Wat je doet
- Maak de lijst van elke klant op basis van de aangifte van vorig jaar en voeg toe wat dit jaar is veranderd.
- Stel een interne deadline vast die je team tijd geeft om de aangifte voor te bereiden en deel die datum met de klant.
- Verstuur documentverzoeken in rondes en laat herinneringen automatisch lopen, zodat partners alleen hoeven in te grijpen bij klanten die vastlopen.
- Klantportaal voor accountants dat elke upload controleert
- Documenten voor de jaarafsluiting opvragen bij klanten
- Bankafschriften opvragen bij klanten voor accountants
- Minder achter klanten aan voor documenten
Wanneer moet een accountantskantoor belastingdocumenten opvragen?
Begin zodra het belastingjaar is afgelopen, ook als klanten nog niet alles hebben ontvangen. Met een vroeg documentverzoek weet de klant wat hij moet bewaren en waar hij het kan uploaden zodra elk document binnenkomt.
Werk terug vanaf de aangiftedatum. Bepaal hoeveel werkdagen je team per aangifte nodig heeft, voeg tijd voor vragen toe en geef de klant die eerdere datum. Een klant aan wie je alleen de wettelijke deadline noemt, richt zich meestal op die deadline.
Welke belastingdocumenten moet een accountantskantoor opvragen?
De lijst hangt af van het land, het type aangifte en de situatie van de klant. Controleer de lijst daarom voor elke opdracht. De meeste kantoren beginnen met dezelfde groepen en verwijderen wat niet van toepassing is.
De aangifte van vorig jaar is de beste basis. Elke inkomstenbron, aftrekpost en rekening die daarin voorkwam, wordt een item op de lijst van dit jaar. Vraag daarna wat er is veranderd: een nieuwe baan, de verkoop van een woning, een nieuwe fiscale partner of een onderneming die is gestart of gestopt.
- Identiteit en wijzigingen: een korte vragenlijst over veranderingen in adres, gezin en werk, plus een kopie van het identiteitsbewijs voor nieuwe klanten.
- Inkomsten: jaaropgaven en andere overzichten die werkgevers, banken, beleggingsinstellingen en platforms over het belastingjaar verstrekken.
- Ondernemingsgegevens: bankafschriften en rekeningoverzichten van elke zakelijke rekening over het volledige jaar, verkoop- en kostenoverzichten en loonadministratie.
- Aftrekposten en heffingskortingen: bonnen en overzichten van posten die de klant vorig jaar opvoerde of nu verwacht op te voeren.
- Woning en beleggingen: documenten over aankoop en verkoop, hypotheekoverzichten, huurinkomsten en kosten.
- Ondertekende documenten: de opdrachtbevestiging en eventuele machtigingen die het kantoor nodig heeft om namens de klant aangifte te doen.
Een werkproces voor het verzamelen van documenten tijdens het aangifteseizoen
Dezelfde vier stappen werken voor tien klanten of enkele honderden. Bij grotere aantallen is vooral belangrijk dat geen stap afhankelijk is van iemand die eraan denkt om een klant handmatig op te volgen.
- Maak één checklist per klanttype, bijvoorbeeld werknemer, eenmanszaak en bv, en pas die per klant aan op basis van het dossier van vorig jaar.
- Verstuur documentverzoeken in rondes. Begin met klanten van wie de aangifte het meeste werk vraagt of die vorig jaar laat waren.
- Plan herinneringen wanneer je het documentverzoek verstuurt en laat ze vaker komen naarmate de interne deadline dichterbij komt.
- Controleer één keer per week de status per klant, niet per e-mailgesprek, en bel de paar klanten die de link nog niet hebben geopend.
Kopieer deze e-mail voor het opvragen van belastingdocumenten
Stuur dit bericht mee met de uploadlink. Vervang het jaar, de deadline en de voorbeelden door de gegevens die voor je klanten gelden.
Uw belastingdocumenten voor [belastingjaar], uiterlijk [interne deadline]
Beste [voornaam], Het is tijd om uw aangifte over [belastingjaar] voor te bereiden. Om op tijd aangifte te kunnen doen, hebben we uw documenten uiterlijk [interne deadline] nodig. Uw persoonlijke lijst staat achter deze link: [uploadlink] Upload elk document zodra u het ontvangt. U heeft geen account nodig en kunt zo vaak als u wilt terugkomen via dezelfde link. Upload complete documenten: elke pagina over het volledige jaar. Is er dit jaar iets veranderd, zoals een nieuwe baan, een verhuizing of de verkoop van een woning? Laat het ons dan weten in uw antwoord, zodat we de juiste items kunnen toevoegen. Met vriendelijke groet, [jouw naam]
Zo verzamelt DocAsker documenten tijdens het aangifteseizoen
Elke klant krijgt één beveiligde link met een persoonlijke checklist. De klant uploadt documenten vanaf een telefoon of computer, zonder account of wachtwoord, en komt via dezelfde link terug wanneer er in de weken daarna nieuwe documenten binnenkomen.
Elke upload wordt direct gecontroleerd. Een overzicht over de verkeerde periode, een formulier met een ontbrekende pagina of een onleesbare foto gaat met de reden terug naar de klant. Zo ontdekt je team dit niet pas in de week van de deadline.
Herinneringen volgen het schema dat je instelt en vermelden alleen de items die nog ontbreken of opnieuw moeten worden geüpload. Ze stoppen zodra de checklist compleet is. Geaccepteerde bestanden krijgen een vaste naam en worden opgeslagen in de DocAsker-werkruimte, of in Google Drive, Dropbox of OneDrive met de Pro- en Firm-abonnementen.
Omgaan met late en gedeeltelijke inzendingen
Sommige documenten kunnen niet vroeg binnenkomen, omdat de afzender ze laat verstuurt. Laat die items op dezelfde link openstaan in plaats van een tweede verzoek te sturen. Begin met de aangifte met wat je al hebt, als dat binnen je werkproces past.
Bepaal vooraf wat er na je interne deadline gebeurt, bijvoorbeeld uitstel of een later moment voor indiening, en vermeld dit in de eerste e-mail. Klanten reageren betrouwbaarder op een duidelijk gevolg dan op een vierde herinnering.
