À retenir
- Établissez la liste de chaque client à partir de la déclaration de l’année précédente, puis ajoutez les changements intervenus cette année.
- Fixez une échéance interne qui laisse à votre équipe le temps de préparer la déclaration, et communiquez cette date au client.
- Envoyez les demandes par vagues et laissez les relances suivre leur cours, afin que les associés n’interviennent que pour les clients bloqués.
- Portail client pour experts-comptables, avec contrôle de chaque dépôt
- Pièces comptables de fin d’exercice à demander aux clients
- Demander des relevés bancaires à vos clients
- Comment arrêter de relancer ses clients pour leurs pièces
Quand un cabinet doit-il commencer à demander les pièces fiscales ?
Commencez dès la clôture de l’exercice fiscal, avant que les clients aient reçu tous leurs documents. Une demande précoce leur indique quoi conserver et où le déposer au fur et à mesure de l’arrivée des pièces.
Remontez le calendrier depuis la date limite de dépôt. Déterminez le nombre de jours ouvrés nécessaires à votre équipe pour chaque déclaration, ajoutez du temps pour les questions, puis donnez au client cette date antérieure. Si vous lui indiquez la date légale, il attendra généralement cette date pour transmettre ses documents.
Quelles pièces fiscales un cabinet doit-il demander à ses clients ?
La liste dépend du pays, du type de déclaration et de la situation du client. Confirmez-la donc pour chaque mission. La plupart des cabinets partent des mêmes catégories et retirent les pièces qui ne s’appliquent pas.
La déclaration de l’année précédente est la meilleure base. Chaque source de revenus, déduction et compte qui y figurait devient un élément de la liste de cette année. Demandez ensuite ce qui a changé : nouvel emploi, déménagement, vente d’un bien, nouvelle personne à charge, création ou cessation d’une activité.
- Identité et changements : un court questionnaire sur les changements d’adresse, de situation familiale et d’activité, ainsi qu’une copie de la pièce d’identité pour les nouveaux clients.
- Revenus : bulletins de paie, attestations fiscales et relevés remis par les employeurs, banques, courtiers et plateformes pour l’exercice concerné.
- Documents de l’activité : relevés bancaires et de cartes de chaque compte professionnel pour l’année complète, justificatifs de ventes et de dépenses, états de paie.
- Déductions et crédits : pièces justificatives et relevés correspondant aux éléments déclarés l’année précédente ou susceptibles de l’être cette année.
- Biens et placements : documents d’acquisition et de cession, relevés d’intérêts d’emprunt, revenus et charges locatifs.
- Documents signés : lettre de mission et tout mandat nécessaire au cabinet pour déposer la déclaration au nom du client.
Un processus de collecte pendant la période fiscale
Les mêmes quatre étapes fonctionnent pour 10 clients comme pour quelques centaines. À grande échelle, la différence est qu’aucune étape ne doit dépendre du souvenir d’une personne pour effectuer une relance.
- Préparez une checklist par type de client, par exemple salarié, entrepreneur individuel et société, puis adaptez-la à chaque dossier à partir des pièces de l’année précédente.
- Envoyez les demandes par vagues, en commençant par les clients dont les déclarations prennent le plus de temps ou qui ont transmis leurs pièces en retard l’année précédente.
- Programmez les relances dès l’envoi de la demande, en les rapprochant à mesure que l’échéance interne approche.
- Vérifiez chaque semaine l’état d’avancement par client, et non par fil d’e-mails, puis appelez les quelques clients qui n’ont pas ouvert le lien.
Modèle d’e-mail pour demander les pièces fiscales
Envoyez ce message avec le lien de dépôt. Remplacez l’année, l’échéance et les exemples par ceux qui s’appliquent à vos clients.
Vos pièces fiscales [année fiscale], à transmettre avant le [date limite interne]
Bonjour [prénom], Il est temps de préparer votre déclaration fiscale pour [année fiscale]. Pour la déposer dans les délais, nous avons besoin de vos documents avant le [date limite interne]. Votre liste personnalisée se trouve ici : [lien de dépôt] Déposez chaque document dès que vous le recevez. Aucun compte n’est nécessaire et vous pourrez revenir au même lien aussi souvent que vous le souhaitez. Merci d’envoyer des documents complets : toutes les pages, pour l’année entière. Si votre situation a changé cette année, par exemple en cas de nouvel emploi, de déménagement ou de vente d’un bien, indiquez-le-nous dans votre réponse afin que nous ajoutions les pièces nécessaires. Cordialement, [votre nom]
Comment DocAsker gère-t-il la collecte des pièces fiscales ?
Chaque client reçoit un lien sécurisé avec sa checklist. Il peut déposer ses documents depuis un téléphone ou un ordinateur, sans compte ni mot de passe, puis revenir au même lien au fil des semaines.
Chaque fichier est contrôlé dès son arrivée. Un relevé couvrant la mauvaise période, un document auquel il manque une page ou une photo illisible est renvoyé au client avec la raison du refus. Votre équipe ne le découvre donc pas la semaine de l’échéance.
Les relances suivent le calendrier que vous avez défini et indiquent uniquement les pièces encore manquantes ou à redéposer. Elles s’arrêtent lorsque la checklist est complète. Les fichiers acceptés sont renommés selon un modèle cohérent et classés dans l’espace de travail, ou dans Google Drive, Dropbox ou OneDrive avec les forfaits Pro et Firm.
Gérer les dépôts tardifs et partiels
Certains documents ne peuvent pas être transmis tôt, car leur émetteur les envoie en retard. Laissez-les comme éléments ouverts sur le même lien au lieu d’envoyer une deuxième demande, et commencez la déclaration avec les pièces reçues si votre processus le permet.
Définissez à l’avance ce qui se passe après votre échéance interne, par exemple une prorogation ou un créneau de dépôt ultérieur, et indiquez-le dans le premier e-mail. Les clients réagissent plus régulièrement à une conséquence annoncée qu’à une quatrième relance.
