Kısaca
- Kontroller tek bir soruya yanıt verir: Yüklenen evrak, büronun istediği evrak mı; okunaklı ve eksiksiz mi?
- Kontrolden geçemeyen evrak, nedeni belirtilerek müşterinize geri gönderilir. Emin olunamayan durumlar ise büronuzdan bir kişinin incelemesine yönlendirilir.
- Önceden hazırladığımız 19 evrakla yaptığımız testte, hatalı 13 evrakın hiçbiri kabul edilmedi.
- Müşteriden gelen evraklar nasıl incelenir?
- Müşterilerinize gönderebileceğiniz telefonla tarama talimatı
- Müşterilerden evrak istemek için sürekli takip etmeyi nasıl bırakırsınız?
Yapay zekâ ile evrak kontrolünde nelere bakılır?
DocAsker, yüklenen her evrakta beş kontrol yapar. Hangi kontrollerin uygulanacağını evrak listesindeki her madde için siz belirlersiniz. Böylece pasaport kopyasıyla imzalı bir hizmet sözleşmesi farklı kurallara göre değerlendirilir.
- Görüntü kalitesi: bulanıklık, parlama ve kırpılmış ya da kenarları eksik görüntüler.
- Evrak türü: yüklenen dosyanın istenen evrak olup olmadığı. Örneğin bir fatura, banka ekstresi yerine geçemez.
- Tarih ve dönemler: ekstre dönemleri, düzenlenme ve geçerlilik tarihleri, talebinizle karşılaştırılır. Örneğin, pasaportun en az 6 ay daha geçerli olması gerekiyorsa bu kontrol edilir.
- İmzalar: imza alanının doldurulup doldurulmadığı.
- Eksiksizlik: birden fazla sayfası olan evrakın tüm sayfalarının yüklenip yüklenmediği.
Bir evrak kontrolden geçemezse ne olur?
Müşteriniz, yükleme sayfasında sonucu açık bir dille görür. Örneğin ekstre dönemi nisan-haziran, talep edilen dönem ocak-mart ise bunun nedenini öğrenir. Evrak hâlâ karşısındayken doğru dosyayı hemen yeniden yükleyebilir.
Kontrolün üç sonucu vardır: geçti, geçemedi veya inceleme gerekiyor. Örneğin fotoğrafta tarih görünmüyorsa ve dosya güvenle değerlendirilemiyorsa kabul ya da ret kararı verilmez; yükleme, büronuzdan bir kişinin incelemesine yönlendirilir.
Ekibiniz yalnızca kontrollerden geçen evrakları ve incelemeye yönlendirilen dosyaları görür. Kullanılamayacak dosyaları bulmak için her yüklemeyi tek tek açmanız gerekmez.
19 evrakla yaptığımız testte ne oldu?
Kasım 2026'da, gerçek bir yüklemede çalışan kontrolleri önceden hazırladığımız 19 test evrakında denedik. Evrakların 16'sı İngilizce, 3'ü Türkçeydi; PDF, taranmış PDF ve telefonla çekilmiş fotoğraf biçimindeydiler. On üç evraka bilerek bir kusur ekledik. Altısı hatasızdı.
Hatalı 13 evrakın hiçbiri kabul edilmedi. On ikisi, nedeni belirtilerek yeniden yüklenmek üzere geri gönderildi. Düzenlenme tarihi görünmeyen bir fotoğraf ise incelenmesi için bir kişiye yönlendirildi; bu durumda beklenen sonuç buydu. Hatasız 6 evrakın 5'i kabul edildi. Üç sayfalı, eksiksiz bir PDF ise kabul edilmek yerine bir kişinin incelemesine gönderildi.
Bu, kendi hazırladığımız evraklarla bir kez yaptığımız küçük ölçekli bir testtir. Müşteri kayıtları kullanılmamıştır. Sonuçlar, kontrollerin açıkça değerlendirilebilen örneklerde nasıl çalıştığını gösterir; büronuzun karşılaşacağı her evrak için ölçülmüş bir doğruluk oranı değildir.
- Yanlış evrak: fatura istenen yere satın alma siparişi yüklendi. Geri gönderildi.
- Tarihi geçmiş evrak: izin verilen tarihten 30 günden daha önce düzenlenmiş bir fatura yüklendi. Geri gönderildi.
- İmza yok: imzalanmamış bir sözleşme İngilizce ve Türkçe olarak hem tarama hem fotoğraf biçiminde yüklendi. Her seferinde geri gönderildi.
- Eksik sayfalar: 3 sayfalı bir evrakın yalnızca 1. sayfası yüklendi. Geri gönderildi.
- Okunaksız fotoğraf: birinde bulanıklık, birinde parlama, birinde kırpılma vardı. Her seferinde geri gönderildi.
- Dosyanın içindeki, kontrolü geçmeye yönlendiren metin dikkate alınmadı; dosya yanlış evrak olarak geri gönderildi.
Yapay zekâ ile evrak kontrolü neleri yapmaz?
Bir evrakın gerçek olduğunu doğrulamaz. Kontroller, dosyayı talebinizle karşılaştırır. Sahte evrak tespiti veya kimlik doğrulaması yapmaz; büronuzun mesleki yükümlülükleri ya da kara para aklamayı önleme kuralları kapsamındaki kontrollerinin yerini tutmaz.
Evraktaki bilgilerin doğru olup olmadığına karar vermez. Banka ekstresi istenen dönemi kapsasa bile ekibinizin müşterinize sorması gereken bir işlem içerebilir. Bu değerlendirme ekibinize aittir.
Temkinli davranabilir. Testimizde olduğu gibi doğru bir dosya da bazen kabul edilmek yerine bir kişinin incelemesine yönlendirilir. Yanlış evrakı kabul etmektense bunu tercih ediyoruz; inceleyici tek bir kararla evrakı kabul edebilir.
Büronuz kontrolleri nasıl belirler?
Evrak listesindeki her maddeye kendi kurallarını ekleyebilirsiniz: istenen tarih aralığı, imza, asgari geçerlilik süresi veya asgari sayfa sayısı. Hazır evrak listeleri başlangıç noktasıdır; talebi göndermeden önce her maddenin kurallarını değiştirebilirsiniz.
Tüm planlarda her yükleme yapay zekâ kontrolünden geçer. Firm planında ayrıca kendi evraklarınız için özel kontroller oluşturabilirsiniz. Örneğin, faturadaki toplam tutarın belirli bir para birimiyle belirtilmesini isteyebilirsiniz.
