Cosa fare
- Costruisci l'elenco di ogni cliente partendo dalla dichiarazione dell'anno scorso, poi aggiungi ciò che è cambiato quest'anno.
- Stabilisci una scadenza interna che lasci al team il tempo di preparare la dichiarazione e comunica quella data al cliente.
- Invia le richieste a ondate e lascia attivi i solleciti, così i professionisti intervengono solo sui clienti che sono bloccati.
- Portale clienti per studi commercialisti con controllo di ogni caricamento
- Documenti contabili di fine anno da chiedere ai clienti
- Come richiedere estratti conto ai clienti dello studio
- Come smettere di inseguire i clienti per i documenti
Quando dovrebbe iniziare uno studio a chiedere i documenti fiscali?
Inizia appena si chiude l'anno fiscale, prima che i clienti abbiano ricevuto ogni documento. Una richiesta anticipata indica al cliente cosa conservare e dove caricarlo man mano che riceve i documenti.
Parti a ritroso dalla scadenza di presentazione. Calcola quanti giorni lavorativi servono al team per ogni dichiarazione, aggiungi il tempo per le domande e assegna al cliente una data precedente. Se comunichi al cliente la scadenza ufficiale, tenderà ad arrivare proprio a quella data.
Quali documenti fiscali dovrebbe chiedere uno studio ai clienti?
L'elenco dipende dal Paese, dal tipo di dichiarazione e dalla situazione del cliente, quindi va verificato per ogni incarico. La maggior parte degli studi parte dagli stessi gruppi e rimuove ciò che non si applica.
La dichiarazione dell'anno scorso è la fonte migliore. Ogni fonte di reddito, detrazione e conto che compariva allora diventa una voce dell'elenco di quest'anno. Poi chiedi cosa è cambiato: un nuovo lavoro, la vendita di un immobile, un nuovo familiare a carico, un'attività aperta o chiusa.
- Identità e cambiamenti: un breve questionario su variazioni di indirizzo, situazione familiare e lavoro, oltre a una copia della carta d'identità per i nuovi clienti.
- Documenti sui redditi: cedolini, Certificazione Unica e documenti emessi da banche, intermediari e piattaforme per l'anno fiscale.
- Documenti dell'attività: estratti conto e movimenti delle carte di ogni conto aziendale per l'intero anno, documenti di vendite e spese, prospetti dei cedolini.
- Detrazioni e crediti: ricevute e documenti relativi alle voci indicate dal cliente l'anno scorso o che prevede di indicare quest'anno.
- Immobili e investimenti: documenti di acquisto e vendita, documenti sugli interessi del mutuo, redditi e spese da locazione.
- Moduli firmati: la lettera di incarico e ogni autorizzazione necessaria allo studio per presentare la dichiarazione per conto del cliente.
Un flusso per raccogliere i documenti durante la stagione fiscale
Gli stessi quattro passaggi funzionano con dieci clienti o con qualche centinaio. La differenza, quando il volume cresce, è che il flusso non dovrebbe dipendere dal fatto che qualcuno si ricordi di fare un sollecito.
- Prepara una checklist per ogni tipo di cliente, ad esempio dipendente, lavoratore autonomo e società, e adattala al singolo cliente partendo dalla pratica dell'anno scorso.
- Invia le richieste a ondate, iniziando dai clienti le cui dichiarazioni richiedono più lavoro o che l'anno scorso hanno consegnato tardi.
- Programma i solleciti quando invii la richiesta, ravvicinandoli man mano che si avvicina la scadenza interna.
- Controlla lo stato una volta alla settimana per cliente, non per conversazione email, e chiama i pochi clienti che non hanno aperto il link.
Copia l'email per chiedere i documenti fiscali
Invia questo messaggio insieme al link di caricamento. Sostituisci l'anno, la scadenza e gli esempi con quelli applicabili ai tuoi clienti.
I Suoi documenti fiscali del [tax year], da inviare entro [internal deadline]
Buongiorno [first name], è il momento di preparare la Sua dichiarazione dei redditi per il [tax year]. Per presentarla in tempo, abbiamo bisogno dei Suoi documenti entro il [internal deadline]. Il Suo elenco personale è disponibile a questo link: [upload link] Carichi ogni documento appena lo riceve. Non serve creare un account e può tornare allo stesso link tutte le volte che desidera. La preghiamo di inviare documenti completi: tutte le pagine, per l'intero anno. Se quest'anno è cambiato qualcosa, ad esempio un nuovo lavoro, un trasferimento o la vendita di un immobile, ce lo comunichi rispondendo a questa email, così potremo aggiungere le voci corrette. Grazie, [your name]
Come DocAsker gestisce la raccolta durante la stagione fiscale
Ogni cliente riceve un link sicuro con la propria checklist. Può caricare i documenti da telefono o computer senza account né password e tornare allo stesso link nelle settimane successive, man mano che i documenti arrivano.
Ogni caricamento viene controllato appena arriva. Un estratto conto relativo al periodo sbagliato, un documento con una pagina mancante o una foto illeggibile torna al cliente con il motivo, così il team non lo scopre nella settimana della scadenza.
I solleciti seguono il programma che hai impostato e indicano solo le voci ancora mancanti o da ricaricare. Si fermano quando la checklist è completa. I file accettati vengono rinominati secondo uno schema coerente e archiviati nello spazio di lavoro oppure in Google Drive, Dropbox o OneDrive con i piani Pro e Firm.
Gestire invii tardivi e parziali
Alcuni documenti non possono arrivare in anticipo perché l'ente che li emette li invia tardi. Lasciali come voci aperte nello stesso link invece di inviare una seconda richiesta e, se la tua procedura lo consente, inizia la dichiarazione con ciò che hai già ricevuto.
Decidi in anticipo cosa succede dopo la scadenza interna, ad esempio una proroga o uno slot di presentazione successivo, e comunicalo nella prima email. I clienti rispondono più facilmente a una conseguenza dichiarata che a un quarto sollecito.
