Qué hacer
- Prepara la lista de cada cliente a partir de la declaración del año anterior y añade los cambios de este ejercicio.
- Fija un plazo interno que dé margen al equipo para preparar la declaración e indica esa fecha al cliente.
- Envía las solicitudes por grupos y programa los recordatorios para que el equipo intervenga solo cuando un cliente se atasque.
- Portal del cliente para asesorías que revisa cada archivo
- Documentación contable de cierre para pedir al cliente
- Cómo pedir extractos bancarios a clientes de asesoría
- Cómo dejar de perseguir la documentación de tus clientes
¿Cuándo debe una asesoría empezar a pedir la documentación fiscal?
Empieza en cuanto cierre el ejercicio fiscal, aunque los clientes aún no hayan recibido toda la documentación. Una solicitud temprana les indica qué deben guardar y dónde, a medida que reciben cada documento.
Calcula el plazo hacia atrás desde la fecha de presentación. Decide cuántos días laborables necesita el equipo para cada declaración, añade margen para resolver dudas y comunica al cliente una fecha anterior. Si le indicas el plazo oficial, esperará hasta el último día.
¿Qué documentación fiscal debe pedir una asesoría a sus clientes?
La lista depende del país, del tipo de declaración y de la situación del cliente, así que confírmala para cada encargo. Muchas asesorías parten de los mismos grupos de documentos y eliminan los que no corresponden.
La declaración del año anterior es la mejor referencia. Cada fuente de ingresos, deducción y cuenta que aparezca en ella puede convertirse en un elemento de la lista de este año. Después, pregunta qué ha cambiado: un nuevo empleo, la venta de una vivienda, una nueva persona a cargo o un negocio que ha empezado o cerrado.
- Identidad y cambios: un breve cuestionario sobre cambios de domicilio, familia y trabajo, además de una copia del DNI o NIE para nuevos clientes.
- Ingresos: nóminas, certificados bancarios y documentos de otras entidades que acrediten los ingresos del ejercicio.
- Actividad empresarial: extractos bancarios y de tarjetas de todas las cuentas del negocio para el ejercicio completo, registros de ventas y gastos e informes de nóminas.
- Deducciones y reducciones: justificantes y certificados de los conceptos incluidos en la declaración del año anterior o que el cliente prevea incluir este año.
- Inmuebles e inversiones: documentos de compra y venta, certificados de intereses de préstamos e información sobre ingresos y gastos de alquiler.
- Documentos firmados: la hoja de encargo y cualquier autorización que la asesoría necesite para presentar la declaración en nombre del cliente.
Cómo organizar la recogida de documentación durante la campaña de la renta
Estos cuatro pasos sirven tanto para diez clientes como para varios cientos. Cuando aumenta el volumen, el seguimiento no debería depender de que alguien recuerde a quién tiene que escribir.
- Prepara una lista de documentación para cada tipo de cliente, por ejemplo, trabajador por cuenta ajena, autónomo y empresa, y ajústala según el expediente del año anterior.
- Envía las solicitudes por grupos, empezando por los clientes cuyas declaraciones requieren más trabajo o que el año pasado entregaron tarde.
- Programa los recordatorios al enviar la solicitud y acércalos a medida que se aproxime el plazo interno.
- Revisa una vez por semana el estado de cada cliente, no cada hilo de correo, y llama a quienes aún no hayan abierto el enlace.
Plantilla de correo para pedir documentación fiscal
Envía este mensaje junto con el enlace de subida. Cambia el ejercicio, el plazo y los ejemplos para adaptarlos a cada cliente.
Documentación para la renta de [tax year], plazo: [internal deadline]
Hola, [first name]: Ha llegado el momento de preparar tu declaración de la renta de [tax year]. Para presentarla a tiempo, necesitamos recibir la documentación antes del [internal deadline]. Aquí tienes tu lista personalizada: [upload link] Sube cada documento cuando lo recibas. No necesitas crear una cuenta y puedes volver a este mismo enlace siempre que quieras. Asegúrate de enviar los documentos completos: todas las páginas y el ejercicio entero. Si este año ha habido algún cambio, como un nuevo empleo, una mudanza o la venta de un inmueble, responde a este correo y cuéntanoslo para que podamos añadir lo que corresponda. Gracias, [your name]
Cómo gestiona DocAsker la recogida de documentación en la campaña de la renta
Cada cliente recibe un enlace seguro con su lista de documentación. Puede subir archivos desde el móvil o el ordenador, sin cuenta ni contraseña, y volver al mismo enlace durante las semanas siguientes para añadir documentos.
DocAsker revisa cada archivo en cuanto llega. Si un extracto corresponde a otro periodo, falta una página de un documento o la foto no se lee bien, el cliente recibe el motivo y puede volver a subirlo. Así, el equipo no descubre el problema la semana del plazo.
Los recordatorios siguen el calendario que configures e indican solo lo que falta o está pendiente de volver a subir. Se detienen cuando se completa la lista. Los archivos aceptados se renombran con un formato uniforme y se guardan en el espacio de trabajo o, con los planes Pro y Firm, en Google Drive, Dropbox o OneDrive.
Cómo gestionar entregas parciales y documentación fuera de plazo
Algunos documentos no pueden llegar antes porque la entidad que los emite los envía tarde. Déjalos como pendientes en el mismo enlace en lugar de enviar otra solicitud y, si vuestro proceso lo permite, empieza a preparar la declaración con lo que ya tienes.
Decide de antemano qué ocurrirá si el cliente supera el plazo interno, por ejemplo, solicitar una prórroga o asignarle una fecha de presentación posterior, y explícaselo en el primer correo. El cliente suele responder mejor cuando conoce las consecuencias que cuando recibe un cuarto recordatorio.
