En resumen
- Las revisiones responden a una pregunta: ¿es el documento que ha pedido la firma, se puede leer y está completo?
- Si un archivo no supera una revisión, vuelve al cliente con el motivo. Si hay dudas, pasa a una persona de la firma.
- En nuestra prueba con 19 documentos preparados, no se aceptó ninguno de los 13 archivos con errores.
- Cómo revisar la documentación que envía el cliente
- Instrucciones de escaneo con el móvil para clientes
- Cómo dejar de perseguir la documentación de tus clientes
¿Qué comprueba la verificación de documentos con IA?
DocAsker realiza cinco comprobaciones al recibir un archivo. Cada elemento de la lista de documentación indica cuáles se aplican, de modo que una copia del pasaporte y una hoja de encargo firmada se revisan con reglas diferentes.
- Calidad de la imagen: desenfoque, reflejos y bordes recortados o cortados.
- Tipo de documento: el archivo es el documento solicitado. Un recibo de suministros no puede sustituir a un extracto bancario.
- Fechas y periodos: periodos del extracto, fechas de emisión y fechas de caducidad, comparados con la solicitud. Por ejemplo, un pasaporte que deba tener una validez mínima de 6 meses más.
- Firmas: el campo de firma está cumplimentado.
- Integridad: un documento de varias páginas llega con todas ellas.
¿Qué ocurre cuando un archivo no supera una revisión?
El cliente ve el motivo en lenguaje claro en la página de subida. Por ejemplo, que el extracto cubre de abril a junio y la solicitud pide de enero a marzo. Puede subir otro archivo inmediatamente, mientras todavía tiene el documento delante.
Una revisión tiene tres resultados: aceptado, rechazado o pendiente de revisión. Cuando no se puede evaluar un archivo con suficiente seguridad, por ejemplo porque la fecha no se ve en una foto, se marca para que lo revise una persona de la firma en lugar de aceptarlo o rechazarlo.
El equipo de la firma ve los archivos aceptados y los que se han marcado para revisión. Nadie tiene que abrir cada archivo para localizar los que no sirven.
¿Qué ocurrió en nuestra prueba con 19 documentos?
En noviembre de 2026 pasamos 19 documentos de prueba preparados por nosotros por la misma revisión que se ejecuta al recibir un archivo real: 16 en inglés y 3 en turco, en formato PDF, PDF escaneado y fotografías tomadas con el móvil. Trece contenían un error introducido deliberadamente. Seis estaban correctos.
No se aceptó ninguno de los 13 documentos con errores. Doce volvieron al cliente para que subiera otro archivo con el motivo y uno, una foto sin fecha de emisión visible, se envió a una persona para su revisión, que es el resultado previsto en ese caso. De los 6 documentos correctos, se aceptaron 5. Un PDF completo de tres páginas se envió a una persona para su revisión en lugar de aceptarse.
Es una prueba pequeña, realizada una sola vez con documentos que creamos nosotros. No contenía documentación de clientes. Muestra cómo se comportan las revisiones en casos claros, pero no es una tasa de precisión medida para todos los documentos que pueda recibir una firma.
- Documento incorrecto: se subió una orden de compra cuando se había solicitado una factura. Se devolvió.
- Fuera de plazo: una factura emitida más de 30 días antes del plazo permitido en la solicitud. Se devolvió.
- Sin firma: un acuerdo sin firmar, como escaneo y como fotografía, en inglés y en turco. Se devolvió en cada ocasión.
- Páginas que faltan: la página 1 de un documento de 3 páginas. Se devolvió.
- Fotografía ilegible: una desenfocada, otra con reflejos y otra recortada. Se devolvieron en cada ocasión.
- Texto dentro del archivo que indicaba al sistema que lo aceptara todo. Se ignoró y el archivo se devolvió como documento incorrecto.
¿Qué no hace la verificación de documentos con IA?
No confirma que un documento sea auténtico. Las revisiones comparan el archivo con la solicitud. No detectan falsificaciones ni verifican la identidad, y no sustituyen las comprobaciones que la firma deba realizar conforme a sus propias obligaciones profesionales o de prevención del blanqueo de capitales.
No decide si el contenido es correcto. Un extracto bancario puede cubrir el periodo adecuado y mostrar aun así una operación sobre la que necesites preguntar. Ese criterio sigue correspondiendo a tu equipo.
Puede actuar con cautela. Como ocurrió en nuestra prueba, a veces un archivo correcto se envía a una persona en lugar de aceptarse. Preferimos ese resultado a aceptar un archivo incorrecto, y la persona revisora puede aceptarlo con una sola decisión.
¿Cómo configura una firma las comprobaciones?
Cada elemento de la lista de documentación tiene sus propias reglas: un periodo de fechas, una firma, una validez mínima o un número mínimo de páginas. Las listas de documentación preparadas son un punto de partida y puedes cambiar las reglas de cada elemento antes de enviar la solicitud.
Todos los planes incluyen revisiones con IA en cada archivo que se sube. Con el plan Firm también puedes crear comprobaciones personalizadas para tus propios documentos, por ejemplo, exigir que el total de una factura figure en una moneda determinada.
