Kurz zusammengefasst
- Die Prüfungen beantworten eine Frage: Ist dies das angeforderte, lesbare und vollständige Dokument?
- Eine nicht bestandene Prüfung geht mit einer Begründung an den Mandanten zurück. Ein unklarer Fall wird einer Person im Unternehmen zur Prüfung vorgelegt.
- In unserem Test mit 19 vorbereiteten Dokumenten wurde keine der 13 fehlerhaften Dateien angenommen.
- So prüfen Sie Uploads von Mandantenunterlagen
- Scan-Anleitung, die Sie Mandanten senden können
- Dokumente anfordern, ohne ständig nachzufassen
Was prüft die KI bei Unterlagen?
DocAsker führt bei jedem Upload fünf Prüfungen durch. In jeder Checkliste wird festgelegt, welche davon gelten. Eine Passkopie und eine unterschriebene Mandatsvereinbarung werden daher nach unterschiedlichen Regeln geprüft.
- Bildqualität: Unschärfe, Spiegelungen sowie abgeschnittene oder nicht vollständig sichtbare Ränder.
- Dokumenttyp: Die Datei entspricht dem angeforderten Dokument. Eine Stromrechnung kann beispielsweise keinen Kontoauszug ersetzen.
- Daten und Zeiträume: Abrechnungszeiträume, Ausstellungsdaten und Ablaufdaten werden mit der Anforderung verglichen. Zum Beispiel muss ein Reisepass noch 6 Monate gültig sein.
- Unterschriften: Das Unterschriftsfeld ist ausgefüllt.
- Vollständigkeit: Bei mehrseitigen Dokumenten sind alle Seiten vorhanden.
Was passiert, wenn eine Prüfung fehlschlägt?
Der Mandant sieht den Grund in klaren Worten auf der Upload-Seite. Zum Beispiel, dass der Kontoauszug den Zeitraum April bis Juni abdeckt, aber Januar bis März angefordert wurde. Er kann sofort eine bessere Datei hochladen, solange das Dokument noch vor ihm liegt.
Eine Prüfung hat drei mögliche Ergebnisse: bestanden, nicht bestanden oder Prüfung erforderlich. Wenn sich ein Fall nicht zuverlässig beurteilen lässt, etwa weil das Datum auf einem Foto nicht sichtbar ist, wird der Upload einer Person im Unternehmen zur Prüfung vorgelegt. Er wird weder automatisch angenommen noch abgelehnt.
Ihr Team sieht die bestandenen Dateien sowie alle zur Prüfung markierten Uploads. Niemand muss jeden Upload öffnen, um unbrauchbare Dateien zu finden.
Was hat unser Test mit 19 Dokumenten ergeben?
Im November 2026 haben wir 19 vorbereitete Testdokumente durch dieselbe Prüfung laufen lassen, die auch bei einem echten Upload verwendet wird: 16 auf Englisch und 3 auf Türkisch, als PDFs, gescannte PDFs und Fotos wie vom Smartphone. Bei 13 Dokumenten war absichtlich ein Fehler eingebaut. Sechs waren fehlerfrei.
Keine der 13 fehlerhaften Dateien wurde angenommen. Zwölf gingen mit einer Begründung zum erneuten Upload zurück. Eine Datei, ein Foto ohne sichtbares Ausstellungsdatum, wurde einer Person zur Prüfung vorgelegt. Das war für diesen Fall das vorgesehene Ergebnis. Von den 6 fehlerfreien Dokumenten wurden 5 angenommen. Ein vollständiges PDF mit drei Seiten wurde statt der Annahme einer Person zur Prüfung vorgelegt.
Dies war ein kleiner, einmalig durchgeführter Test mit selbst erstellten Dokumenten. Er enthielt keine Mandantendaten. Er zeigt, wie sich die Prüfungen bei eindeutigen Fällen verhalten. Er ist keine gemessene Genauigkeitsquote für jedes Dokument, das ein Unternehmen erhalten kann.
- Falsches Dokument: Ein Bestellauftrag wurde hochgeladen, obwohl eine Rechnung angefordert war. Zurückgesendet.
- Nicht mehr aktuell: Eine Rechnung war mehr als 30 Tage vor der zulässigen Anforderung ausgestellt worden. Zurückgesendet.
- Keine Unterschrift: Eine nicht unterschriebene Vereinbarung als Scan und als Foto, jeweils auf Englisch und Türkisch. Jedes Mal zurückgesendet.
- Fehlende Seiten: Seite 1 eines dreiseitigen Dokuments. Zurückgesendet.
- Unlesbares Foto: eines war unscharf, eines hatte Spiegelungen, eines war beschnitten. Jedes Mal zurückgesendet.
- Text in der Datei mit der Aufforderung, alles zu akzeptieren. Ignoriert. Die Datei wurde als falsches Dokument zurückgesendet.
Was die KI-Prüfung von Unterlagen nicht leistet
Sie bestätigt nicht, dass ein Dokument echt ist. Die Prüfungen vergleichen die Datei mit der Anforderung. Sie erkennen keine Fälschungen und ersetzen keine Identitätsprüfung. Auch die Prüfungen, die Ihr Unternehmen aufgrund eigener beruflicher Pflichten oder Vorgaben zur Geldwäscheprävention durchführen muss, bleiben erforderlich.
Sie entscheidet nicht, ob der Inhalt korrekt ist. Ein Kontoauszug kann den richtigen Zeitraum abdecken und trotzdem eine Buchung enthalten, zu der Sie Rückfragen haben. Diese Beurteilung bleibt Ihrem Team überlassen.
Die Prüfung kann vorsichtig ausfallen. Wie in unserem Test wird eine korrekte Datei manchmal einer Person vorgelegt, statt sie automatisch anzunehmen. Das ist besser, als eine falsche Datei anzunehmen. Die prüfende Person kann sie mit einer Entscheidung akzeptieren.
Wie legt ein Unternehmen die Prüfungen fest?
Für jeden Punkt der Checkliste gelten eigene Regeln: ein erforderlicher Zeitraum, eine Unterschrift, eine Mindestgültigkeit oder eine Mindestseitenzahl. Vorbereitete Checklisten sind ein Ausgangspunkt. Sie können die Regeln für jeden Punkt ändern, bevor Sie die Anforderung senden.
Jeder Tarif umfasst eine KI-Prüfung bei jedem Upload. Im Tarif Firm können Sie außerdem eigene Prüfungen für Ihre Dokumente formulieren, etwa dass eine Rechnungssumme in einer bestimmten Währung angegeben ist.
