bitte senden Sie vollständige Unterlagen: jede Seite für das gesamte Jahr. Falls sich in diesem Jahr etwas geändert hat, zum Beispiel durch einen neuen Arbeitgeber, einen Umzug oder einen Immobilienverkauf, teilen Sie uns dies bitte in Ihrer Antwort mit. Dann ergänzen wir die passenden Punkte. Mit freundlichen Grüßen [your name]
So unterstützt DocAsker die Sammlung von Steuerunterlagen
Jeder Mandant erhält einen sicheren Link mit seiner Checkliste. Er lädt Unterlagen ohne Benutzerkonto und Passwort vom Smartphone oder Computer hoch und kehrt in den folgenden Wochen zum selben Link zurück, sobald weitere Dokumente eintreffen.
Jeder Upload wird beim Eingang geprüft. Deckt ein Nachweis den falschen Zeitraum ab, fehlt eine Seite oder ist ein Foto nicht lesbar, erhält der Mandant den Grund und kann die Datei neu hochladen. So entdeckt Ihr Team solche Fehler nicht erst in der Woche des Abgabetermins.
Erinnerungen folgen dem von Ihnen festgelegten Zeitplan und nennen nur noch fehlende Unterlagen oder Dokumente, die neu hochgeladen werden müssen. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt und im Arbeitsbereich oder mit den Tarifen Pro und Firm in Google Drive, Dropbox oder OneDrive abgelegt.
Verspätete und unvollständige Einreichungen bearbeiten
Manche Unterlagen können nicht früh eintreffen, weil die ausstellende Stelle sie verspätet versendet. Lassen Sie diese Punkte im selben Link offen, statt eine zweite Anforderung zu senden. Beginnen Sie mit der Bearbeitung der Steuererklärung, sobald Ihr Ablauf das zulässt.
Legen Sie vorab fest, was nach Ihrer internen Frist geschieht, zum Beispiel eine Verlängerung oder ein späterer Bearbeitungstermin, und nennen Sie dies bereits in der ersten E-Mail. Eine klar benannte Folge führt eher zu einer Reaktion als eine vierte Erinnerung.
