En bref
- Les contrôles répondent à une question simple : la pièce demandée par le cabinet est-elle lisible et complète ?
- Un contrôle échoué est renvoyé au client avec le motif. En cas d’incertitude, le fichier est transmis à un collaborateur du cabinet.
- Lors de notre test sur 19 documents préparés, aucun des 13 fichiers comportant un défaut n’a été accepté.
- Comment vérifier les pièces déposées par vos clients
- Consignes de numérisation à envoyer à vos clients
- Comment arrêter de relancer ses clients pour leurs pièces
Que vérifie le contrôle des pièces par IA ?
DocAsker effectue cinq contrôles sur chaque dépôt. Chaque élément de la liste de pièces précise lesquels s’appliquent : une copie de passeport et une lettre de mission signée ne sont pas soumises aux mêmes règles.
- Qualité de l’image : flou, reflets et bords rognés ou coupés.
- Type de document : le fichier correspond bien au document demandé. Un justificatif de domicile ne peut pas remplacer un relevé bancaire.
- Dates et périodes : période couverte par un relevé, date d’émission et date d’expiration, comparées à la demande. Par exemple, un passeport qui doit rester valide pendant 6 mois supplémentaires.
- Signatures : le champ de signature est bien rempli.
- Complétude : toutes les pages d’un document multipage sont présentes.
Que se passe-t-il lorsqu’un contrôle échoue ?
Le client voit la raison en termes simples sur la page de dépôt. Par exemple, le relevé couvre avril à juin alors que la demande porte sur janvier à mars. Il peut redéposer immédiatement un fichier conforme, tant que le document est encore devant lui.
Un contrôle peut aboutir à trois résultats : accepté, refusé ou à vérifier. Lorsque le fichier ne peut pas être évalué avec certitude, par exemple si une date n’est pas visible sur une photo, le dépôt est signalé à un collaborateur du cabinet au lieu d’être accepté ou refusé automatiquement.
L’équipe du cabinet voit les fichiers acceptés ainsi que ceux signalés pour vérification. Il n’est pas nécessaire d’ouvrir chaque dépôt pour repérer les fichiers inutilisables.
Que s’est-il passé lors de notre test sur 19 documents ?
En novembre 2026, nous avons soumis 19 documents de test préparés par nos soins au même contrôle que celui effectué lors d’un dépôt réel : 16 en anglais et 3 en turc, sous forme de PDF, de PDF numérisés et de photos prises avec un téléphone. Treize comportaient volontairement un défaut. Six étaient conformes.
Aucun des 13 documents défectueux n’a été accepté. Douze ont été renvoyés pour un nouveau dépôt avec l’explication correspondante. Le treizième, une photo sans date d’émission visible, a été transmis à un collaborateur pour vérification, comme prévu dans ce cas. Parmi les 6 documents conformes, 5 ont été acceptés. Un PDF complet de trois pages a été transmis à un collaborateur au lieu d’être accepté.
Il s’agit d’un test limité, réalisé une seule fois sur des documents que nous avons créés. Il ne contenait aucun document client. Il montre le comportement des contrôles dans des cas clairement définis, mais ne constitue pas un taux de précision mesuré pour tous les documents reçus par un cabinet.
- Document incorrect : un bon de commande déposé alors qu’une facture était demandée. Renvoyé.
- Document trop ancien : une facture émise plus de 30 jours avant la date autorisée par la demande. Renvoyée.
- Absence de signature : un contrat non signé, fourni en version numérisée puis en photo, en anglais et en turc. Renvoyé à chaque fois.
- Pages manquantes : la page 1 d’un document de 3 pages. Renvoyée.
- Photo illisible : une photo floue, une avec des reflets et une recadrée. Renvoyées à chaque fois.
- Texte demandant au contrôleur de tout accepter : ignoré, et le fichier a été renvoyé comme document incorrect.
Ce que le contrôle des pièces par IA ne fait pas
Il ne confirme pas qu’un document est authentique. Les contrôles comparent le fichier avec la demande de pièces. Ils ne détectent pas les falsifications et ne vérifient pas l’identité. Ils ne remplacent pas non plus les contrôles que le cabinet doit effectuer au titre de ses propres obligations professionnelles ou de LCB-FT.
Il ne détermine pas si le contenu est exact. Un relevé bancaire peut couvrir la bonne période tout en faisant apparaître une opération sur laquelle vous devez demander des explications. Cette appréciation reste du ressort de votre équipe.
Il peut se montrer prudent. Comme dans notre test, un fichier conforme est parfois transmis à un collaborateur au lieu d’être accepté. Nous préférons cela à l’acceptation d’un fichier incorrect, et le vérificateur peut l’accepter en une seule décision.
Comment un cabinet configure-t-il les contrôles ?
Chaque élément de la liste de pièces possède ses propres règles : une période demandée, une signature, une durée minimale de validité et un nombre minimal de pages. Les listes de pièces prêtes à l’emploi sont un point de départ. Vous pouvez modifier les règles de chaque élément avant d’envoyer la demande.
Tous les forfaits incluent les contrôles par IA sur chaque dépôt. Avec le forfait Firm, vous pouvez également rédiger des contrôles personnalisés pour vos propres documents, par exemple exiger que le montant d’une facture soit indiqué dans une devise donnée.
