Ne yapmalı?
- Her evrakı, gereken dönem, sayfa ve imza bilgileriyle birlikte tek bir evrak listesinde isteyin.
- Takibi birinin hatırlamasına bırakmamak için talebi gönderirken hatırlatma planını belirleyin.
- Hatalı, bulanık ve eksik evrakları müşteri hâlâ elindeyken, yükleme sırasında tespit edin.
- Müşteriden evrak talep etme e-postası: 8 hatırlatma şablonu
- Müşteriden evrak toplama: 6 adımda rehber
- Müşteri evrak yüklemelerinde yapay zekâ kontrolü
Müşteriler evrakı neden geç veya hatalı gönderir?
Geç gelen evrakların çoğu, ne istendiğinin açık olmamasından kaynaklanır. “Banka ekstrelerinizi gönderin” diyen bir e-posta, müşteriye hangi hesap, hangi aylar veya hangi formatın gerektiğini söylemez. Müşteri elinin altındaki en yakın evrakı gönderir, firma ise eksikliği günler sonra fark eder.
İkinci neden, talep ile düzeltme arasındaki süredir. Müşteri pazartesi günü bulanık bir fotoğraf gönderir. Firmadaki biri bunu perşembe günü açıp yanıt verir. O zamana kadar müşteri evrakı kaldırmıştır ve aynı evrakın yeniden gönderilmesi bir hafta daha sürebilir.
Üçüncü neden, takibin farklı kanallara dağılmasıdır. Talepler e-posta yazışmalarında kalır, yanıtlar ek olarak gelir ve her müşteri için hâlâ hangi evrakların eksik olduğunu gösteren tek bir liste bulunmaz. Takip de birinin hafızasına bağlı kalır.
Evrak takibi bir firmaya neye mal olur?
Her eksik evrak küçük bir iş çıkarır: yazışmayı bulmak, gelenleri kontrol etmek, takip mesajı yazmak ve yeniden kontrol etmek. Bunların hiçbiri faturalandırılabilir değildir ve asıl müşteri işini yapması gereken kişilerin üzerine kalır.
Bu durum teslim tarihlerini de ileri atar. Bir ekstre eksikken beyanname, başvuru veya ay sonu kapanışı başlayamaz; işler dönemin sonuna yığılır. Müşteriler de tekrarlanan e-postaları fark eder. Aynı evrak için gönderilen üçüncü hatırlatma, ilişkiye katkı sağlamaz.
Manuel takibi dört adımda nasıl bırakabilirsiniz?
Bunun için üç zayıf noktayı, talebi, düzeltmeyi ve takibi, kimsenin sürekli kontrol etmesini gerektirmeden çalışan tek bir yerde bir araya getirin.
- Talebi bir evrak listesi olarak yazın. Her evrak için ayrı bir madde oluşturun; hangi hesap veya kişiye ait olduğunu, dönemi ve tüm sayfaların ya da imzanın gerekip gerekmediğini belirtin.
- Yazışma zinciri yerine tek bir link gönderin. Müşteri her seferinde aynı linki açar, tamamlanan ve kalan evrakları görür, hesap oluşturmadan telefondan veya bilgisayardan yükleme yapar.
- Evrakı gelir gelmez kontrol edin. Bulanık, kenarları kesilmiş, yanlış döneme ait, imzasız veya sayfaları eksik bir evrak, nedeni açıkça belirtilerek hemen müşteriye geri dönmelidir.
- Hatırlatmaları baştan planlayın. Talebi gönderirken tarihleri belirleyin. Her hatırlatma yalnızca hâlâ eksik olanları belirtmeli ve liste tamamlandığında hatırlatmalar durmalıdır.
DocAsker'da otomatik hatırlatmalar nasıl çalışır?
DocAsker'da her talep için hatırlatma planını firma belirler. Her planda e-posta, Pro ve Firm planlarında ise SMS ile de hatırlatma gönderilir.
Her hatırlatma yalnızca hâlâ eksik olan veya yeniden yüklenmesi beklenen evrakları ve aynı yükleme linkini içerir. Altı evraktan dördünü gönderen müşteriden tüm listeyi yeniden istemek yerine kalan iki evrak istenir.
Evrak listesi tamamlandığında hatırlatmalar kendiliğinden durur. Ekibiniz kontrolleri geçen evrakları ve bir kişinin incelemesi için işaretlenenleri görür; böylece her yüklemeyi kullanılabilir olup olmadığını anlamak için tek tek açmanız gerekmez.
Takibi azaltan ilk mesaj nasıl yazılır?
Açık bir ilk mesaj, herhangi bir hatırlatmadan daha fazlasını yapar. Neye ihtiyacınız olduğunu, son tarihi ve işlemin ne kadar süreceğini belirtin. Bu metni firmanıza uyarlayın.
[engagement] için gereken evraklar, son tarih: [deadline]
Merhaba [first name], [engagement] sürecini başlatmak için [deadline] tarihine kadar sizden [number] evraka ihtiyacımız var. Evrakların tam listesine şu linkten ulaşabilirsiniz: [upload link] Telefonunuzdan veya bilgisayarınızdan yükleme yapabilirsiniz; hesap oluşturmanız gerekmez. Her maddede tam olarak neye ihtiyacımız olduğu belirtilir. Bir evrak okunamıyorsa veya yanlış dönemi kapsıyorsa sayfa bunu hemen bildirir, böylece evrakı yeniden yükleyebilirsiniz. İşlemi durdurup daha sonra aynı linke geri dönebilirsiniz. Eksik kalan bir şey varsa size kısa bir hatırlatma göndereceğiz. Teşekkürler, [your name]
Bir kişinin yine de devreye girmesi ne zaman gerekir?
Otomatik takip, unutkanlık ve açık olmayan talepler için yeterlidir. Ancak müşterinin evrakı hiçbir şekilde temin edemediği durumları kapsamaz. Örneğin hesap kapanmış veya form kaybolmuş olabilir. Müşteriyle alternatif bir yol üzerinde anlaşın ve firmanın neyi kabul ettiğini kaydedin.
Müşteri tüm hatırlatmaları yanıtsız bıraktıysa kendisini arayın. İki dakikalık bir görüşme, talebin yanlış kişiye gönderildiğini veya bir maddenin diğer tüm işlemleri engellediğini çoğu zaman ortaya çıkarır.
