Kort samengevat
- De controles beantwoorden één vraag: is dit het document dat het kantoor heeft opgevraagd, en is het leesbaar en compleet?
- Een afgekeurd bestand gaat met de reden terug naar de klant. Bij twijfel gaat het naar iemand op kantoor.
- In onze test met 19 voorbereide documenten werd geen van de 13 bestanden met fouten geaccepteerd.
- Zo beoordeel je uploads van klantdocumenten
- Scaninstructies om mee te sturen naar je klanten
- Minder achter klanten aan voor documenten
Wat controleert AI bij een documentupload?
DocAsker voert vijf controles uit op een upload. Per checklistitem geef je aan welke controles van toepassing zijn. Een kopie van een identiteitsbewijs en een ondertekende opdrachtbevestiging worden daardoor volgens verschillende regels beoordeeld.
- Beeldkwaliteit: onscherpte, schittering en afgesneden of afgeknipte randen.
- Documenttype: het bestand is het document dat is opgevraagd. Een energierekening kan niet in de plaats komen van een bankafschrift.
- Datums en periodes: periodes op afschriften, uitgiftedatums en vervaldatums worden vergeleken met het verzoek. Bijvoorbeeld of een identiteitsbewijs nog minimaal 6 maanden geldig is.
- Handtekeningen: het handtekeningveld is ingevuld.
- Volledigheid: bij een document met meerdere pagina's zijn alle pagina's aanwezig.
Wat gebeurt er als een controle mislukt?
De klant ziet op de uploadpagina in duidelijke woorden waarom het bestand niet voldoet. Bijvoorbeeld dat het afschrift over april tot en met juni gaat, terwijl je om januari tot en met maart hebt gevraagd. De klant kan meteen een beter bestand uploaden zolang het document nog voor zich ligt.
Een controle heeft drie uitkomsten: goedgekeurd, afgekeurd of beoordeling nodig. Als het bestand niet betrouwbaar kan worden beoordeeld, bijvoorbeeld omdat een datum op een foto niet zichtbaar is, wordt de upload gemarkeerd voor iemand op kantoor. Het bestand wordt dan niet automatisch goedgekeurd of afgekeurd.
Je team ziet de bestanden die zijn goedgekeurd, plus alles wat voor beoordeling is gemarkeerd. Niemand hoeft elke upload te openen om de onbruikbare bestanden te vinden.
Wat kwam uit onze test met 19 documenten?
In november 2026 hebben we 19 voorbereide testdocumenten door dezelfde controle gehaald als bij een echte upload: 16 in het Engels en 3 in het Turks, als pdf's, gescande pdf's en foto's die met een telefoon zijn gemaakt. Bij dertien documenten hadden we bewust een fout toegevoegd. Zes documenten waren correct.
Geen van de 13 documenten met fouten werd geaccepteerd. Twaalf gingen met de reden terug voor een nieuwe upload. Eén foto zonder zichtbare uitgiftedatum werd naar iemand gestuurd voor beoordeling. Dat is voor dit geval de bedoelde uitkomst. Van de 6 correcte documenten werden er 5 geaccepteerd. Eén complete pdf van drie pagina's werd voor beoordeling naar iemand gestuurd in plaats van automatisch te worden geaccepteerd.
Dit was een kleine eenmalige test met documenten die we zelf hebben gemaakt. Er stonden geen klantgegevens in. De test laat zien hoe de controles werken bij duidelijke gevallen. Het is geen gemeten nauwkeurigheidspercentage voor elk document dat je als kantoor kunt ontvangen.
- Verkeerd document: een inkooporder geüpload terwijl om een factuur was gevraagd. Teruggestuurd.
- Verouderd: een factuur die meer dan 30 dagen vóór de toegestane datum van het verzoek was uitgegeven. Teruggestuurd.
- Geen handtekening: een niet-ondertekende overeenkomst als scan en als foto, in het Engels en in het Turks. Elke keer teruggestuurd.
- Ontbrekende pagina's: pagina 1 van een document van 3 pagina's. Teruggestuurd.
- Onleesbare foto: één onscherpe foto, één met schittering en één met een afgesneden rand. Elke keer teruggestuurd.
- Tekst in het bestand die de controle opdroeg alles goed te keuren. Genegeerd; het bestand werd als verkeerd document teruggestuurd.
Wat doet AI-controle van documenten niet?
De controle bevestigt niet dat een document echt is. De controles vergelijken het bestand met het verzoek. Ze zijn geen vervalsingsdetectie of identiteitscontrole en vervangen niet de controles die je als kantoor volgens de Wwft of beroepsregels moet uitvoeren.
De controle bepaalt niet of de inhoud klopt. Een bankafschrift kan over de juiste periode gaan en toch een transactie bevatten waar je naar moet vragen. Die beoordeling blijft bij je team.
De controle kan voorzichtig zijn. Net als in onze test wordt een correct bestand soms naar iemand gestuurd in plaats van geaccepteerd. Wij vinden dat beter dan een verkeerd bestand accepteren. De beoordelaar kan het met één beslissing goedkeuren.
Hoe stelt een kantoor de controles in?
Elk checklistitem heeft eigen regels: een vereiste periode, een handtekening, een minimale geldigheidsduur en een minimaal aantal pagina's. Kant-en-klare checklists zijn een startpunt. Je kunt de regels per item aanpassen voordat je het verzoek verstuurt.
Elk abonnement bevat AI-controles op iedere upload. Met het Firm-abonnement kun je ook eigen controles voor je documenten schrijven, bijvoorbeeld dat een factuurtotaal in een bepaalde valuta staat.
