Cosa fare
- Chiedi tutti i documenti in un'unica checklist, indicando per ogni elemento il periodo, le pagine e la firma necessaria.
- Imposta il calendario dei solleciti quando invii la richiesta, così il follow-up non dipende dalla memoria di qualcuno.
- Individua file errati, sfocati o incompleti al momento del caricamento, mentre il cliente ha ancora il documento a portata di mano.
- Modelli di email per chiedere documenti al cliente: 8 solleciti
- Come raccogliere i documenti dai clienti in 6 passi
- Verifica con IA dei documenti caricati dai clienti
Perché i clienti inviano documenti in ritardo o errati?
La maggior parte dei documenti inviati in ritardo dipende da una richiesta poco chiara. Un'email che dice «inviate gli estratti conto» non specifica quale conto, quali mesi o quale formato serva. Il cliente invia ciò che ha più a portata di mano e lo studio scopre la mancanza solo dopo alcuni giorni.
La seconda causa è il tempo che passa tra la richiesta e la correzione. Un cliente invia una foto sfocata lunedì. Qualcuno dello studio la apre giovedì e risponde. Nel frattempo il cliente ha già riposto il documento e per recuperarlo passa un'altra settimana.
La terza causa sono i solleciti frammentati. Le richieste restano nelle conversazioni email, le risposte arrivano come allegati e nessuno ha un elenco unico di ciò che manca per ogni cliente. In questo modo il follow-up dipende dalla memoria.
Quanto costa a uno studio inseguire i documenti?
Ogni documento mancante genera una piccola attività: trovare la conversazione, controllare cosa è arrivato, scrivere il sollecito e verificare di nuovo. Nulla di tutto questo è fatturabile e il lavoro ricade sulle persone che dovrebbero occuparsi dell'attività vera e propria per il cliente.
Sposta anche le scadenze. Una dichiarazione, una pratica o la chiusura contabile di fine mese non possono iniziare finché manca un estratto conto, così il lavoro si accumula alla fine del periodo. Anche i clienti notano le email ripetute e un terzo sollecito per lo stesso file non migliora il rapporto.
Come sostituire i solleciti manuali in quattro passaggi
Il modo migliore è spostare i tre punti deboli, la richiesta, la correzione e il follow-up, in un unico posto che funziona senza il controllo continuo di qualcuno.
- Scrivi la richiesta come checklist. Inserisci un elemento per ogni documento, specificando a quale conto o persona appartiene, il periodo e se servono tutte le pagine o una firma.
- Invia un unico link invece di una lunga conversazione. Il cliente apre sempre lo stesso link, vede cosa è stato completato e cosa manca e carica i documenti dal telefono o dal computer senza creare un account.
- Controlla i file appena arrivano. Un file sfocato, tagliato, relativo al periodo sbagliato, senza firma o privo di alcune pagine deve tornare subito al cliente, con il motivo spiegato in modo semplice.
- Programma i solleciti in anticipo. Decidi le date quando invii la richiesta. Ogni sollecito deve indicare solo ciò che manca ancora e deve interrompersi quando l'elenco è completo.
Come funzionano i solleciti automatici in DocAsker
In DocAsker lo studio sceglie il calendario dei solleciti per ogni richiesta. I solleciti arrivano via email con ogni piano e anche via SMS con i piani Pro e Firm.
Ogni sollecito mostra solo gli elementi ancora mancanti o da ricaricare, insieme allo stesso link di caricamento. Un cliente che ha inviato quattro documenti su sei riceve la richiesta dei due rimanenti, non l'elenco completo.
I solleciti si interrompono automaticamente quando la checklist è completa. Il tuo team vede i file che hanno superato i controlli, oltre a quelli segnalati per una verifica, così nessuno deve aprire ogni caricamento per capire se è utilizzabile.
Un primo messaggio che riduce i solleciti
Un primo messaggio chiaro è più efficace di qualsiasi sollecito. Indica cosa ti serve, entro quando e quanto tempo richiede. Adatta questo testo alle esigenze del tuo studio.
Documenti necessari per [incarico], entro [scadenza]
Buongiorno [nome], Per iniziare il Suo [incarico], abbiamo bisogno di [number] documenti entro [scadenza]. L'elenco completo è disponibile a questo link: [link di caricamento] Può caricare i documenti dal telefono o dal computer e non serve creare un account. Ogni elemento indica esattamente cosa ci occorre. Se un file è illeggibile o riguarda il periodo sbagliato, la pagina glielo segnala subito, così può ricaricarlo. Può interrompere il caricamento e tornare più tardi allo stesso link. Invieremo un breve sollecito se manca ancora qualcosa. Grazie, [il tuo nome]
Quando deve intervenire una persona
Il follow-up automatico gestisce le dimenticanze e le richieste poco chiare. Non può gestire un cliente che non riesce a recuperare il documento, per esempio perché il conto è stato chiuso o il modulo è andato perso. Concorda un'alternativa con il cliente e annota cosa ha accettato lo studio.
Se un cliente ha ignorato ogni sollecito, chiamalo. Una conversazione di due minuti spesso chiarisce che la richiesta è stata inviata alla persona sbagliata o che un elemento sta bloccando tutto il resto.
